Automatische Archivierung mit Outlook 2010 (Windows 7)

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Hierbei legt Outlook eine lokale „archive.pst“-Datei an, von der sich eine Kopie in Ihr Homeverzeichnis beim IMT oder auf jeden anderen externen Datenträger speichern lässt. Für eine Backup-Sicherung (also eine Kopie der „archive.pst“-Datei) in das Homeverzeichnis wird vorausgesetzt, dass Sie bereits über eine Einbindung des Netzwerklaufwerks in Windows verfügen. Ist das bei Ihnen noch nicht der Fall, benutzen Sie zunächst einfach die lokale Sicherung und kopieren Sie diese dann in regelmäßigen Abständen auf ein externes Medium (USB-Stick, USB-Festplatte etc.)


Bitte achten Sie darauf das diese Methode, da nur Lokal auf Ihrem Rechner gespeichert wird, regelmäßig Backups/Archivierungen benötigt und Sie diese Verpflichtung nachgehen müssen!!

Was ist zu tun?

  • Überlegung bezüglich manueller und automatischer Mail-Archivierung
  • "Einstellungen für AutoArchivierung"-Setup aufrufen
  • Konfiguration
  • Archivierungsdatei sichern

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Für eine lokale Sicherung wählen Sie zunächst in Outlook den Reiter „Ordner“ und dann das Feld „Einstellungen für AutoArchivierung“.

Auto-Archivierung-Outlook2010-Windows7-1.jpg


Nun wählen Sie das Feld „Standardarchivierungseinstellungen verwenden“ aus und klicken dann auf den Button „Standardarchivierungseinstellungen...“.

Auto-Archivierung-Outlook2010-Windows7-2.jpg

Im nächsten Fenster können Sie dann die entsprechenden Werte an Ihre Bedürfnisse anpassen. Benutzer mit viel E-Mail-Verkehr sollten beispielsweise ein relativ kurzes Archivierungsinterwall, Benutzer mit wenig E-Mail-Verkehr ein relativ langes wählen. Haben Sie Ihre gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie zuerst auf den Button „Einstellungen auf alle Ordner anwenden“ und danach auf „OK“.

Auto-Archivierung-Outlook2010-Windows7-3-neu.jpg

Als Standardablageplatz für die Archivdatei sieht Outlook das lokale Verzeichnis „C:\Users\Benutzer\Documents\Outlook-Dateien\“ vor. Sie können den Ordner und/oder das Laufwerk aber frei wählen. Stellen Sie dabei nur sicher, dass Outlook ständigen Zugriff auf das Laufwerk hat, da es sonst bei jedem Start von Outlook zu Fehlermeldungen kommt. Outlook greift während der Benutzung auf die eingestellte Archivdatei zu und in der linken Spalte unter „Archiv“ können Sie Ihre archivierten E-Mails jederzeit durchsuchen. Startet die automatische Archivierung, werden Sie darüber von Outlook kurz informiert und Sie haben die Option, das aktuelle Intervall auszusetzen.

  • WICHTIGER HINWEIS: Sie können mit Outlook AutoArchivierung keine verschlüsselten E-Mails archivieren!

Um ein Backup Ihrer Archivdatei anzulegen, gehen Sie in das von Ihnen eingestellte Verzeichnis (Standard „C:\Users\Benutzer\Documents\Outlook-Dateien\“). Dort kopieren Sie die Datei „archive.pst“ und fügen diese an dem Ort Ihrer Wahl ein. Die Datei sollte nach jeder Archivierung gesichert werden, da sonst das Backup nicht aktuell ist.



Es funktioniert aber auch die Archivierung mit dem Netzwerkspeicher. So wäre die Archivierungsdatei zusätzlich abgesichert, da der Netzwerkspeicher zum Schutz der Daten von den Usern ebenfalls einen Backup durchläuft.

Um diese Funktion nutzen zu können muss nur der Speicherort der Archivierungsdatei geändert werden. Dazu fügt man den Netzwerkspeicher als Netzlaufwerk ein. In diesem Beispiel speichern wir die Datei unter Z:\fs-cifs.uni-paderborn.de\home\data .


Screenshot Mail Automatische Archivierung mit Outlook 2010 neu.PNG


Screenshot Mail Automatische Archivierung mit Outlook 2010 neu 1.PNG


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an die IMT:Benutzerberatung

Notebook-Café BI1.111 IMT:ServicePoint N5.345 Tel.: +49 (5251) 60-5544 E-Mail: imt@uni-paderborn.de