Datenschutzhinweise zu MSOPB

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HilfeWiki des IMT der Uni Paderborn

Die Universität Paderborn bietet Ihnen als Studentin/Student unter der Dienstbezeichnung „MSOPB“ die Möglichkeit, kostenlos die Software Microsoft Office 365 ProPlus sowie Microsoft Office 365 Online-Dienste zu nutzen. Dieses Dienstangebot wird von der Microsoft Corporation über unterschiedliche Rechenzentren außerhalb Deutschlands bereitgestellt. Die dazu betriebene IT wird im Folgenden zusammenfassend als „Microsoft-Cloud“ bezeichnet.

Ihr Ansprechpartner für MSOPB ist das IMT, das für Sie auch die erforderlichen Einstellungen verwaltet. Die Nutzung von MSOPB setzt voraus, dass Sie in die Übermittlung Ihrer Daten an den ausländischen Betreiber ausdrücklich einwilligen.

Die Nutzung ist freiwillig und unabhängig von der Nutzung anderer Dienstangebote der Universität, insbesondere des IMT-E-Mail-Kontos, das bei der Nutzung von MSOPB unverändert erhalten bleibt. Die Universität will mit MSOPB ihren Studierenden die Nutzung moderner Cloud-Dienste ermöglichen, gleichzeitig aber über mögliche Risiken informieren und einen bewussten Umgang mit Cloud-Diensten stärken.

Beschreibung des Dienstes

Das kostenlose MSOPB-Angebot umfasst derzeit

  • eine Zugangskennung (Organisations-Konto) und E-Mail-Adresse der Form <IMT-Benutzername>@msopb.de (Nutzer von Live@edu lesen bitte die Information zu den Übergangsregelungen für ihre auslaufenden Kennungen @live.uni-paderborn.de),
  • Microsoft Office 365, Plan A2, mit Exchange-Mailbox, OneDrive-für-Unternehmen-Speicher, Lync-Telefoniedienst, SharePoint-Angeboten und Office WebApps sowie
  • die Nutzung von bis zu 5 lokalen Installationen von Office 365 ProPlus (als „Student Advantage“ zu bestehenden Abonnement-Verträgen der Hochschule).

Die Universität muss sich jederzeitige Änderungen an diesem Angebot vorbehalten, geht allerdings aufgrund der bestehenden Verträge von einer voraussichtlichen Verfügbarkeit bis mindestens April 2017 aus.

Verantwortlichkeiten für den Dienst

Obwohl das Angebot technisch von der Fa. Microsoft erbracht wird, ist das IMT (Zentrum für Informations- und Medientechnologien, Universität Paderborn, Warburger Str. 100, D-33098 Paderborn) Ihr direkter Ansprechpartner für den Dienst (Änderungen, Störungen, Auskunft zu Datenschutzfragen etc.). Zur technischen Umsetzung oder Klärung wird die Universität Ihre Anfragen und Aufträge gegebenenfalls an die Fa. Microsoft weiterleiten.

Das IMT wird Ihr Organisations-Konto in der Microsoft-Cloud entsprechend der IMT-Nutzungsordnung und deutscher Rechtslage für Sie anlegen lassen und verwalten, also zum Beispiel Berechtigungen oder Mailfilterregeln konfigurieren, und die dazu notwendigen Weisungen an die Fa. Microsoft erteilen. Mit Ihrer Anmeldung stimmen Sie der Verwaltung Ihres Organisations-Kontos durch das IMT und der dazu erforderlichen Einsicht zu.

Betrieben wird das Angebot von der Microsoft Corporation (One Microsoft Way, Redmond WA, USA 98052). Die Fa. Microsoft richtet Ihnen auf Weisung durch das IMT technisch das Organisations-Konto und den Zugang zu den einzelnen Diensten ein. Die Fa. Microsoft speichert Ihre Daten und ist für den reibungslosen und sicheren Betrieb sowie die Beseitigung von Störungen zuständig.

Microsoft sichert zu, dass die in der Microsoft-Cloud abgelegten Daten in der Regel in Rechenzentren in Europa gespeichert werden. Die Bearbeitung von Störungsmeldungen erfolgt allerdings ggf. auch über Rechenzentren in den USA und in anderen, von Microsoft über eine „Safe Harbor“-Zertifizierung als sicher eingestufte Rechenzentren und Staaten.

Die Fa. Microsoft versichert, den datenschutzrechtlichen Anforderungen innerhalb der EU gerecht zu werden. Informationen dazu finden Sie unter:

Haftung der Universität

Die Hochschule übernimmt keine Garantie dafür, dass der Dienst fehlerfrei und jederzeit ohne Unterbrechung zur Verfügung steht. Eventuelle Datenverluste infolge technischer Störungen sowie die Kenntnisnahme vertraulicher Daten durch unberechtigte Zugriffe Dritter können nicht in jedem Fall ausgeschlossen werden. Die Hochschule haftet nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. In diesem Fall ist die Haftung auf typische, bei Begründung des Nutzungsverhältnisses vorhersehbare Schäden begrenzt. Die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit bleibt unberührt.

Im Übrigen gelten die Bestimmungen der Nutzungsordnung der Universität Paderborn für das Zentrum für Informations- und Medientechnologien (http://imt.uni-paderborn.de/).

Datenverarbeitung im Ausland

Die Microsoft-Cloud wird in geographisch verteilten und sich gegenseitig absichernden Rechenzentren außerhalb Deutschlands betrieben. Ihre Daten sind nach Zusicherung durch Microsoft derzeit ausschließlich in Dublin (Irland) und in Amsterdam (Niederlande) abgelegt. Directory-Informationen und Informationen zur Störungsbeseitigung können auch in Rechenzentren in den USA und anderen Ländern verarbeitet werden.

Das IMT wird – basierend auf Ihrer freiwilligen Einwilligung – folgende Daten von Ihnen in die Microsoft-Cloud übermitteln und damit dort ein Organisations-Konto für Sie anlegen lassen:

  • Vorname
  • Name
  • IMT-Benutzerkennung
  • Implizit die Information, dass Sie an der Universität Paderborn eingeschrieben sind

Ihre in der Microsoft-Cloud verwalteten Anwendungsdaten (Dokumente, E-Mails, Kalender- und Kontakteinträge etc.) erstellen oder übermitteln Sie selbst in eigener Verantwortung. E-Mails werden Ihnen durch von Ihnen veranlasste Weiterleitungen und die Bekanntgabe Ihrer Adresse in die Microsoft-Cloud zugestellt. Das IMT hat keinen Zugriff auf diese Daten.

Falls Sie lediglich die lokalen Installationen von Office 365 ProPlus verwenden, können Sie auf die Nutzung der anderen Angebote (Exchange-Mailbox, OneDrive für Unternehmen, …) komplett verzichten. In diesem Fall wird Ihr MSOPB-Organisationskonto lediglich für die regelmäßigen Lizenz-Aktivierungen der lokal installierten Software benötigt.

Pflichten bei der Dienstnutzung

Mit der Nutzung des Dienstes MSOPB verpflichten Sie sich, im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften zu handeln sowie die Benutzungsordnung des IMT und die Verhaltensregeln und Anti-Spam-Regeln für Microsoft-Dienste zu beachten:

Bei Verstößen kann das IMT Ihren Zugang teilweise oder komplett sperren lassen, ggf. notwendige weitergehende rechtliche Schritte bleiben vorbehalten.

Generell verfolgt das IMT die Policy, dass Sie möglichst alle für Sie relevanten Einstellungen im „Self Service“ selbst vornehmen können. Beispielsweise können Sie Ihr Passwort für das MSOPB-Konto über die IMT-Benutzerverwaltungsoberfläche selbst ändern. Aus Sicherheitsgründen raten wir Ihnen dringend, dabei – wie auch bei allen anderen externen Diensten – niemals Ihr IMT-Passwort zu verwenden. Das IMT wird Ihr IMT-Passwort nicht in die Microsoft-Cloud übermitteln.

Sie sind selbst dafür verantwortlich, ohne Rechtsgrundlage oder explizite Zustimmung keine personenbezogenen Daten Dritter oder Daten, die einer Geheimhaltungsverpflichtung unterliegen (bspw. bei Studienarbeiten mit Industriepartnern), in der Microsoft-Cloud zu speichern.

Sie können Ihre Einwilligung in die Speicherung der Daten in der Microsoft-Cloud jederzeit durch Abmelden des Dienstes widerrufen. In diesem Fall wird das IMT die Fa. Microsoft nach einer Übergangsfrist von zwei Wochen anweisen, Ihr Konto und damit Ihre Daten zu löschen. Sie sind selbst dafür verantwortlich, vor Ablauf dieser Übergangsfrist noch benötigte Anwendungsdaten aus der Microsoft-Cloud zu sichern. Ein Verzicht auf die zweiwöchige Übergangsfrist kann von Ihnen persönlich beim Service-Desk des IMT angezeigt werden. Auch bei Auslaufen des Zugangs, z. B. nach erfolgter Exmatrikulation, sind Sie selbst für das vorherige Sichern Ihrer Anwendungsdaten verantwortlich.

Mögliche Risiken bei der Dienstnutzung

Trotz umfassender Schutzmaßnahmen kann die Universität Paderborn aufgrund der unterschiedlichen nationalen Rechtsauffassungen, insbesondere auch durch den „Patriot Act“ der USA, und aufgrund der bekannt gewordenen massiven Spähangriffe durch amerikanische und andere Geheimdienste nicht verbindlich sicherstellen, dass für die in der Microsoft-Cloud gespeicherten Daten tatsächlich ein nach deutscher Rechtslage angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist.

Aus diesem Grunde muss das IMT gemäß §17(2) DSG NRW die Übermittlung Ihrer Daten in die Microsoft-Cloud von Ihrer Einwilligung abhängig machen.

Bitte entscheiden Sie selbst auf Grundlage des individuellen Schutzbedarfs Ihrer Daten und der weiteren Entwicklungen bezüglich der rechtlichen Rahmenbedingungen für amerikanische Dienstanbieter, ob – und in welchem Umfang, mit welchen Daten – Sie diese Restrisiken tragen und das Angebot MSOPB nutzen wollen.

Als eine denkbare Schutzmaßnahme für Ihre Daten lassen die Microsoft-Dienste sowohl für E-Mails als auch für Anwendungsdaten eine Verschlüsselung mit Ihrem persönlichen, nicht beim Dienstanbieter hinterlegten Schlüssel zu. Das IMT kann Sie bei der Auswahl geeigneter Verschlüsselungs-Werkzeuge beraten.


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an die IMT:Benutzerberatung

Notebook-Café BI1.111 IMT:ServicePoint N5.345 Tel.: +49 (5251) 60-5544 E-Mail: imt@uni-paderborn.de