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Empfehlungen für mündliche Prüfungen mit BigBlueButton (como-BBB)

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Corona-bedingt sollen derzeit Prüfungen auch in elektronischer Form durchgeführt werden, die Vorgaben der jeweiligen Prüfungsordnung müssen dabei beachtet werden. Für eine ausführliche Beschreibung hierzu siehe Corona-Epidemie-Regelung der Universität Paderborn vom 11. Mai 2020 (https://digital.ub.uni-paderborn.de/hs/content/titleinfo/3395101).

Mündliche Prüfungen sind damit laut Regelung ebenso durchführbar und können in Form von On-line-Videoprüfungen durchgeführt werden. Zulässige Videokonferenzsysteme dazu sind Jitsi Meet -> https://meet.imt.upb.de, DFNconf- > https://my.conf.dfn.de und BigBlueButton -> https://como-bbb.upb.de.

Allgemeingültige rechtliche Bestimmungen für Online-Videoprüfungen

Auch für die Durchführung von Online-Videoprüfungen müssen bestimmte Regelungen eingehalten werden, um einen sicheren und fairen Prüfungsprozess garantieren zu können. Für Online-Videoprüfungen gelten die gleichen prüfungsrechtlichen Bestimmungen wie für mündliche Prüfungen entsprechend der geltenden Prüfungsordnungen. Besonders wichtig ist hierbei, dass bei der Vorbereitung und Organisation wie auch während der Durchführung der Prüfung jeglicher persönliche Kontakt zwischen den Prüfenden und den Kandidat*innen vermieden wird.

Weiterhin werden Online-Prüfungen von zwei Prüfer*innen oder einem Prüfer bzw. einer Prüferin und einem sachkundigen Beisitzer bzw. einer sachkundigen Beisitzerin abgenommen.

Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es allen Beteiligten untersagt, die Online-Prüfung aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungsfunktion ist in como-BBB abgeschaltet, darf aber auch mit keinen anderen Mitteln, bspw. Screenrecording erfolgen.

Ablaufplan einer Online-Videoprüfungen

Folgende Schritte sollten vor jeder elektronischen Prüfung durchgeführt und mit den Studierenden abgesprochen werden, damit vermeidbare Probleme während der Prüfung nicht erst auftreten. Empfehlungen zum Umgang mit Big Blue Button folgen danach.

Vorbereitung der Prüfung

  • Schritt 1: Die Prüfenden geben im Vorfeld die für die Prüfung zugelassenen Hilfsmittel bekannt und bereiten gegebenenfalls Ansichtsmaterialien für die Prüfung vor.
  • Schritt 2: Die Online-Videoprüfung wird unter Zuhilfenahme der vom Präsidium freigegebenen Software (s.o.) durchgeführt. Hierfür sollten sich die Prüfenden bereits mit dem Programm beschäftigt haben, um auf Fragen der Kandidat*innen reagieren zu können
  • Schritt 3: Die Beteiligten starten die Software auf einem Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone, welcher bzw. welches über eine Kamera, ein Mikrophon und Lautsprecher verfügt. Die Beteiligten machen sich mit der Software vertraut und stellen einen stabilen Internetzugang sicher.
  • Schritt 4: Bei technischen Schwierigkeiten sind die Kandidat*innen verpflichtet, sich bei den Prüfern zu melden und die Art und den Umfang der technischen Schwierigkeiten anzuzeigen.
  • Schritt 5: Die Kandidat*innen legen die Prüfung in einem Raum mit nur einem Zugang ab, in welchem sie sich während der Prüfung allein befinden.
  • Schritt 6: Vor der Prüfung stellen die Prüfenden sicher, dass die technischen Voraussetzungen für die Durchführung der Prüfung (Bild- und Tonverbindung) vorliegen.
  • Schritt 7: Der Kandidat bzw. die Kandidatin identifiziert sich mit einem amtlichen Lichtbildausweis. Nicht benötigte Daten auf dem Lichtbildausweis können verdeckt werden.
  • Schritt 8: Der Kandidat bzw. die Kandidatin weist durch Drehen der Kamera im gesamten Raum nach, dass er bzw. sie sich allein im Raum befindet und sich im Raum keine unzulässigen Hilfsmittel befinden.
  • Schritt 9: Während der Prüfung ist die Kamera der Kandidatin bzw. des Kandidaten so auszurichten, dass die geschlossene Tür im Bild sichtbar ist.

Durchführung der Prüfung

  • Inhalt und Umfang der Online-Videoprüfung richtet sich nach dem Schwierigkeitsgrad und Prüfungsstoff der zu ersetzenden Prüfung.
  • Technische Störungen werden im Prüfungsprotokoll nach Art, Umfang und Dauer festgehalten und sollen sofort behoben werden.
  • Sollten technische Probleme in einem solchen Umfang auftreten, dass die Prüfung nicht weiter durchgeführt werden kann, wird die Prüfung unterbrochen und zu einem späteren Zeitpunkt fortgeführt.
  • Zur Vermeidung von Täuschungsversuchen können die Prüfenden jederzeit verlangen, dass die Kandidatin bzw. der Kandidat erneut mit der Kamera den Raum zeigt, wenn der Verdacht besteht, dass sich der Kandidat bzw. die Kandidatin nicht allein im Raum befindet oder unzulässige Hilfsmittel verwendet.

Beendigung der Prüfung

Nach dem Ende der Prüfung verlässt der Kandidat bzw. die Kandidatin die Online-VideokonferenzKonferenzen, bei denen mehrere Teilnehmer*innen, die zumindest teilweise örtlich verteilt sind, miteinander über eine Video- als auch ein Audioverbindung kommunizieren. Videokonferenzen werden häufig über Gruppen- und Raum-Hardware-Anlagen geführt.. Die Prüfenden diskutieren die Prüfungsbewertung und halten diese im Prüfungsprotokoll fest. Die Bekanntgabe der Note erfolgt über das Campus-Management-System der Universität Paderborn (PAUL).

Welches Vorgehen hat sich bisher für Prüfungen mit Big Blue Button bewährt?

Vorbereitung der Prüfung mit como-BBB (https://como-bbb.upb.de)

  • Vorab erhalten die die Kandidat*innen eine Kurzanleitung, in der ein paar Informationen zu como-BBB und digitalen mündlichen Prüfungen enthalten sind. Die Kandidat*innen erhalten zwei Links zu Räumen in como-BBB: (1) Dem Prüfungsraum und (2) einem Demoraum, in dem sie das Programm testen können (insbesondere für die Audio- und Videoeinstellungen). Für letzteres kann ein Raum eingerichtet werden, der beim Betreten eines beliebigen Teilnehmers automatisch geöffnet wird.
  • Der Prüfungsraum kann so eingestellt werden, dass ein Betreten nur mit Erlaubnis möglich ist. Dadurch können die Prüfenden über mehrere Prüfungen hinweg im selben Raum bleiben, ohne jedes Mal Mikrofone etc. neu einstellen zu müssen.
  • Prüfende und Kandidat*innen sollten ein Headset verwenden, um Rückkopplungen und andere Störgeräusche zu vermeiden

Durchführung der Prüfung mit como-BBB

  • Sobald einem/einer Kandidat*in erlaubt wurde, den Raum zu betreten, wird die Identität überprüft. Hierbei werden der Studentenausweis und der Personalausweis in die Kamera gehalten und von den Prüfenden kontrolliert.
  • Aufgaben werden als PowerPoint-Folien vorbereitet und können den Kandidat*innen bei Bedarf gezeigt werden. Das Multi-User Whiteboard in como-BBB (hier Screenshot einfügen?) kann genutzt werden, um Bilder zu vervollständigen oder Dinge zu zeichnen.
  • Ebenso kann die Nutzung von Papier und Stift erlaubt werden, das Aufgeschriebene muss nach Beendigung der Prüfung als Scan oder Foto an die Prüfenden geschickt werden. Die Kandidat*innen bewahren das Original auf und geben es bei den Prüfenden ab, sobald die Universität den regulären Betrieb wieder aufgenommen hat. Diese Unterlagen werden als Teil der Prüfungsdokumentation benötigt.
  • Wenn nötig kann der Beisitzer die zur Verfügung gestellte Präsentation der Kandidat*innen kontrollieren und bei Bedarf Screenshots machen, bevor zu einer neuen Folie gewechselt wird. Diese Handhabe ist ebenso im Nachgang möglich, da die Annotationen bei Folienwechsel nicht direkt gelöscht werden. Als Empfehlung sollte dies direkt während der Prüfung gemacht werden, um unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden.
  • Beisitzer können stumm geschaltet werden, wenn diese keine prüfungsrelevanten Fragen stellen.

Beendigung der Prüfung mit como-BBB

  • Am Ende der Prüfung kann ein sogenannter Breakoutroom benutzt werden, um die Noten zu besprechen. Nachteil: die Mikrofone müssen ggf. jedes Mal neu eingerichtet werden, was problemanfällig sein kann. Hier kann bei einfachen Absprachen ein privates Chatfenster in como-BBB genutzt werden, um die Note zu besprechen. Andernfalls schalten sich die Prüfenden stumm und telefonieren miteinander. Die Kandidat*innen bleiben derweil im Raum.
  • Nach der Mitteilung der Note werden die Kandidat*innen aus dem Raum entfernt und der nächste wird hereingelassen.

Bemerkungen nach ersten erfolgten Prüfungen

  • Die Durchführung von digitalen Prüfungen kann etwas länger dauern, weswegen direkt aufeinanderfolgende Prüfungen nicht ohne einen zeitlichen Puffer durchgeführt werden sollten. Insbesondere für mögliche technische Probleme kann dies nützlich sein.
  • Die Annotationen auf den Folien müssen nach jeder Prüfung gelöscht werden, sofern kein neuer Raum genutzt wird. Dementsprechend sollten simultan Screenshots gemacht werden, falls dies nötig ist.
  • Das Multi-User Whiteboard muss für jede Präsentation separat eingeschaltet werden, d. h. wenn mit mehreren Dateien gearbeitet wird, muss nach einem Wechsel darauf geachtet werden, dass es wieder aktiviert wird.
  • Bei nicht verstandenen Fragen sollte die Frage auf das Whiteboard geschrieben werden.
  • Bevor die Kandidat*innen den Prüfungsraum betreten können, werden sie auf eine Warteseite weitergeleitet. Trotz Hinweis haben einige Kandidat*innen mehrfach probiert beizutreten. Da die Anfragen zum Beitritt nicht eindeutig identifiziert werden konnten, mussten alle Anfragen angenommen werden. Hierbei wären deutlichere Hinweise für den Ablauf für die Kandidat*innen bzw. eine dementsprechend angepasste Warteseite empfehlenswert.

Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 E-Mail: imt@uni-paderborn.de

Die Kontaktstellen auf H1, N5 und I0 bleiben geschlossen