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Office 365 - MS Teams Gastverwaltung

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HilfeWiki des IMT der Uni Paderborn
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In diesem Artikel wird beschrieben, wie Nutzer*innen eines der beiden UPB-Tenants (MSOPB und Microsoft 365 Education) Nutzer*innen des jeweils anderen Tenants als Gast einladen können. Somit ist sichergestellt, dass alle Angehörigen der Universität miteinander kommunizieren können, egal welches Microsoft 365 Angebot genutzt wird.

Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass aktuell nur Nutzer*innen dieser beiden UPB-Tenants infrage kommen. Das Einladen von externen Domains (z.B. Gmail, Hotmail, etc.) ist nicht möglich. Außerdem können nur Administratoren eines Teams bei MS Teams Gäste zum Team hinzufügen. Sofern Ihnen die Rechte dazu fehlen sollten, wenden Sie sich bitte an den für Ihr Team zuständigen Administrator. Ein Administrator ist unter anderem die Person, die das Team erstellt hat.

Was ist zu tun?

  • Als Team-Administrator in den Teameinstellungen auf "Mitglied hinzufügen" klicken
    • Sofern Ihnen der Button nicht angezeigt wird, wenden Sie sich bitte an den für Ihr Team zuständigen Team-Administrator
  • Nutzerkennung des Gasts eintragen: "<benutzername>@msopb.de" oder "<benutzername>@mail.uni-paderborn.de"
  • Bei der Einladung sollte auf eine vernünftigen Benennung nach dem Schema "Vorname Nachname" geachtet werden
  • Der Gast erhält eine E-Mail an das eingeladene Konto, in welcher das Hinzufügen bestätigt werden muss
  • Sofern die/der Nutzer*in bisher noch nicht als Gastnutzer aufgetreten ist, muss der Bestätigungslink aus der E-Mail im Browser aufgerufen werden, statt im Client, da die Datenübermittlung genehmigt werden muss
  • Anschließend kann die/der eingeladene Nutzer*in spätestens nach einem Neustart des Teams-Clients oben rechts neben dem Profilbild zum neuerstellten Gastkonto und zurück wechseln

Privatchat mit Angehörigen des anderen Tenants

Privatchats mit angehörigen des jeweils anderen Tenants sind mittlerweile möglich. Dabei ist zu beachten, dass diese dafür zuerst bereits dem eigenen Tenant als Gast beigetreten sein müssen. Ansonsten versucht Teams, diese Personen über Skype for Business zu erreichen, was fehlschlägt, wenn die Personen nicht online sind. Befolgen Sie in diesem Fall die folgende Schritt für Schritt einladung, um diese Personen als Gast zum Tenant hinzuzufügen. Erst wenn hinter der/dem zu kontaktierenden Nutzer*in "(Gast)" und nicht "(Extern)" steht, kann die/der Nutzer*in über Teams kontaktiert werden.

Ein solcher externer User kann nicht per Teams kontaktiert werden

Schritt für Schritt Anleitung

Mitglied einladen

Team-Administratoren wählen in den Einstellungen des Teams den Button "Mitglied hinzufügen" aus. Hierbei muss zusätzlich zum Benutzernamen unbedingt die Endung der Domäne des anderen Tenants angegeben werden. Möchten Sie beispielsweise MSOPB-Nutzer*innen in Ihr Team auf dem M365 Education Tenant einladen, müssen Sie "<benutzername>@msopb.de" angeben. Als Admin eines MSOPB-Teams geben Sie entsprechend "<benutzername>@mail.uni-paderborn.de" ein. Achten Sie bitte darauf, nach dem Einfügen der Adresse einen sprechenden Namen für die Person zu vergeben, beispielsweise nach dem Schema "Vorname Nachname". Dieser Name wird anschließend innerhalb von MS Teams für diese Person verwendet.

Nutzereinladung in MS Teams
Bearbeiten des Gastnamens

Einladung annehmen

Der Gast erhält nun eine E-Mail an die angegebene Adresse mit dem Einladungslink. Wichtig: Sollte die Person bisher noch nicht Gast des jeweiligen Tenants gewesen sein, muss diesem Link innerhalb eines Webbrowsers gefolgt werden. Dies ist nötig, da die/der Nutzer*in der Datenübermittlung zum jeweils anderen Tenant zustimmen muss. Ist dies geschehen, kann das Browserfenster geschlossen werden.

Gastberechtigungen für Datenübertragung erteilen

Teams-Client neustarten

Nun muss der Teams-Client einmal neugestartet werden, um die Änderungen anzunehmen. Anschließend befindet sich im Client oben rechts neben dem Profilbild ein neues Drop-Down Menü, mit welchem zwischen dem eigenen Tenant und der Gastmitgliedschaft im anderen Tenant gewechselt werden kann. Dort können dann auch die eingeladenen Teams und Chats aufgefunden werden.

Wechsel des Tenants im Teams-Client

Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 E-Mail: imt@uni-paderborn.de

Der Servicepoint auf N5 bleibt geschlossen.

Das IMT:Notebook-Café (Raum I0.401) ist aktuell geschlossen.

Das IMT:Servicecenter Medien auf H1 hat aktuell Montags bis Donnerstags von 8:00 - 14:00 Uhr und Freitags von 8:00 - 12:00 Uhr geöffnet.