Senden "im Auftrag von..." mit Outlook 2010 (Windows 7)

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Wenn Sie als Stellvertreter E-Mails beantworten sollen, bietet Ihnen Outlook die Möglichkeiten, diese E-Mails "im Auftrag von" einer anderen Person zu beantworten.

Was ist zu tun?

  • "Von" Feld aktivieren
  • Person auswählen, in deren Auftrag geantwortet werden soll
  • Email Verfassen

Schritt für Schritt Anleitung

Um eine E-Mail im Auftrag von jemandem zu versenden, müssen Sie die nötigen Berechtigungen besitzen. Dies ist der Fall, wenn die Person, in deren Auftrag Sie E-Mails versenden sollen, Sie als Stellvertretung eingerichtet hat. Ist dies noch nicht gegeben müssen Sie zunächst als Stellvertreter angegeben werden.

Klicken Sie im Hauptfenster oben links auf die Schaltfläche Neue E-Mail-Nachricht. Es öffnet sich das Fenster zum Verfassen einer neuen Mail. Klicken Sie auf den Reiter Optionen und aktivieren Sie das "Von" Feld.

Screenshot Senden "im Auftrag von..." mit Outllok 2010 (Windows 7) 1.png

Es sollte nun über den Angaben für "An" und "Cc" das "Von" Feld zu sehen sein. In diesem Feld wird nun auch Ihre Email Adresse als Absender Adresse angegeben. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche "Von" und in dem Menü dann auf "weitere E-Mail-Adresse ...". In dem neuen Fenster können Sie nun die E-Mail Adresse der Person angeben in deren Auftrag Sie die E-Mail verfassen sollen. Haben Sie die Person in Ihrem Adressbuch gespeichert wird Ihnen bei der Eingabe der ersten Buchstaben auch ein Vorschlagsmenü angezeigt um die Person schneller auswählen zu können. Sie haben alternativ auch die Möglichkeit das globale Adressbuch zu öffnen, durch klicken auf die Schaltfläche "Von", um aus dieser Liste die entsprechende Person auszuwählen.

In der Absenderzeile ist nun die E-Mail-Adresse der anderen Person eingetragen. Bearbeiten Sie den Rest der E-Mail wie üblich und klicken Sie anschließend oben links auf die Schaltfläche Senden.

Die E-Mail wird daraufhin an den Empfänger gesendet. In der Absender-Kopfzeile erscheint beim Empfänger Ihr Name mit dem Zusatz im Auftrag von, gefolgt vom Namen der Person, in deren Auftrag Sie die E-Mail gesendet haben. In Ihrem eigenen Postfach finden Sie die E-Mail in dem Ordner Gesendete Elemente.

Aktivieren der Zugriffsrechte für Stellvertretung

Die Stellvertretung erhält automatisch die Berechtigung "Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag". Standardmäßig kann die Stellvertretung nur Besprechungsanfragen und Antworten lesen, die an Sie gesendet werden. Die Stellvertretung kann keine anderen Nachrichten in Ihrem Posteingang lesen.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
  2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen, und klicken Sie dann auf Zugriffsrechte für Stellvertretung.
  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.
  4. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als Stellvertretung designieren möchten, oder suchen Sie den Namen in der Liste Suchergebnisse, und klicken Sie auf ihn. Hinweis Bei der Stellvertretung muss es sich um eine Person in der globalen Adressliste der Exchange-Organisation handeln.
  5. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.
  6. Sie können im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung die Standardberechtigungseinstellung übernehmen oder benutzerspezifische Berechtigungsstufen für Exchange-Ordner auswählen.
    Benötigt eine Stellvertretung lediglich die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und -antworten, sind die Standardberechtigungseinstellungen, einschließlich von Erhält Kopien, der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten, ausreichend. Die Berechtigungseinstellung für Posteingang kann Keine bleiben. Besprechungsanfragen und -antworten gehen direkt an den Posteingang der Stellvertretung.
    Hinweis Standardmäßig wird der Stellvertretung die Berechtigung Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für Ihren Ordner Kalender erteilt. Wenn die Stellvertretung auf eine Besprechungsanfrage für Sie antwortet, wird die Besprechung automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt.
  7. Zum Senden einer Nachricht, die die Stellvertretung über die geänderten Berechtigungen informiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden.
  8. Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Stellvertretung kann private Elemente sehen.
    Wichtig Hierbei handelt es sich um eine globale Einstellung, die sich auf alle Ihre Exchange-Ordner auswirkt, einschließlich E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal. Sie können keinen Zugriff auf private Objekte in nur einem Ordner erteilen.
  9. Klicken Sie auf OK.
    Hinweis Nachrichten, die mit der Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag gesendet werden, enthalten sowohl den Namen der Vertretung als auch des Managers neben dem Feld Von. Wenn eine Nachricht mit der Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag gesendet wird, wird lediglich der Name des Managers angezeigt.

Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an die IMT:Benutzerberatung

Notebook-Café BI1.111 IMT:ServicePoint N5.345 Tel.: +49 (5251) 60-5544 E-Mail: imt@uni-paderborn.de