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Senden "im Auftrag von..." mit Outlook 2019 (Windows 10)

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Wenn sie als Stellvertreter E-Mails für eine andere Person beantworten sollen, brauchen sie nicht unbedingt Zugriff auf das komplette E-Mail Konto der entsprechenden Person. Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails "im Auftrag von" einer anderen Person zu beantworten.

Was ist zu tun?

  • Zugriffsrechte für die Stellvertretung einrichten
  • Beim Stellvertreter eine zusätzliche Absenderadresse eintragen, die er vertreten soll

Schritt-für-Schritt Anleitung

Im Folgenden gehen wir davon aus, dass eine Person namens Max Mustermann die Stellvertretung für Erica Musterfrau übernehmen soll

Rechte für Stellvertreter einrichten

Die folgenden Schritte müssen am PC der Person erfolgen, die eine Vertretung haben möchte.

Screenshot Outlook19 RibbonDatei.png


  • Mit einem Klick auf "Datei" oben links rufen wir das Menü auf


Screenshot Outlook19 Kontoeinstellungen Stellv.png


  • Mit einem Klick klappen wir die "Kontoeinstellungen" auf
  • Danach klicken wir auf "Zugriffsrechte für Stellvertretung"


Screenshot Outlook19 Menü Stellvertretungen.png


  • Unser Menü für die Stellvertretungen ist aktuell noch leer
  • Mit "Hinzufügen" fahren wir fort


Screenshot Outlook19 Benutzer-hinzufuegen.png


  • Wir sind nun in der globalen Adressliste
  • Hier müssen wir die Person heraussuchen, die als Vertreterin ausgewählt werden soll
  • Im Feld oben rechts können wir eine Vorauswahl zum Filtern treffen (1)
  • Suchen sie die Person aus der Liste heraus und klicken sie sie an (2)
  • Klicken sie auf "Hinzufügen" (3)
  • Erscheint die Person im Feld neben "Hinzufügen", können wir mit "OK" fortfarhen (4)


Screenshot Outlook19 Stellvertretung Rechte.png


  • Nun müssen wir uns entscheiden, welche Rechte die Stellvertretung haben soll
  • Soll die Stellvertretung lediglich Besprechungsanfragen beantworten, sind die hier gezeigten Standardeinstellungen ausreichend
  • Mit einem Klick auf das markierte Kästchen, können sie der Stellvertretung automatisch eine Zusammenfassung der Änderungen zukommen lassen
  • Mit der hier gewählten Einstellung, gehen Besprechungsanfragen und Antworten automatisch an die Stellvertretung.
  • Antwortet die Stellvertretung für sie auf eine Besprechungsanfrage, wird diese automatisch ihrem Kalender hinzugefügt
  • Sie können optional auch die privaten Elemente freigeben. Dies gilt dann jedoch global für alle Exchange Ordner einschließlich E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal.
  • Mit einem Klick auf "OK" fahren wir fort


Screenshot Outlook19 Menü Stellvertretungen mitStellv.png


  • Nun haben wir einen Stellvertreter für unser Konto eingerichtet
  • Mit einem Klick auf "OK" schließen wir die Einrichtung ab


Absender beim Stellvertreter einrichten

Die nun folgenden Schritte müssen am PC des Stellvertreters erfolgen. Bei ihm fügen wir die Absenderadresse der Person hinzu, die er Vertreten soll.

Screenshot Outlook19 NeueMail.png


  • Mit einem Klick auf "Neue E-Mail" oben links öffnen wir das Fenster für eine neue E-Mail


Screenshot Outlook Absenderadresse.png


  • Mit einem Klick auf "Von" klappen wir das Kontextmenü für die Absenderadressen auf
  • Hier werden uns alle Mailadressen angezeigt, von denen wir senden können
  • Wir klicken nun auf "Weitere E-Mail-Adresse..." um eine Neue hinzuzufügen


Screenshot Outlook19 AbsenderadresseEintragen.png


  • Nun tragen wir die E-Mail Adresse ein, von der wir stellvertretend versenden wollen
  • Dafür haben wir zwei Möglichkeiten
  • Ist uns die Adresse bekannt, können wir sie direkt in das weiße Feld eintippen
  • Alternativ können wir auch auf "Von..." klicken und eine Person aus der globalen Adressliste suchen, die wir schon im ersten Abschnitt benutzt haben
  • Haben wir auf eine der beiden Varianten die Adresse eingegeben, bestätigen wir unsere Eingabe mit einem Klick auf "OK"


Screenshot Outlook19 SendenVonMusterfrau.png


  • Nun wird uns bereits neben dem Feld "Von" die neue Absenderadresse angezeigt
  • Die E-Mail, die wir gerade schreiben, würde nun Stellvertretend für die Adresse gesendet werden, die wir gerade eingerichtet haben


Screenshot Outlook19 SendenAuswahl.png


  • Outlook merkt sich die Adressen, von denen sie versenden können
  • Ab jetzt können sie für jede neue E-Mail die sie versenden, auf das Feld "Von" klicken und auswählen, von welcher Adresse sie versenden wollen


Der Empfänger der E-Mail kann erkennen, dass eine E-Mail von einem Stellvertreter versendet wurde. In der Absender-Kopfzeile erscheint der Name des Stellvertreters mit dem Zusatz "im Auftrag von", gefolgt vom Namen der Person in dessen Auftrag die E-Mail gesendet wurde.


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 E-Mail: imt@uni-paderborn.de

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