SharePoint Erste Schritte (für Administratoren)

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HilfeWiki des IMT der Uni Paderborn


Was ist zu tun?

  • Einrichten einer Teamsite/eines Arbeitsbereichs
  • Dokumentbibliotheken konfigurieren und verwalten
  • Rechtemanagement

Schritt für Schritt Anleitung

Ihr SharePoint-Arbeitsbereich

Damit Sie für Ihre Arbeitgruppe oder Projektteam einen SharePoint-Arbeitsbereich/Teamsite erhalten, wenden Sie sich bitte per E-Mail an imt@uni-paderborn.de

Die Teamsite

Der zentrale Ort für die gemeinsame Arbeit in SharePoint ist die Teamsite. Die URL zu dieser erhalten Sie vom IMT. Damit Sie sich an einer SharePoint Teamsite anmelden können, beachten Sie bitte die Informationen zum Zugriff.

Beachten Sie zudem die Systemanforderung und die notwendigen Konfigurationen, um SharePoint auf Ihrem Rechner zu nutzen und geben Sie diese Anforderungen an Ihre Nutzer weiter.

Einen Überblick zum Aufbau der SharePoint-Teamsite und wichtigen Funktionen finden Sie auf der Seite "Erste Schritte in SharePoint" (für User).

Inhalte in SharePoint anlegen

Nach der Freigabe Ihrer SharePoint-Teamsite sollten Sie als Administrator zunächst diese nach den Erfordernissen Ihrer Arbeitsgruppe konfigurieren. Zur Verwaltung von Informationen und Dateien müssen Sie sogenannte Bibliotheken und Listen erstellen. Weitere Einstellungen und Funktionen für Ihre Teamsite finden Sie auf der Seite "Weiterführende Funktionen".

Dokumentbibliotheken

Dokumentbibliotheken dienen zur Verwaltung von Dateien und Dokumenten, wie beispielsweise Word- und Excel-Dateien oder PDF-Dokumente. In Bibliotheken werden diese Dateien übersichtlich dargestellt und können einfacher organisiert werden. Zudem können Dateien markieret und mit Tags oder Bewertungen versehen werden.

Mehr Informationen zu Bibliotheken finden Sie auf der

Dokumentenbibliotheken anlegen

Über den Link Websiteaktionen können Sie eine neue Bibliothek erstellen. Während der Erstellung können Sie festlegen, ob mit jeder Bearbeitung der Datei eine neue Version der Datei in der Bibliothek abgelegt werden soll, so können Änderungen leicht rückgängig gemacht/ kontrolliert werden (Versionierung). Zudem können Sie eine Dokumentvorlage auswählen, nach der dann alle neu erstellten Dateien in dieser Bibliothek erstellt werden.

Hinweis: Andere Listen und Bibliotheken können Sie ähnlich anlegen. Mehr Informationen zu Listen und ihren Konfigurationen finden Sie auf der Microsoft-Hilfeseite "Hinzufügen, Konfigurieren und Löschen von Listen oder Bibliotheken auf einer Seite".

Rechtemanagement

Damit Ihre User auf der SharePoint-Teamsite arbeiten können, müsse Sie Ihnen die entsprechende Berechtigung geben. Dazu müssen Sie die Berechtigungsstufen einstellen oder eigene definieren. Sie können auch mehrere Benutzer zu SharePoint-Gruppen zusammenfassen, um so die Berechtigungsstufen einfacher zu verwalten. Mehr Informationen zu SharePoint-Gruppen finden Sie auf den Hilfeseiten von Microsoft auf der Seite "Informationen zu SharePoint-Gruppen".

Die Einstellungen und Berechtigungen für Ihre SharePoint-Teamsite können Sie als Administrator über dem Link Webseiteaktionen unter Websiteberechtigungen anpassen. Wählen Sie hierzu einen Benutzer oder mehrere Benutzer aus und klicken Sie auf Benutzerberechtigungen bearbeiten.

Es gibt die folgenden vordefinierten Berechgigungsstufen:

Vollzugriff - Verfügt über Vollzugriff.

Entwerfen - Kann anzeigen, hinzufügen, aktualisieren, löschen, genehmigen und anpassen.

Mitwirken - Kann Listenelemente und Dokumente anzeigen, hinzufügen, aktualisieren und löschen

Lesen - Kann Seiten und Listenelemente anzeigen und Dokumente herunterladen

Nur anzeigen - Seiten, Listenelemente und Dokumente können angezeigt werden. Dokumenttypen mit serverseitigen Dateihandlern können im Browser angezeigt, jedoch nicht heruntergeladen werden.

Über den Button Berechtigungsstufen können neue Stufen definiert werden.

Vererbung von Rechten

Die Berechtigungen Ihrer SharePoint-Teamwebseite, werden auf alle untergeordneten Bereiche und Dokumente vererbt. Wenn Sie diese Vererbung für ein Dokument, eine Bibliothek oder eine gesamte Website nicht wünschen, können Sie die Vererbung mit dem Button Berechtigungsvererbung beenden aufheben.

Zugriffsanforderung

Wenn ein Benutzer nicht über die erforderlichen Berechtigungen für ein Element in der SharePoint-Teamsite verfügt, kann er die Berechtigung per E-Mail anfordern.

Dazu müssen Sie als Administrator diese Anforderungen erlauben und eine Empfänger-E-Mail-Adresse festlegen. Dies geschieht über Zugriffsanforderungen verwalten.

Weitere Informationen zum Rechtemanagement finden Sie auf Microsoft-Webseite unter Berechtigungsverwaltung.

Literatur zu SharePoint

Diese Dokumentation zu SharePoint 2010 soll lediglich einen kurzen Einblick in die Möglichkeiten und Funktionen des von IMT bereitsgestellten Dienstes geben.

Für weiterführende Funktionen besuchen Sie daher die Seiten von Microsoft zu SharePoint 2010.


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an die Benutzerberatung des IMT

IMT:Notebook-Café I0.401 IMT:ServicePoint N5.344 Tel.: +49 (5251) 60-5544 E-Mail: imt@uni-paderborn.de