Webmail Serverseitiges Filtern

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Sie können über Webmail Filterregeln einstellen, die dann serverseitig sind, oder über E-Mail-Programme sogenannte Sieve-Skripte hochladen, die dann auf dem Server dafür sorgen, dass Ihre E-Mails automatisch gefiltert und beispielsweise in die richtigen Ordner verteilt werden.

Serverseitige Filterregeln, die Sie unter Webmail einrichten, werden direkt nach Ankunft der E-Mail auf dem Server ausgeführt. Sie gelten als serverseitige Filterregeln aber nicht nur für Webmail selbst, sondern auch E-Mail-Programme wie Outlook, Thunderbird oder Eudora erhalten die E-Mails anschließend vom Server bereits entsprechend den Filterregeln vorsortiert. Sie können also auf die Definition von lokalen Filterregeln in den jeweiligen E-Mail-Programmen verzichten, wenn Sie die Regeln serverseitig über Webmail definiert haben.


Wichtig: Um das serverseitige Filtern zu aktivieren, müssen Sie in Webmail auf "Serverseitige Filterregeln aktivieren" klicken, wie es weiter unten mit Screenshot beschrieben wird. Um das serverseitige Filtern wieder zu deaktivieren, müssen Sie die Regeln löschen.


Was ist zu tun?

  • In Webmail einloggen
  • Filter-Einstellungen aufrufen
  • Filter einrichten
  • Abspeichern

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Erstellen einer Filterregel

Eine Regel besteht stets aus einer Suchbedingung und aus eine Aktion, die ausgeführt wird, wenn die Bedingung zutrifft.

Die Suchbedingung kann aus einem Wort, einem Satz oder auch aus einem abstrakten Wert, z. B. der Spam-Bewertung des Webservers, bestehen.

Sie können auch mehrere Suchbedingungen angeben, die entweder alle erfüllt sein müssen oder von denen nur eine erfüllt sein muss, um die vorgesehene Aktion auszulösen.

Die Aktion kann die Verschiebung der E-Mail in einen Unterordner (z. B. Spam-Ordner, Wichtig, Privat, Familie usw.), die Löschung der E-Mail (Vorsicht!) oder die Weiterleitung der E-Mail an eine andere E-Mail-Adresse sein.


Im Einzelnen passiert Folgendes:


  • Der Server empfängt eine neue E-Mail,
  • führt die Filterregeln der Liste der Regeln entsprechend aus (von oben nach unten)
  • und prüft dabei, ob eine Regel aus der Filterliste zutrifft, ob also eine der Bedingungen erfüllt ist.

Trifft eine der Regeln zu bzw. sind, wenn mehrere Bedingungen erfüllt sein müssen, alle diese Bedingungen erfüllt, wird die vorgesehene Aktion durchgeführt.



In Webmail gehen Sie dazu wie folgt vor:

Klicken Sie auf den zu "Webmail" gehörenden Unterpunkt "Filter".


Auf der Übersichtsseite, die nun erscheint, werden alle bestehenden Filterregeln angezeigt und können von hier aus eingesehen und geändert werden. Der Screenshot unten zeigt noch keine Regel an. Zum Erstellen einer neuen Regel klicken Sie auf "Neue Regel".


Screenshot Mail Webmail einrichten und benutzen 09.png


Geben Sie der neuen Regel einen Namen und wählen Sie aus, ob die Bedingungen, die Sie im Folgenden definieren werden, alle erfüllt sein müssen (Alle der folgenden) oder ob nur eine einzige der Bedingungen erfüllt sein muss (Einer der folgenden), um die Aktion auszulösen, die Sie für diesen Fall festlegen werden.


Screenshot Mail Webmail einrichten und benutzen 10.png


Wählen Sie nun das Feld aus, das nach einem bestimmten Wort oder Satz oder sonstigen Zeichen durchsucht werden soll, z. B. das Feld "Betreff".


Screenshot Mail Webmail einrichten und benutzen 11.png


Wenn Sie das Feld ausgesucht haben, erscheinen rechts davon automatisch zwei weitere Felder. Im zweiten Feld müssen Sie das Wort bzw. die Zeichenkette eingeben, nach dem bzw. der gesucht werden soll. Sie können bestimmen, dass dabei zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden werden soll. Im mittleren Feld müssen Sie auswählen, in welcher Beziehung die gesuchte Zeichenkette zum Inhalt des durchsuchten Feldes stehen muss, damit die Bedingung erfüllt ist. Voreingestellt ist "Enthält".

Falls Sie als Spam gekennzeichnete E-Mails aus dem Eingangsordner aussortieren möchten, sollten Sie als Zeichenkette, nach der gesucht werden soll, {SPAM!} eintragen. Daneben gibt es noch die Markierung {SPAM?}, mit der E-Mails versehen werden, bei denen es sich sehr wahrscheinlich um Spam handelt.

Nachdem Sie diese Bedingung - und eventuelle weitere Bedingungen - definiert haben, müssen Sie noch die Aktion auswählen, die ausgeführt werden soll, wenn die Bedingung oder die Bedingungen erfüllt ist bzw. sind.

Im Falle einer Spam-Regel sollten Sie verdächtige E-Mails zunächst in einen anderen Ordner verschieben lassen, aus dem sie, wenn die Einordnung als Spam sich nachträglich als falsch erweisen sollte, noch zurückgeholt werden können. Wenn Sie sie dagegen sofort löschen lassen, kann ein eventueller Irrtum nicht mehr bemerkt und korrigiert werden.

Wählen Sie also "In diesen Ordner ausliefern:".


Screenshot Mail Webmail einrichten und benutzen 13.png


Wählen Sie nun einen geeigneten - vorher angelegten - Ordner als Zielordner aus, z. B. "Junk-E-Mail".


Sie können die in den Zielordner ausgelieferten E-Mails als "Gelesen", "Wichtig", "Beantwortet" oder "Gelöscht" markieren lassen. Sollten sie als gelöscht deklariert werden, erfolgt beim nächsten Löschvorgang die endgültige Löschung.

Wenn mehrere Filterregeln existieren, werden sie nacheinander ausgeführt, und zwar die oberste zuerst, die unterste zuletzt. Sie können die weitere Überprüfung der Regeln jedoch abbrechen, falls eine der Regeln zutrifft, indem Sie "Weitere Überprüfung anhalten, wenn diese Regel zutrifft?" markieren bzw. - wie es der Voreinstellung entspricht - markiert lassen.

Nun müssen Sie die Regel noch speichern.


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an die IMT:Benutzerberatung

Notebook-Café BI1.111 IMT:ServicePoint N5.345 Tel.: +49 (5251) 60-5544 E-Mail: imt@uni-paderborn.de