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Filterregeln festlegen in Microsoft Outlook 2010 (Windows 7): Unterschied zwischen den Versionen

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(Regelarten)
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Microsoft Outlook unterscheidet zwischen Serverregeln und Clientregeln. Wir empfehlen die Nutzung von Serverregeln. Im folgenden werden die Unterschiede der Regeln erklärt.
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Microsoft Outlook unterscheidet zwischen Serverregeln und Clientregeln. Wir empfehlen die Nutzung von Serverregeln. Hier werden die Unterschied erklärt:
 
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Version vom 27. Juli 2022, 16:10 Uhr

Anleitung
Apple MacOS Apple MacOS
Informationen
Betriebssystem MacOS X 10.15 (Catalina)
Service Exchange und Mail
Interessant für Angestellte, Gäste und Studierende
MacOS Portalseite
no displaytitle found: Filterregeln festlegen in Microsoft Outlook 2010 (Windows 7)

Mit Hilfe von Regeln können Sie in Microsoft Outlook E-Mails automatisch sortieren und verarbeiten lassen. Sie können beispielsweise festlegen, dass E-Mails mit einem bestimmten Betreff oder Absender automatisch in einen gewünschten Ordner verschoben werden.

Regelarten

Microsoft Outlook unterscheidet zwischen Serverregeln und Clientregeln. Wir empfehlen die Nutzung von Serverregeln. Hier werden die Unterschied erklärt:

Serverregeln

Serverregeln werden direkt auf dem E-Mail-Server durchgeführt und sofort umgesetzt. Dies gilt für alle Endgeräte. Wenn Sie Ihr E-Mail-Programm starten sind Ihre E-Mails also bereits sortiert. Wenn Sie ein Exchange-Konto haben, können Sie die Regeln in Microsoft Outlook einrichten. Falls Sie ein IMAP-Konto haben, funktioniert dies nicht. Serverregeln für IMAP-Konten müssen in Webmal eingerichtet werden. Mehr dazu unter Webmail - Serverseitiges Filtern.

Clientregeln

Clientregeln werden lokal auf Ihrem Gerät ausgeführt. Dies funkioniert natürlich nur, wenn Ihr Gerät eingeschaltet und mit dem Internet verbunden ist. Wir raten von der Verwendung von lokalen Clientregeln ab, da in den meisten Fällen die Vorteile von Serverregeln überwiegen. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie mit selbstlernenden Filtern E-Mails als SPAM markieren. Sie können dabei auch seriöse E-Mails als SPAM markieren die dann in Zukunft automatisch herausgefiltert werden.

Regel erstellen

Im folgenden Beispiel erstellen wir uns eine Regel, die alle E-Mails mit dem Betreff "Rechnung" in den Ordner "Rechnungen" sortiert.

Windows

Anleitung folgt

macOS

Öffnen Sie Microsoft Outlook.

Symbol Regeln


  • Klicken Sie im oberen Band auf "Regeln".


Menü Regeln


  • Im ersten Abschnitt finden Sie Vorschläge für die aktuell geöffnete E-Mail.
  • Hier können Sie beispielsweise festlegen, alle eingehenden E-Mails von "IMT Benutzerberatung" zu verschieben.
  • Wir klicken jedoch auf "Regel erstellen..." und beginnen ohne Vorlage.


Neue Regel erstellen


  1. Geben Sie der Regel einen eindeutigen Namen.
  2. Als Bedingung wählen wir "Betreff" und als Kriterium "enthält" den Begriff "Rechnung".
  3. Als Aktion wählen wir "In Ordner verschieben" und als Ziel den Ordner "Rechnungen".
  4. Zum Abschluss speichern wir die Regel mit "OK".


Regeln Menü


  • Über "Regeln bearbeiten..." können wir uns die vorhandenen Regeln anzeigen lassen


Regeln bearbeiten


  • Auf der linken Seite werden die Kategorien für Regeln angezeigt.
  • Serverregeln werden direkt auf dem Mailserver ausgeführt. Dazu muss Outlook nicht geöffnet sein.
  • Clientregeln werden in Outlook ausgeführt. Dies funktioniert nur, wenn Outlook geöffnet ist.
  • Auf der rechten Seite sehen wir unsere eben angelegte Regel für Rechnungen.


Als Einrichtungsbeispiel einer lokalen Filteregel soll ein Spamfilter dienen.

Was ist zu tun?

  • Öffnen Sie den Outlook-Dialog, um neue Regeln anzulegen.
  • Wählen Sie das Ereignis, welches die Regel auslöst.
  • Wählen Sie die Aktion, die nach Auslösung ausgeführt wird.
    • Der Dialog lässt Sie hier neue Ordner anlegen/auswählen etc.
  • Speichern Sie die Regel ab.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Neue Regel anlegen

Um einen Spam-Filter in MS Outlook 2010 anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie zuerst den Menüpunkt "Extras" aus, danach den Unterpunkt "Regeln und Benachrichtigungen...".


Outlook2010 Windows7 Filter20.png


Nun öffnet sich das Regelfenster. Klicken Sie zunächst auf "Neue Regel".


Outlook2010 Windows7 Filter21.png


Es erscheint der Regel-Assistent. Hier wählen Sie den Punkt "Nachrichten bei Ankunft prüfen" unter der Überschrift "Regel ohne Vorlage erstellen" und klicken anschließend auf "Weiter".


Outlook2010 Windows7 Filter22.png


Auslöseregel festlegen

Wählen Sie den Punkt "mit bestimmten Wörtern im Betreff", indem Sie das Kontrollkästchen markieren.


Outlook2010 Windows7 Filter23.png


Klicken Sie nun im selben Fenster unter der Überschrift "2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten" auf den Link "bestimmten Wörtern". Es öffnet sich das Fenster "Text suchen". Um Spam-E-Mails zu finden und zu filtern, geben Sie als Suchbegriff (SPAM) ein und klicken danach auf "Hinzufügen". Als zweiten Suchbegriff fügen Sie {SPAM!} hinzu. Bestätigen Sie mit "OK". Anschließend klicken Sie auf "Weiter".


Outlook2010 Windows7 Filter24.png


Anwendungsregeln auswählen

Jetzt müssen Sie entscheiden, was mit der Nachricht passieren soll. Sie können die Spam-E-Mails z. B. in einen eigenen Ordner verschieben. Dazu wählen Sie den Punkt "diese in den Ordner Zielordner verschieben" aus. Klicken Sie nun auf den Link "Zielordner".


Outlook2010 Windows7 Filter25.png


Neuen Ordner anlegen

In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf "Neu...". Sie können jetzt einen neuen Ordner namens SPAM anlegen. Bestätigen Sie den Namen bitte mit "OK". Der Ordner wird nun im vorherigen Fenster angezeigt. Schließen Sie dieses ebenfalls mit "OK".


Outlook2010 Windows7 Filter26.png

Regel speichern

Nun steht im unteren Fenster die von Ihnen erstellte Nachrichtenregel. Klicken Sie auf "Weiter". Im nächsten Fenster, das sich öffnet, klicken Sie bitte ebenfalls auf "Weiter".


Outlook2010 Windows7 Filter27.png


Klicken Sie nun auf "Fertig stellen": Der Spam-Filter wird aktiviert.


Outlook2010 Windows7 Filter28.png


Durch einen Klick auf "Übernehmen" speichern Sie die Einstellungen.


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 E-Mail: imt@uni-paderborn.de

Der Servicepoint ist aktuell im Notebook-Café zu finden

Das IMT:Notebook-Café (Raum I0.401) bietet in der vorlesungsfreien Zeit nur eingeschränkten Support und hat von Montag bis Donnerstag von 08:30 - 16:00 Uhr und Freitags von 8:30 Uhr bis 14 Uhr für Sie geöffnet geöffnet. Telefon- und E-Mailsupport erfolgt Montag bis Donnerstag von 8:30 Uhr bis 16 Uhr und Freitag von 8:30 Uhr bis 14 Uhr.


Das IMT:Servicecenter Medien auf H1 hat aktuell von Montag bis Donnerstag von 8:00 - 16:00 Uhr und am Freitag von 8:00 - 14:30 Uhr geöffnet.