| Anleitung | |
|---|---|
 Apple MacOS | |
| Informationen | |
| Betriebssystem | MacOS X 10.15 (Catalina) |
| Service | Exchange und Mail |
| Interessant für | Angestellte, Gäste und Studierende |
| MacOS Portalseite | |
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Mit Hilfe von Filterregeln können Sie beispielsweise festlegen, wie Outlook mit Mails von festgelegten Absendern oder mit besonderem Betreff verfahren soll, und auf diese Weise die Verwaltung Ihrer Mails erleichtern.
Es ist zwischen serverseitigen und lokalen Filterregeln zu unterscheiden. Serverseitige Regeln werden direkt auf dem Mail-Server ausgeführt und lokale Regeln nur in dem E-Mail-Programm, welches Sie auf Ihrem Rechner verwenden. Der große Vorteil der serverseitigen Filterregeln besteht darin, dass Sie in Ihrem E-Mail-Programm keine Filterregeln mehr einstellen müssen, da diese unabhängig von der E-Mail-Anwendung bereits auf dem Server ausgeführt werden. So sind Ihre E-Mails schon in die richtigen Ordner verteilt, bevor Sie die E-Mail-Anwendung starten.
Filterarten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Serverseitige Filterregeln[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Filterregeln können Sie für Microsoft Outlook bei Webmail einstellen. Dies sind serverseitige Filterregeln, d. h. die E-Mails werden bereits auf dem Server gefiltert, so dass in Ihrem E-Mail-Programm nichts mehr bezüglich Filterregeln eingestellt werden muss. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie im Artikel Webmail einrichten und benutzen.
Lokale Filterregeln[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
MS Outlook bietet auch die Möglichkeit, lokal Filterregeln einzurichten. Wir empfehlen jedoch, die serverseitigen Filterregeln zu verwenden, und raten von den lokalen Filterregeln ab. Diese können dann benutzt werden, wenn bestimmte Gegebenheiten es nicht anders erlauben.
Bei der Verwendung von lokalen Filterregeln sollte jedoch Folgendes beachtet werden: Sollten Sie selbstlernende Filter verwenden, kann es Ihnen unter Umständen passieren, dass normale E-Mails als Spam markiert werden. Seien Sie daher beim manuellen Markieren von E-Mails als Spam bitte vorsichtig.
Regel erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Windows
Anleitung folgt
macOS
Öffnen Sie Microsoft Outlook.
- Klicken Sie im oberen Band auf "Regeln".
- Im ersten Abschnitt finden Sie Vorschläge für die aktuell geöffnete E-Mail.
- Hier können Sie beispielsweise festlegen, alle eingehenden E-Mails von "IMT Benutzerberatung" zu verschieben.
- Wir klicken jedoch auf "Regel erstellen..." und beginnen ohne Vorlage.
- Geben Sie der Regel einen eindeutigen Namen.
- Als Bedingung wählen wir "Betreff" und als Kriterium "enthält" den Begriff "Rechnung".
- Als Aktion wählen wir "In Ordner verschieben" und als Ziel den Ordner "Rechnungen".
- Zum Abschluss speichern wir die Regel mit "OK".
- Über "Regeln bearbeiten..." können wir uns die vorhandenen Regeln anzeigen lassen
- Auf der linken Seite werden die Kategorien für Regeln angezeigt.
- Serverregeln werden direkt auf dem Mailserver ausgeführt.
- Clientregeln werden in Outlook ausgeführt.
- Auf der rechten Seite sehen wir unsere eben angelegte Regel für Rechnungen.
Als Einrichtungsbeispiel einer lokalen Filteregel soll ein Spamfilter dienen.
Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Öffnen Sie den Outlook-Dialog, um neue Regeln anzulegen.
- Wählen Sie das Ereignis, welches die Regel auslöst.
- Wählen Sie die Aktion, die nach Auslösung ausgeführt wird.
- Der Dialog lässt Sie hier neue Ordner anlegen/auswählen etc.
- Speichern Sie die Regel ab.
Schritt-für-Schritt-Anleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Neue Regel anlegen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Um einen Spam-Filter in MS Outlook 2010 anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie zuerst den Menüpunkt "Extras" aus, danach den Unterpunkt "Regeln und Benachrichtigungen...".
Nun öffnet sich das Regelfenster. Klicken Sie zunächst auf "Neue Regel".
Es erscheint der Regel-Assistent. Hier wählen Sie den Punkt "Nachrichten bei Ankunft prüfen" unter der Überschrift "Regel ohne Vorlage erstellen" und klicken anschließend auf "Weiter".
Auslöseregel festlegen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wählen Sie den Punkt "mit bestimmten Wörtern im Betreff", indem Sie das Kontrollkästchen markieren.
Klicken Sie nun im selben Fenster unter der Überschrift "2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten" auf den Link "bestimmten Wörtern". Es öffnet sich das Fenster "Text suchen".
Um Spam-E-Mails zu finden und zu filtern, geben Sie als Suchbegriff (SPAM) ein und klicken danach auf "Hinzufügen". Als zweiten Suchbegriff fügen Sie {SPAM!} hinzu. Bestätigen Sie mit "OK". Anschließend klicken Sie auf "Weiter".
Anwendungsregeln auswählen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Jetzt müssen Sie entscheiden, was mit der Nachricht passieren soll. Sie können die Spam-E-Mails z. B. in einen eigenen Ordner verschieben. Dazu wählen Sie den Punkt "diese in den Ordner Zielordner verschieben" aus. Klicken Sie nun auf den Link "Zielordner".
Neuen Ordner anlegen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf "Neu...". Sie können jetzt einen neuen Ordner namens SPAM anlegen. Bestätigen Sie den Namen bitte mit "OK". Der Ordner wird nun im vorherigen Fenster angezeigt. Schließen Sie dieses ebenfalls mit "OK".
Regel speichern[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Nun steht im unteren Fenster die von Ihnen erstellte Nachrichtenregel. Klicken Sie auf "Weiter". Im nächsten Fenster, das sich öffnet, klicken Sie bitte ebenfalls auf "Weiter".
Klicken Sie nun auf "Fertig stellen": Der Spam-Filter wird aktiviert.
Durch einen Klick auf "Übernehmen" speichern Sie die Einstellungen.