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Gemeinsame Mailboxen in Webmail: Unterschied zwischen den Versionen

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Jeder der Benutzer des gemeinsam genutzten Ordners benötigt nur sein eigenes UNI-Passwort, um auf den Ordner zugreifen zu können.
 
Jeder der Benutzer des gemeinsam genutzten Ordners benötigt nur sein eigenes UNI-Passwort, um auf den Ordner zugreifen zu können.
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==Was ist zu tun?==
 
==Was ist zu tun?==
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*Allen Nutzern die entsprechenden Rechte geben
 
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*Ordner aufrufen
 
*Ordner aufrufen
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== Freigabe von Ordnern zur Mitbenutzung ==
 
 
==Schritt-für-Schritt-Anleitung==
 
 
 
=== Freigabe von Ordnern zur Mitbenutzung ===
 
  
 
Um einen Ordner für einen anderen UNI-Nutzer freizugeben, müssen Sie den UNI-Benutzernamen der Person oder den Namen der Benutzergruppe kennen, die Zugriff auf den eigenen Ordner erhalten soll.
 
Um einen Ordner für einen anderen UNI-Nutzer freizugeben, müssen Sie den UNI-Benutzernamen der Person oder den Namen der Benutzergruppe kennen, die Zugriff auf den eigenen Ordner erhalten soll.
 
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* Um den freizugebenden Ordner auszuwählen, klicken Sie zunächst im oberen Menü auf das '''Zahnrad (1)''', anschließend auf '''"Benutzereinstellungen (2)"''' und auf '''"Webmail (3)"'''. Es tauchen dann alle Einstellungen auf, die Sie in Webmail administrieren können.  
 
* Um den freizugebenden Ordner auszuwählen, klicken Sie zunächst im oberen Menü auf das '''Zahnrad (1)''', anschließend auf '''"Benutzereinstellungen (2)"''' und auf '''"Webmail (3)"'''. Es tauchen dann alle Einstellungen auf, die Sie in Webmail administrieren können.  
 
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* Nun wählen Sie den Punkt "Gemeinsame Ordner" aus.
 
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* Wählen Sie den Ordner aus, der für einen anderen Benutzer freigegeben werden soll. Die Ordner finden Sie auf dem Ordner-Symbol (hier: INBOX).
 
* Wählen Sie den Ordner aus, der für einen anderen Benutzer freigegeben werden soll. Die Ordner finden Sie auf dem Ordner-Symbol (hier: INBOX).
 
* Klicken Sie, falls noch nicht markiert, auf '''"das leere Textfeld"''', um einen Zugriffsberechtigten hinzuzufügen.  
 
* Klicken Sie, falls noch nicht markiert, auf '''"das leere Textfeld"''', um einen Zugriffsberechtigten hinzuzufügen.  
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* Anschließend erscheint der neue Benutzer in der Liste. Um einen Benutzer aus der Liste zu löschen, müssen Sie ihm alle Rechte entziehen.
 
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===  Rechte des Mitbenutzers im Detail ===
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==  Rechte des Mitbenutzers im Detail ==
 
 
 
Folgende Rechte können Sie mit anderen Benutzern teilen:
 
Folgende Rechte können Sie mit anderen Benutzern teilen:
  
==== Anzeigen ====
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=== Anzeigen ===
 
Das Recht ermöglicht das Sehen des Ordners. Es ist erforderlich, um alle folgenden Rechte ausüben zu können.
 
Das Recht ermöglicht das Sehen des Ordners. Es ist erforderlich, um alle folgenden Rechte ausüben zu können.
  
==== Lesen ====
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=== Lesen ===
 
Nachrichten können gelesen werden. Ist dieses Recht nicht ausgewählt, sieht der Benutzer nur die Betreff-Zeile.
 
Nachrichten können gelesen werden. Ist dieses Recht nicht ausgewählt, sieht der Benutzer nur die Betreff-Zeile.
  
==== Markieren (Gelesen) ====
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=== Markieren (Gelesen) ===
 
Der Gelesen-/Ungelesen-Status kann verändert werden.
 
Der Gelesen-/Ungelesen-Status kann verändert werden.
  
==== Markieren (Sonstige) (z. B. Wichtig/Beantwortet) ====
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=== Markieren (Sonstige) (z. B. Wichtig/Beantwortet) ===
 
Eine Erweiterung der obigen Erlaubnis. E-Mails können erhöhte Aufmerksamkeit durch höheren Status (wichtig) erhalten oder auch anders markiert werden, um ihren Bearbeitungsstand kenntlich zu machen.
 
Eine Erweiterung der obigen Erlaubnis. E-Mails können erhöhte Aufmerksamkeit durch höheren Status (wichtig) erhalten oder auch anders markiert werden, um ihren Bearbeitungsstand kenntlich zu machen.
  
 
Bitte beachten Sie: Sollte dieser Eintrag bei einer E-Mail fehlen, kann es geschehen, dass die E-Mail durch den Mitbenutzer bearbeitet bzw. beantwortet wird, wenn er das Recht dazu hat, ohne dass dieser Vorgang kenntlich gemacht würde.
 
Bitte beachten Sie: Sollte dieser Eintrag bei einer E-Mail fehlen, kann es geschehen, dass die E-Mail durch den Mitbenutzer bearbeitet bzw. beantwortet wird, wenn er das Recht dazu hat, ohne dass dieser Vorgang kenntlich gemacht würde.
  
==== Einfügen ====
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=== Einfügen ===
 
Neue Nachrichten können in den Ordner eingefügt werden. So kann der Mitbenutzer E-Mails aus seinen eigenen Ordnern in den gemeinsam genutzten Ordner verschieben oder kopieren.
 
Neue Nachrichten können in den Ordner eingefügt werden. So kann der Mitbenutzer E-Mails aus seinen eigenen Ordnern in den gemeinsam genutzten Ordner verschieben oder kopieren.
  
==== E-Mail schicken (nicht durch IMAP) ====
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=== E-Mail schicken (nicht durch IMAP) ===
 
Dieses Recht ermöglicht das direkte Senden an den gemeinsam genutzten Ordner. In Webmail ist dieses Recht aber nicht vorgesehen, weshalb eine Zuweisung des Rechtes keine Auswirkungen hat.
 
Dieses Recht ermöglicht das direkte Senden an den gemeinsam genutzten Ordner. In Webmail ist dieses Recht aber nicht vorgesehen, weshalb eine Zuweisung des Rechtes keine Auswirkungen hat.
  
==== Administrieren ====
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=== Administrieren ===
 
Vollzugriff auf den Ordner
 
Vollzugriff auf den Ordner
  
==== Unterordner erstellen/Ordner umbenennen ====
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=== Unterordner erstellen/Ordner umbenennen ===
 
Der Mitbenutzer darf Unterordner im freigegebenen Ordner erstellen, z. B. um die E-Mails besser sortieren zu können.
 
Der Mitbenutzer darf Unterordner im freigegebenen Ordner erstellen, z. B. um die E-Mails besser sortieren zu können.
  
==== Ordner löschen/Umbenennen ====
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=== Ordner löschen/Umbenennen ===
 
Der User kann den ganzen Ordner löschen und umzubenennen.  ACHTUNG: Benennt der andere User den Ordner um kann der  Besitzer den Ordner nicht mehr Administrieren demnach acht geben ob dieses Recht von Nöten ist.
 
Der User kann den ganzen Ordner löschen und umzubenennen.  ACHTUNG: Benennt der andere User den Ordner um kann der  Besitzer den Ordner nicht mehr Administrieren demnach acht geben ob dieses Recht von Nöten ist.
  
==== Löschen/Aufräumen ====
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=== Löschen/Aufräumen ===
 
Der Mitbenutzer erhält das Recht, E-Mails ohne Bestätigung durch den Besitzer des Ordners zu löschen bzw. aus dem gemeinsam genutzten Ordner zu entfernen, also z. B. in einen seiner eigenen Ordner zu verschieben.
 
Der Mitbenutzer erhält das Recht, E-Mails ohne Bestätigung durch den Besitzer des Ordners zu löschen bzw. aus dem gemeinsam genutzten Ordner zu entfernen, also z. B. in einen seiner eigenen Ordner zu verschieben.
  
 
   
 
   
  
=== Mitbenutzte Ordner aufrufen ===
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== Mitbenutzte Ordner aufrufen ==
  
 
Falls Ihnen selbst von anderen Benutzern Zugriffsrechte auf Ordner gewährt worden sind, können Sie diese Ordner unter Ihrem eigenen UNI-Account einsehen und die E-Mails entsprechend den verliehenen Rechten bearbeiten.
 
Falls Ihnen selbst von anderen Benutzern Zugriffsrechte auf Ordner gewährt worden sind, können Sie diese Ordner unter Ihrem eigenen UNI-Account einsehen und die E-Mails entsprechend den verliehenen Rechten bearbeiten.
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Die gemeinsam genutzten Ordner werden als normale Postordner dargestellt, und zwar mit allen Funktionen wie z. B. "Löschen". Dennoch können Sie jeweils nur jene Aktionen ausführen, die Ihnen vom Besitzer des Ordners erlaubt wurden. Wenn Ihnen das Löschen von E-Mails also nicht gestattet wurde, hat es keine Auswirkungen, wenn Sie eine E-Mail im betreffenden Ordner markieren und anschließend auf "Löschen" klicken. Leider bietet Webmail keine Möglichkeit, die Rechte am mitbenutzten Ordner einzusehen. Sie müssen sich vielmehr beim Besitzer des Ordners danach erkundigen oder es ausprobieren.
 
Die gemeinsam genutzten Ordner werden als normale Postordner dargestellt, und zwar mit allen Funktionen wie z. B. "Löschen". Dennoch können Sie jeweils nur jene Aktionen ausführen, die Ihnen vom Besitzer des Ordners erlaubt wurden. Wenn Ihnen das Löschen von E-Mails also nicht gestattet wurde, hat es keine Auswirkungen, wenn Sie eine E-Mail im betreffenden Ordner markieren und anschließend auf "Löschen" klicken. Leider bietet Webmail keine Möglichkeit, die Rechte am mitbenutzten Ordner einzusehen. Sie müssen sich vielmehr beim Besitzer des Ordners danach erkundigen oder es ausprobieren.
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Aktuelle Version vom 1. Juni 2021, 12:40 Uhr

Anleitung
Allgemeine Informationen
Informationen
Betriebssystem Alle
Service Mail
Interessant für Angestellte, Bereiche, Gäste und Studierende
HilfeWiki des IMT der Uni Paderborn
no displaytitle found: Gemeinsame Mailboxen in Webmail

Um einen gemeinsamen Zugriff auf einen Mail-Ordner zu ermöglichen, können Sie u. a. unter Webmail "Shared Folder" einrichten. Ein "Shared Folder" ist ein Ordner, auf den mehrere Nutzer zugreifen können, den sich also mehrere Nutzer "teilen". Dabei kann der Besitzer bestimmen, in welchem Umfang andere Benutzer zugreifen können, ob ein Nutzer E-Mails z. B. nur lesen oder auch löschen darf. Hierzu weisen Sie einem bereits bestehenden Ordner die Benutzer und Rechte zu. Diese Rechte können sowohl auf das gesamte Mailkonto als auch auf einzelne Unterordner angewendet werden. Wenn Sie das gesamte Mailkonto gemeinsam nutzen möchten, passen Sie die Rechte für den Ordner "INBOX" an, der standardmäßig für jedes Mailkonto existiert. Die gemeinsam genutzten Ordner werden im Posteingang der Nutzer angezeigt.

Wichtig: Wenn Sie einem anderen Nutzer Rechte an einem Ordner zuweisen, besitzt dieser Nutzer die zugewiesenen Rechte nicht automatisch auch bezüglich eventuell in diesem Ordner enthaltener Unterordner. Für jeden Ordner / Unterordner müssen die Rechte einzeln zugewiesen werden.

Arbeitsgruppen können sich mittels gemeinsam genutzter Ordner eine E-Mail-Adresse "teilen", um allen Nutzern die E-Mails zugänglich zu machen. So kann zumindest in kleinen Gruppen auf Mailverteiler verzichtet werden.

Auch könnte eine Vertrauensperson Zugriff auf den eigenen Posteingang erhalten und diesen vorsortieren bzw. unwichtige E-Mails löschen, dringende direkt beantworten oder als wichtig kennzeichnen.

Jeder der Benutzer des gemeinsam genutzten Ordners benötigt nur sein eigenes UNI-Passwort, um auf den Ordner zugreifen zu können.

Was ist zu tun?

  • Ordner erstellen
  • Allen Nutzern die entsprechenden Rechte geben
  • Ordner aufrufen


Freigabe von Ordnern zur Mitbenutzung

Um einen Ordner für einen anderen UNI-Nutzer freizugeben, müssen Sie den UNI-Benutzernamen der Person oder den Namen der Benutzergruppe kennen, die Zugriff auf den eigenen Ordner erhalten soll.

Gemeinsame Mail.png


  • Um den freizugebenden Ordner auszuwählen, klicken Sie zunächst im oberen Menü auf das Zahnrad (1), anschließend auf "Benutzereinstellungen (2)" und auf "Webmail (3)". Es tauchen dann alle Einstellungen auf, die Sie in Webmail administrieren können.


Screenshot Mail Webmail einrichten und benutzen 07.png


  • Nun wählen Sie den Punkt "Gemeinsame Ordner" aus.


Screenshot Mail Webmail einrichten und benutzen 16.png


  • Wählen Sie den Ordner aus, der für einen anderen Benutzer freigegeben werden soll. Die Ordner finden Sie auf dem Ordner-Symbol (hier: INBOX).
  • Klicken Sie, falls noch nicht markiert, auf "das leere Textfeld", um einen Zugriffsberechtigten hinzuzufügen.
  • Über "Benutzer" stehen die Benutzernamen aller Personen, Server etc., die bereits Zugriff auf den Ordner haben. An erster Stelle steht der Besitzer des Ordners selbst. An zweiter Stelle steht der Mailserver „cyradm“. Dieser Server muss immer vollen Zugriff auf den Ordner haben. Darunter stehen eventuell weitere Benutzer, denen Zugriffsrechte erteilt wurden.
  • Nachdem Sie auf das Feld geklickt haben, müssen Sie nun im Textfeld den IMT-Benutzernamen desjenigen eintragen, der Zugriff erhalten soll, oder beim Freigeben an eine Benutzergruppe diese in der Form "group:<Gruppenname>" angeben und anschließend festlegen, welche Rechte Sie ihm oder ihr zubilligen. (ACHTUNG: Bei Gruppen wird zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden!) Das Recht "List - Benutzer kann den Ordner sehen" sollten Sie ihm/ihr mindestens gewähren.
  • Klicken Sie auf "Speichern", um dem Benutzer die Rechte zuzuweisen.


Screenshot Mail Webmail einrichten und benutzen 17.png


  • Anschließend erscheint der neue Benutzer in der Liste. Um einen Benutzer aus der Liste zu löschen, müssen Sie ihm alle Rechte entziehen.


Rechte des Mitbenutzers im Detail

Folgende Rechte können Sie mit anderen Benutzern teilen:

Anzeigen

Das Recht ermöglicht das Sehen des Ordners. Es ist erforderlich, um alle folgenden Rechte ausüben zu können.

Lesen

Nachrichten können gelesen werden. Ist dieses Recht nicht ausgewählt, sieht der Benutzer nur die Betreff-Zeile.

Markieren (Gelesen)

Der Gelesen-/Ungelesen-Status kann verändert werden.

Markieren (Sonstige) (z. B. Wichtig/Beantwortet)

Eine Erweiterung der obigen Erlaubnis. E-Mails können erhöhte Aufmerksamkeit durch höheren Status (wichtig) erhalten oder auch anders markiert werden, um ihren Bearbeitungsstand kenntlich zu machen.

Bitte beachten Sie: Sollte dieser Eintrag bei einer E-Mail fehlen, kann es geschehen, dass die E-Mail durch den Mitbenutzer bearbeitet bzw. beantwortet wird, wenn er das Recht dazu hat, ohne dass dieser Vorgang kenntlich gemacht würde.

Einfügen

Neue Nachrichten können in den Ordner eingefügt werden. So kann der Mitbenutzer E-Mails aus seinen eigenen Ordnern in den gemeinsam genutzten Ordner verschieben oder kopieren.

E-Mail schicken (nicht durch IMAP)

Dieses Recht ermöglicht das direkte Senden an den gemeinsam genutzten Ordner. In Webmail ist dieses Recht aber nicht vorgesehen, weshalb eine Zuweisung des Rechtes keine Auswirkungen hat.

Administrieren

Vollzugriff auf den Ordner

Unterordner erstellen/Ordner umbenennen

Der Mitbenutzer darf Unterordner im freigegebenen Ordner erstellen, z. B. um die E-Mails besser sortieren zu können.

Ordner löschen/Umbenennen

Der User kann den ganzen Ordner löschen und umzubenennen. ACHTUNG: Benennt der andere User den Ordner um kann der Besitzer den Ordner nicht mehr Administrieren demnach acht geben ob dieses Recht von Nöten ist.

Löschen/Aufräumen

Der Mitbenutzer erhält das Recht, E-Mails ohne Bestätigung durch den Besitzer des Ordners zu löschen bzw. aus dem gemeinsam genutzten Ordner zu entfernen, also z. B. in einen seiner eigenen Ordner zu verschieben.


Mitbenutzte Ordner aufrufen

Falls Ihnen selbst von anderen Benutzern Zugriffsrechte auf Ordner gewährt worden sind, können Sie diese Ordner unter Ihrem eigenen UNI-Account einsehen und die E-Mails entsprechend den verliehenen Rechten bearbeiten.

Unter "Other Users" finden Sie die Ordner, für die andere Benutzer Ihnen Zugriffsrechte erteilt haben, in diesem Fall der Benutzer beyonder.


Screenshot Mail Webmail einrichten und benutzen 18.png


Die gemeinsam genutzten Ordner werden als normale Postordner dargestellt, und zwar mit allen Funktionen wie z. B. "Löschen". Dennoch können Sie jeweils nur jene Aktionen ausführen, die Ihnen vom Besitzer des Ordners erlaubt wurden. Wenn Ihnen das Löschen von E-Mails also nicht gestattet wurde, hat es keine Auswirkungen, wenn Sie eine E-Mail im betreffenden Ordner markieren und anschließend auf "Löschen" klicken. Leider bietet Webmail keine Möglichkeit, die Rechte am mitbenutzten Ordner einzusehen. Sie müssen sich vielmehr beim Besitzer des Ordners danach erkundigen oder es ausprobieren.


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 E-Mail: imt@uni-paderborn.de

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