Office 365 - Videokonferenzen in Teams

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In diesem Artikel wird beschrieben, wie Nutzer*innen eines der beiden UPB-Tenants (MSOPB und Microsoft 365 Education) Konferenzen im Tool Microsoft Teams starten können.


Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Videokonferenzen, bzw. Videobesprechungen über MS Teams abzuhalten. Dabei unterscheiden sich die verfügbaren Möglichkeiten, je nachdem, welche Microsoft 365 Lösung (Office 365 Education oder MSOPB) genutzt wird. Folgende Möglichkeiten zum Starten, bzw. Planen einer Videokonferenz kommen infrage:

  • Outlook-Termin
  • Chat
  • Kanal

Im folgenden Abschnitt werden Vorgehensweisen für die Methoden erläutert.

Schritt für Schritt Anleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Teams Meeting im mobilen Client (iOS, Android) planen

Outlook Termin[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Bei dieser Methode wird über das Outlook Add-In von MS Teams eine Besprechung geplant. Dabei wird in der Kalenderansicht von Outlook über den Button "Neue Teams Besprechung" eine Besprechung geplant. Hierbei können die gewünschten Daten wie Teilnehmer, Datum, Uhrzeit, etc. eingetragen werden. Es wird automatisch ein Link generiert, über welchen der Besprechung dann beigetreten werden kann.Sofern Sie die Desktop-App von MS Teams einsetzen, wird dieser durch Betätigen des Links gestartet. Alternativ können Sie der erstellten Videokonferenz auch über den Browser-Client von MS Teams beiwohnen.

Teams Add-In für Outlook
Teams Meeting im Outlook Add-In planen


Zu dieser Besprechung können Sie auch externe Gäste einladen. Diese haben auch Zugriff auf den Textchat.

Chat[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Besprechung im Chat starten: Über das Kamerasymbol kann eine Videokonferenz und über das Telefonsymbol eine Audiokonferenz gestartet werden

Alternativ kann eine Videokonferenz innerhalb eines (Gruppen-)Chats gestartet werden. Hierbei ist es nicht möglich, die Besprechung zu "planen", sie kann lediglich ad-hoc durchgeführt werden. Zum Planen einer Besprechung kann für Office 365 Education oder MSOPB erneut auf das Outlook Add-In zurückgegriffen werden.

Rechts oben im Chatfenster befinden sich mehrere Buttons, davon drei große. Ganz links über das Kamerasymbol wird eine Videokonferenz mit allen Chatteilnehmern gestartet. Rechts daneben befindet sich ein Telefonsymbol, über welches eine Audiokonferenz gestartet wird. Diese kann problemlos nach dem Start um Videofunktionalität ergänzt werden. Das dritte Symbol ermöglicht es, eine Konferenz zu starten, bei der der eigene Bildschirm, oder ausgewählte Programmfenster geteilt werden. Sämtliche Funktionalitäten können auch in einer laufenden Konferenz jederzeit von einzelnen Teilnehmern zu- oder abgeschaltet werden. Schlussendlich befindet sich rechts neben dem "Bildschirm teilen"-Symbol noch ein Button, um dem Chat zusätzliche Teilnehmer hinzuzufügen.

Darüber hinaus bietet MSOPB durch das zugrundeliegende Exchangebackend von outlook.com über den Teams-Client die Möglichkeit, Besprechungen zu planen. Dieser Planungsbildschirm ist ähnlich aufgebaut wie der des Outlook Add-Ins. Dort können dann einfach die erforderlichen und optionalen Teilnehmer eingetragen werden, die anschließend eine E-Mailbenachrichtigung erhalten. Private (Gruppen-)Chats können dabei allerdings nicht explizit eingeladen werden, sondern lediglich die jeweiligen Einzelnutzer. Kanäle eines Teams wiederum können als "Chaträume" bei der Planung einer Besprechung ergänzt werden. Die Besprechung wird dann "in diesem Kanal" stattfinden. Das bedeutet, dass sich sämtlicher während der Besprechung anfallender Chat innerhalb des Kanals wiederfindet. Die konkreten Eingabefelder und Optionen zum Planen eines Termins können dem letzten Bild zur Besprechungsplanung im Abschnitt "Channel" entnommen werden.

Kanal[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Innerhalb von Kanälen bietet sich für beide Microsoft 365 Lösungen die Möglichkeit, ad-hoc Besprechungen zu erstellen. Zu dieser sind dann alle Kanalmitglieder "eingeladen". Details der Besprechung können hierbei nicht weiter bearbeitet werden.


Kanalbesprechungen durchführen oder planen

Die Microsoft 365 Lösung MSOPB bietet darüber hinaus auch auf Kanalebene durch das zugrundeliegende Exchange-Backend die Möglichkeit, Kanalbesprechungen zu planen. Hierbei öffnet sich erneut ein Fenster, in dem weitere Details wie die einzuladenen Personen konfiguriert werden können. Ebenso ist es hier möglich, den Kanal, in dem die Besprechung stattfinden soll, festzulegen oder zu ändern.

In diesem Fenster können eine Besprechung geplant, Teilnehmer eingeladen und weitere Daten geändert werden.

In der Konferenz können Sie auch externe Gäste hinzufügen. Diese haben aber keinen Zugriff auf den Textchat.



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