Manuelle Archivierung mit Outlook 2019 (Windows 10)

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Das E-Mail Postfach vom IMT ist nicht unendlich groß. Wenn sie viele E-Mails empfangen, kann es ihnen irgendwann passieren, dass die Speichergrenze erreicht ist. Nun müssen sie E-Mails löschen, oder in einen Archivordner verschieben. In diesem Artikel gehen wir auf die manuelle Archivierung von E-Mails ein. Falls sie ihre E-Mails lieber automatisch archivieren lassen wollen, brauchen sie eine andere Anleitung

Was ist zu tun?

  • Archivordner beim IMT beantragen
  • Archivordner in Outlook hinzufügen

Schritt-für-Schritt Anleitung

Archivordner beantragen

Falls sie noch keinen Archivordner haben, müssen sie Diesen erst beantragen. Dazu genügt eine formlose E-Mails an imt@upb.de.

Kontotyp herausfinden

Nun müssen wir herausfinden, was für ein E-Mailkonto sie benutzen. An der Uni Paderborn werden zwei verschiedene Typen angeboten: IMAP und Exchange. Falls sie nicht wissen, welches Konto sie haben, können sie dies in den "Kontoeinstellungen" unter "Typ" nachsehen.

Screenshot Outlook19 RibbonDatei.png
Screenshot Outlook19 Accounttyp.png
Screenshot Outlook19 Accounteinstellungen.png


  • Haben sie ein IMAP Konto: Fahren sie mit dem nächsten Punkt der Anleitung fort
  • Haben sie sowohl ein Exchange als auch ein IMAP Konto: Fahren sie mit dem nächsten Punkt der Anleitung fort
  • Haben sie nur ein Exchange Konto? Dann müssen sie sich zuerst ihr IMAP Konto zusätzlich in Outlook einrichten. Eine Anleitung finden sie hier


Archivordner einrichten

Screenshot Outlook19 Ordner-Kontext.png


  • Als erstes müssen wir unseren Archivordner in Outlook einbinden. Dieser hat in der Regel den Namen "Archiv-IMT".
  • In den meisten Fällen wird er schon in der Ordnerleiste am linken Rand angezeit
  • In diesem Fall fehlt er, also beginnen wir mit einem Rechtsklick auf das IMAP Konto
  • Im Kontextmenü klicken wir auf "IMAP-Ordner"


Screenshot Outlook19 IMAP-Ordner-Abfragen.png


  • Mit einem Klick auf "Abfrage" können wir uns alle Ordner anzeigen lassen, die zu diesem Postfach gehören


Screenshot Outlook19 IMAP-Ordner-abonieren.png


  • Jetzt wird uns der Ordner mit dem Namen "Archiv-IMT" angezeigt
  • Den Ordner mit einem Rechtsklick auswählen
  • Anschließend auf "Abonnieren" klicken
  • Zum Schuss den Vorgang mit einem Klick auf "OK" abschließen


Screenshot Outlook19 Mailordner.png


  • Nun taucht unser Archivordner in der Ordnerstruktur am linken Rand auf
  • Ab jetzt können wir dort E-Mails archivieren


E-Mails archivieren

Screenshot Outlook19 Mail-in-Archiv-verschieben.png


  • Wir beginnen mit dem Markieren der E-Mails, die archiviert werden sollen
  • Klicken sie die gewünschten E-Mails an. Mit dem Halten der "STR-Taste" können mehrere E-Mails gleichzeitig ausgewählt werden.
  • Wollen sie alle E-Mails auswählen, drücken sie "STR"+"A"
  • Haben sie mehrere E-Mails markiert, machen sie einen Rechtsklick auf diese
  • Im Kontextmenü gehen sie nun auf "Verschieben" und Klicken sie anschließend auf den Archivordner
  • Alternativ können sie die E-Mails auch mit der Maus in den Archivordner ziehen


Siehe auch

Automatische Archivierung mit Outlook 2010 (Windows 7)


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an die Benutzerberatung des IMT

IMT:Notebook-Café I0.401 IMT:ServicePoint N5.344 Tel.: +49 (5251) 60-5544 E-Mail: imt@uni-paderborn.de