Manuelle Archivierung mit Outlook

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For other articles about this topic, see E-Mail Archivierung

Das E-Mail Postfach vom ZIM ist nicht unendlich groß. Wenn Sie viele E-Mails empfangen, kann es Ihnen irgendwann passieren, dass die Speichergrenze erreicht ist. Nun müssen Sie E-Mails löschen, oder in einen Archivordner verschieben.

Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

  • Archivordner beim ZIM beantragen
  • Archivordner in Outlook hinzufügen

Schritt-für-Schritt Anleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Archivordner beantragen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Falls Sie noch keinen Archivordner haben, müssen Sie diesen erst beantragen. Dazu genügt eine formlose E-Mail an imt@upb.de.

Kontotyp herausfinden[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Nun müssen wir herausfinden, was für ein E-Mail-Konto Sie benutzen. An der Uni Paderborn werden zwei verschiedene Typen angeboten: IMAP und Exchange. Falls Sie nicht wissen, welches Konto Sie haben, können Sie dies in den "Kontoeinstellungen" unter "Typ" nachsehen.

Screenshot Outlook19 RibbonDatei.png
Screenshot Outlook19 Accounttyp.png
Screenshot Outlook19 Accounteinstellungen.png


  • Haben Sie ein IMAP-Konto? Fahren Sie mit dem nächsten Punkt der Anleitung fort
  • Haben Sie sowohl ein Exchange als auch ein IMAP-Konto? Fahren Sie mit dem nächsten Punkt der Anleitung fort.
  • Haben Sie nur ein Exchange-Konto? Dann müssen Sie sich zuerst Ihr IMAP-Konto zusätzlich in Outlook einrichten. Eine Anleitung finden Sie hier


Archivordner einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Screenshot Outlook19 Ordner-Kontext.png


  • Als Erstes müssen wir unseren Archivordner in Outlook einbinden. Dieser hat in der Regel den Namen "Archiv-IMT".
  • In den meisten Fällen wird er schon in der Ordnerleiste am linken Rand angezeigt.
  • In diesem Fall fehlt er, also beginnen wir mit einem Rechtsklick auf das IMAP-Konto.
  • Im Kontextmenü klicken wir auf "IMAP-Ordner".


Screenshot Outlook19 IMAP-Ordner-Abfragen.png


  • Mit einem Klick auf "Abfrage" können wir uns alle Ordner anzeigen lassen, die zu diesem Postfach gehören


Screenshot Outlook19 IMAP-Ordner-abonieren.png


  • Jetzt wird uns der Ordner mit dem Namen "Archiv-IMT" angezeigt.
  • Den Ordner mit einem Rechtsklick auswählen.
  • Anschließend auf "Abonnieren" klicken.
  • Zum Schuss den Vorgang mit einem Klick auf "OK" abschließen.


Screenshot Outlook19 Mailordner.png


  • Nun taucht unser Archivordner in der Ordnerstruktur am linken Rand auf.
  • Ab jetzt können wir dort E-Mails archivieren.


E-Mails archivieren[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Screenshot Outlook19 Mail-in-Archiv-verschieben.png


  • Wir beginnen mit dem Markieren der E-Mails, die archiviert werden sollen.
  • Klicken Sie die gewünschten E-Mails an. Mit dem Halten der "STR-Taste" können mehrere E-Mails gleichzeitig ausgewählt werden.
  • Wollen Sie alle E-Mails auswählen, drücken Sie "STRG"+"A".
  • Haben Sie mehrere E-Mails markiert, machen Sie einen Rechtsklick auf diese.
  • Im Kontextmenü gehen Sie nun auf "Verschieben" und klicken Sie anschließend auf den Archivordner.
  • Alternativ können Sie die E-Mails auch mit der Maus in den Archivordner ziehen.


Für große Postfächer[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Wenn Sie eine umfangreiche Ordnerstruktur haben, empfehlen wir folgende Vorgehensweise:

  • Führen Sie eine manuelle Archivierung des aktiven Exchange-Postfachs in eine lokale Archivdatei durch. Sie können bestimmen, bis zu welchem Datum die E-Mails archiviert werden sollen. Also z.B.: Alles vor dem 01.01.2023
  • Dadurch werden die E-Mails Ihres Postfachs inklusive der Ordnerstruktur in eine externe Outlookdatei verschoben, die älter als 01.01.2023 sind. Die Belegung des Exchangepostfachs sinkt um den Platz der verschobenen E-Mails.
  • Anschließend importieren Sie den Inhalt dieser lokalen Archivdatei in den neuen Ordner "Archiv-IMT" des IMAP-Postfachs.
  • Dadurch werden alle E-Mails inklusive der ursprünglichen Ordnerstruktur in ebendiesen Archivordner abgelegt.

Siehe auch[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 E-Mail: imt@uni-paderborn.de

Das Notebook-Café ist die Benutzerberatung des ZIM - Sie finden uns in Raum I0.401

Wir sind zu folgenden Zeiten erreichbar:

Mo Di-Do Fr
Vor-Ort-Support 08:30-16 Uhr 08:30-14 Uhr
Telefonsupport 08:30-16 Uhr 08:30-14 Uhr

Das ZIM:Servicecenter Medien auf H1 hat aktuell von Montag bis Donnerstag von 08:00-16:00 Uhr und Freitags von 08:00 bis 14:30 Uhr geöffnet.

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