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Formulare - Nutzung von TYPO3-Formularen

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HilfeWiki des IMT der Uni Paderborn
no displaytitle found: Formulare - Nutzung von TYPO3-Formularen

Diese Anleitung zeigt und erklärt Ihnen die Nutzung von TYPO3-Formularen.

Was ist zu tun?

  • Einbindung von Formularen und Datenschutzerklärung
  • Was sind Finisher?
  • Konfiguration der Finisher
  • Testen
  • Exportieren von Daten
  • Löschen von Daten
  • Mehrsprachigkeit
  • Upload-Felder


Einbindung von Formularen und Datenschutzerklärung

Vor dem Einbinden eines Formulars erstellen Sie eine Seite für Ihre Formular-Datenschutzerklärung oder Sie nutzen eine vorhandene Seite in Ihrem Bereich. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfe-Wiki.

TYPO3Formular1.png


  • Zum Einbinden von Formularen nutzen Sie das Inhaltselement "Formular" im Reiter "Formulare".
  • Das Inhaltselement "Formhandler" nutzen Sie bitte nicht mehr.


Nach einem Klick auf "Formular" erhalten Sie folgende Ansicht:

TYPO3Formular2.png


In dem Reiter "UPB" müssen Sie zunächst eine Seite für Ihre Datenschutzerklärung auswählen. Andernfalls lässt sich das Formular-Inhaltselement nicht speichern.

TYPO3Formular3.png


In dem Reiter "Plug-In" können Sie dann das gewünschte Formular auswählen.

Unterschiedliche Formulare

Je nach Bereich haben TYPO3-Redakteure Zugriff auf unterschiedliche Formulare. Bitte beachten Sie, dass es je nach Formular sein kann, dass die beauftragende Stelle das Formular ändert bzw. ändern lässt. Zweckendfremden Sie also bitte keine Formulare, nur weil die darin enthaltenen Felder zu ihrem Anliegen passen. Prüfen Sie den Namen des Formulars. Entspricht dieser Ihrer Intention? Dann sollten Sie dieses Formular nutzen können. Sprechen Sie ggf. mit Ihrem zuständigen Administratoren-Team oder beantragen Sie ein Formular für Ihre Zwecke.

Alle Redakteure können folgende Standard-Formulare nutzen:

Kontakt-Formular

TYPO3Formular4.png


Hier können Sie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse und ein Nachrichten-Textfeld eintragen.

Kontakt-Daten-Formular

TYPO3Formular5.png


Hier können Sie Vor- und Nachname sowie die E-Mail-Adresse eintragen.

Kontakt-Daten extern

TYPO3Formular6.png


Hier können Sie Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Organisation/Firma und Position/Abteilung eintragen.

Was sind Finisher?

TYPO3Formular7.png


Finisher sind Aktivitäten, welche nach dem Absenden eines Formulars ausgeführt werden.

E-Mail an Empfänger Sendet eine E-Mail an den Betreiber des Formulars mit den Daten des Formulars.
Protokol-Finisher Schreibt die eingegebenen Daten in eine Datenbank, damit Sie diese später über den Formular-Exporter in eine CSV-Datei schreiben können.
UPB - E-Mail an den Absender Sendet eine E-Mail an den Webseiten-Besucher.
Bestätigung Hier können Sie entweder eine Textnachricht eingeben oder ein Inhaltselement auswählen, welches nach dem Absenden dem Webseitenbesucher angezeigt wird.


E-Mail an Empfänger

TYPO3Formular8.png


  • Passen Sie die Konfiguration an Ihre Bedürfnisse an.
  • Insbesondere die E-Mail-Adressen sind anzupassen, da die hier verwendeten Default-Angaben keine gültigen Adressen sind und somit beim Absenden des Formulars ein Fehler auftreten würde.


Protokol-Finisher

TYPO3Formular9.png


In der Regel müssen Sie hier keine Angaben machen, es sei denn Sie wollen das Double-Opt-In-Verfahren nutzen.

TYPO3Formular10.png


So können Sie das Double-Opt-In-Verfahren nutzen.

UPB - E-Mail an den Absender

TYPO3Formular11.png


  • Passen Sie die Konfiguration an Ihre Bedürfnisse an.
  • Insbesondere die E-Mail-Adressen sind anzupassen, da die hier verwendeten Default-Angaben keine gültigen Adressen sind und somit beim Absenden des Formulars ein Fehler auftreten würde.
TYPO3Formular12.png


Bestätigung

TYPO3Formular13.png


Bestätigen Sie hier Ihre Eingaben.

Testen

Nach der Konfiguration des Formulars sollten Sie ihr Formular testen. Füllen Sie dazu das Formular ein- oder zweimal selbst aus und prüfen Sie das Verhalten:

  • Wurden die E-Mails korrekt versendet?
  • Passen die Angaben und Überschriften?
  • Anschließend sollten Sie einmal den Export durchführen und prüfen, ob die Daten korrekt enthalten sind (siehe Export).

Bei neuen Formularen, welche Sie beantragt haben, können Sie außerdem noch folgende Punkte prüfen:

  • Ist die Darstellung korrekt und sind alle Felder vorhanden?
  • Stimmen die Texte und Bezeichner?
  • Sind die Pflichtfelder richtig definiert?


Exportieren von Daten

TYPO3Formular14.png


Um die Daten des Formulars zu erhalten, öffnen Sie in TYPO3 das Modul "Formular-Exporter".

TYPO3Formular15.png


Wählen Sie die Seite, welche das Formular enthält.

TYPO3Formular16.png


  • Im Hauptbereich sehen Sie dann diese Ausgabe.
  • Nach einem Klick auf "Exportieren" wird Ihnen eine CSV-Datei zum Download angeboten.


TYPO3Formular17.png


  • Öffnen Sie nun z.B. Excel und erstellen Sie dort ein neues leeres Dokument.
  • Über den Reiter "Daten" und die Schaltfläche "Aus Text/CSV" können Sie die Daten importieren.


TYPO3Formukar18.png


  • Es öffnet sich ein Wizard.
  • Achten Sie hier insbesondere darauf, dass Sie als Dateiursprung Unicode (UTF-8) auswählen. Ansonsten werden z.B. Umlaute falsch dargestellt.
  • Klicken Sie im Wizard dann auf "Laden".
  • Der Import ist abgeschlossen.
  • Zur weiteren Bearbeitung empfiehlt es sich das Dokument als Excel-Datei zu speichern (xlsx).


Löschen von Daten

In Ihrer Datenschutzerklärung haben Sie erläutert, über welchen Zeitraum Sie die Daten speichern. Mit Ablauf dieser Frist müssen Sie die Daten löschen.

TYPO3Formular19.png


Über das Modul "Liste" können Sie sich alle Log-Einträge der Formularangaben auflisten lassen.

TYPO3Formular20.png


  • Um einen Eintrag zu löschen, nutzen Sie wie gewohnt die Mülleimer-Schaltfläche. Mehrere Einträge können Sie über die Zwischenablage von TYPO3 entfernen.
  • Hinweis: Eine Darstellung der Inhalte ist im Listenmodul nicht möglich.
  • Sollten Sie ein Formular mit Dateiupload-Feld nutzen, so löschen Sie auch die Dokumente in dem entsprechenden Ordner.


TYPO3Formular21.png


Alternativ können Sie natürlich auch die Seite mit dem Formular löschen, sofern Sie diese nicht mehr benötigen.

Mehrsprachigkeit

Die Standard-Formulare sind mehrsprachig. Leider ist dies derzeit nur für globale Formulare (wie z.B. das Kontaktformular) möglich. Benötigen Sie ein Formular in mehreren Sprachen, so erstellt das IMT je Sprache ein Formular.

Upload-Felder

  • Wenn Ihr Formular ein oder mehrere Upload-Felder enthält, müssen Sie dem IMT diese mitteilen, damit wir Ihnen einen entsprechenden Dateiordner konfigurieren können, welcher dann die Dateien des Formulars enthält.
  • Wenn dies noch nicht geschehen ist, sehen Sie einen Hinweis in der Webseitenausgabe des Formulars.



Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 E-Mail: imt@uni-paderborn.de

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