Indico - Checkliste Veranstaltung organisieren

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HilfeWiki des ZIM der Uni Paderborn

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Wenn Sie eine Veranstaltung mit Indico organisieren möchten, gehen Sie bitte folgende Checkliste durch und senden uns Ihre Antworten an zim@uni-paderborn.de

Die Checkliste und die unten angegeben Links sollen Ihnen als Hilfe zur Veranstaltungsplanung dienen. Wenn Sie Einträge oder Links vermissen, teilen Sie uns dies bitte mit!

Was ist zu tun

1. Checkliste durchgehen
2. Antworten an das ZIM senden

   zim@uni-paderborn.de

Checkliste Veranstaltungsmanagement

Stammdaten

1. Name der Veranstaltung
2. Zeitraum
3. geschätzte Teilnehmerzahl
4. Verantwortliche Person / Ansprechperson

Veranstaltungstyp

• Was ist der Veranstaltungstyp?
  • Präzenzveranstaltung
  • Hybridveranstaltung (zeitgleich Präsenz und Online)
  • Online-Veranstaltung

Vor der Veranstaltung

1. Anmeldeart
   • keine Anmeldung
   • Einfache Anmeldung
     • Formular - Ergebnis CSV-Liste mit Name und Email, Mailing-Liste
   • Komplexere Anmeldung
     • Registrierung zur Veranstaltung insgesamt
     • Bezahlfunktion für Beiträge
     • Zusatzfunktionen (Zeitslots, Essen etc) mit Anmeldung
2. Informationsseite - Webseite
   • TYPO3, Wordpress
     • intern
     • extern
3. geschützte Uploadfunktion (z.B. Abstracts, Präsentation)
4. Unterstützung Begutachtungsprozess Einreichungen

Während der Veranstaltung

1. Präsenzveranstaltung und hybrid
   1. Raum, Equipment, Mikrofone (Reservierung notwendig)
   2. WLAN Unterstützung (genügt eduroam oder wird ein Zugang zum Tagung-Netzwerk benötigt)
   3. Hörsaaltechnik (Beamer, Mikrofone)
   4. zusätzliche Medientechnik, (frühzeitige Reservierung notwendig)
   5. Medientechnische Unterstützung, (frühzeitige Anfrage notwendig)
   6. Bereitstellung Computer (Pool, Laptop, ipad)
2. Online und hybrid
   1. Webkonferenzsystem
   2. Livestream
   3. Aufzeichnung
3. Webdienste
   1. Chat
   2. Webseite
   3. Forum

Nach der Veranstaltung

1. Webseite
2. Download-Funktion
   • offen
   • geschützt
   • registrierter Nutzer
3. Austausch und Feedback
   • offen
   • geschützt
   • registrierter Nutzer

Allgemeine Hinweise / Anlaufstellen

1. Raumvergabe

   Dez. 2.4 - Zentrale Raumverwaltung

2. Corporate Design

   Brandportal

   Corporate Design - Designvorgaben und Templates

3. Catering / Mensa

   Catering Studierendenwerk

   Mensa

4. Öffentliche Verkehrsmittel

   Mobilität und Verkehr

5. Pressemitteilungen

   Presse, Kommunikation und Marketing

6. Arbeitsschutz / Sicherheitsdienst

   Dez 5.3 - Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz

7. Hausmeister

   Hausmeister

8. Benutzerberatung des ZIM
9. Servicecenter Medien

Zentrum für Informations- und Medientechnische Dienste der Universität Paderborn (ZIM) - Ehemals IMT

Content Management System (CMS) das zum Erstellen, Bearbeiten und Pflegen von Webseiten genutzt wird.

Drahtlose Netzwerkverbindung

Education Roaming - WLAN-Netzwerk, das an der Universität Paderborn und an vielen weiteren Institutionen weltweit genutzt werden kann. Zugang zu einem Eduroam-Netzwerk, gewährt Zugang zu allen Eduroam-Netzwerken (WLAN).

Textbasierte Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Nutzern in Echtzeit.

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Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 • Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 • E-Mail: zim@uni-paderborn.de

Das Notebook-Café ist die Benutzerberatung des ZIM - Sie finden uns in Raum I0.401

Wir sind zu folgenden Zeiten erreichbar:

	Mo-Do	Fr
Vor-Ort-Support	08:30 - 16:00	08:30 - 14:00
Telefonsupport	08:30 - 16:00	08:30 - 14:00

Das ZIM:Servicecenter Medien auf H1 hat aktuell zu folgenden Zeiten geöffnet:

Mo-Do	Fr
08:00 - 16:00	08:00 - 14:30