Indico - Checkliste Veranstaltung organisieren

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HilfeWiki des IMT der Uni Paderborn

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Wenn Sie eine Veranstaltung mit Indico organisieren möchten, gehen Sie bitte folgende Checkliste durch und senden uns Ihre Antworten an imt@uni-paderborn.de

Die Checkliste und die unten angegeben Links sollen Ihnen als Hilfe zur Veranstaltungsplanung dienen. Wenn Sie Einträge oder Links vermissen, teilen Sie uns dies bitte mit!

Was ist zu tun

1. Checkliste durchgehen
2. Antworten an das IMT senden

   imt@uni-paderborn.de

Checkliste Veranstaltungsmanagement

Stammdaten

1. Name der Veranstaltung
2. Zeitraum
3. geschätzte Teilnehmerzahl
4. Verantwortliche Person / Ansprechperson

Veranstaltungstyp

• Was ist der Veranstaltungstyp?
  • Präzenzveranstaltung
  • Hybridveranstaltung (zeitgleich Präsenz und Online)
  • Online-Veranstaltung

Vor der Veranstaltung

1. Anmeldeart
   • keine Anmeldung
   • Einfache Anmeldung
     • Formular - Ergebnis CSV-Liste mit Name und Email, Mailing-Liste
   • Komplexere Anmeldung
     • Registrierung zur Veranstaltung insgesamt
     • Bezahlfunktion für Beiträge
     • Zusatzfunktionen (Zeitslots, Essen etc) mit Anmeldung
2. Informationsseite - Webseite
   • TYPO3, Wordpress
     • intern
     • extern
3. geschützte Uploadfunktion (z.B. Abstracts, Präsentation)
4. Unterstützung Begutachtungsprozess Einreichungen

Während der Veranstaltung

1. Präsenzveranstaltung und hybrid
   1. Raum, Equipment, Mikrofone (Reservierung notwendig)
   2. WLAN Unterstützung (genügt eduroam oder wird ein Zugang zum Tagung-Netzwerk benötigt)
   3. Hörsaaltechnik (Beamer, Mikrofone)
   4. zusätzliche Medientechnik, (frühzeitige Reservierung notwendig)
   5. Medientechnische Unterstützung, (frühzeitige Anfrage notwendig)
   6. Bereitstellung Computer (Pool, Laptop, ipad)
2. Online und hybrid
   1. Webkonferenzsystem
   2. Livestream
   3. Aufzeichnung
3. Webdienste
   1. Chat
   2. Webseite
   3. Forum

Nach der Veranstaltung

1. Webseite
2. Download-Funktion
   • offen
   • geschützt
   • registrierter Nutzer
3. Austausch und Feedback
   • offen
   • geschützt
   • registrierter Nutzer

Allgemeine Hinweise / Anlaufstellen

1. Raumvergabe

   Dez. 2.4 - Zentrale Raumverwaltung

2. Corporate Design

   Brandportal

   Corporate Design - Designvorgaben und Templates

3. Catering / Mensa

   Catering Studierendenwerk

   Mensa

4. Öffentliche Verkehrsmittel

   Mobilität und Verkehr

5. Pressemitteilungen

   Presse, Kommunikation und Marketing

6. Arbeitsschutz / Sicherheitsdienst

   Dez 5.3 - Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz

7. Hausmeister

   Hausmeister

8. Benutzerberatung des IMT
9. Servicecenter Medien

Content Management System (CMS) das zum Erstellen, Bearbeiten und Pflegen von Webseiten genutzt wird.

Drahtlose Netzwerkverbindung

Education Roaming - WLAN-Netzwerk, das an der Universität Paderborn und an vielen weiteren Institutionen weltweit genutzt werden kann. Zugang zu einem Eduroam-Netzwerk, gewährt Zugang zu allen Eduroam-Netzwerken (WLAN).

Textbasierte Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Nutzern in Echtzeit.

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Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 • Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 • E-Mail: imt@uni-paderborn.de

Das Notebook-Café ist die Benutzerberatung des IMT

Das IMT:Notebook-Café (Raum I0.401) bietet in der vorlesungsfreien Zeit nur eingeschränkten Support

	Mo	Di-Do	Fr
Vor-Ort-Support	08:30-16 Uhr		08:30-14 Uhr
Telefonsupport	08:30-16 Uhr		08:30-14 Uhr

Das IMT:Servicecenter Medien auf H1 hat ab 8. April wieder von Montag bis Donnerstag von 08:00-16:00 Uhr und Freitags von 08:00 bis 14:30 Uhr geöffnet.