Senden im Auftrag von mit Outlook 2019 (Windows 10)
| Anleitung | |
|---|---|
 Microsoft Windows | |
| Informationen | |
| Betriebssystem | Windows 10 und Windows 11 |
| Service | Exchange |
| Interessant für | Gäste, Angestellte und Studierende |
| Windows Portalseite | |
Wenn sie als Stellvertreter:in E-Mails für eine andere Person beantworten sollen, brauchen sie nicht unbedingt Zugriff auf das komplette E-Mail-Konto der entsprechenden Person. Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails "im Auftrag von" einer anderen Person zu beantworten.
Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Zugriffsrechte für die Stellvertretung einrichten
- Beim Stellvertreter eine zusätzliche Absenderadresse eintragen, die er vertreten soll
Schritt-für-Schritt Anleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Im Folgenden gehen wir davon aus, dass eine Person namens Max Mustermann die Stellvertretung für Erica Musterfrau übernehmen soll.
Rechte für Stellvertreter einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Die folgenden Schritte müssen am PC der Person erfolgen, die eine Vertretung haben möchte.
- Mit einem Klick auf "Datei" oben links rufen Sie das Menü auf.
- Mit einem Klick klappen Sie die "Kontoeinstellungen" auf.
- Danach klicken Sie auf "Zugriffsrechte für Stellvertretung".
- Das Menü für die Stellvertretungen ist aktuell noch leer.
- Mit "Hinzufügen" fahren Sie fort.
- Sie sehen nun die globale Adressliste.
- Suchen Sie die Person heraus, die als Stellvertreter:in tätig werden soll.
- Im Feld oben rechts können Sie eine Vorauswahl zum Filtern treffen. (1)
- Suchen Sie die Person aus der Liste heraus und wählen Sie sie aus. (2)
- Klicken Sie auf "Hinzufügen". (3)
- Erscheint die Person im Feld neben "Hinzufügen", können wir mit "OK" fortfahren. (4)
- Wählen Sie nun aus, welche Rechte die Stellvertretung haben soll.
- Soll die Stellvertretung lediglich Besprechungsanfragen beantworten, sind die hier gezeigten Standardeinstellungen ausreichend.
- Mit einem Klick auf das markierte Kästchen, können Sie der Stellvertretung automatisch eine Zusammenfassung der Änderungen zukommen lassen.
- Mit der hier gewählten Einstellung, gehen Besprechungsanfragen und Antworten automatisch an die Stellvertretung.
- Antwortet die Stellvertretung für Sie auf eine Besprechungsanfrage, wird diese automatisch ihrem Kalender hinzugefügt.
- Sie können optional auch die privaten Elemente freigeben. Dies gilt dann jedoch global für alle Exchange-Ordner einschließlich E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal.
- Mit einem Klick auf "OK" fahren wir fort.
- Nun haben Sie einen Stellvertreter für Ihr Konto eingerichtet.
- Mit einem Klick auf "OK" schließen Sie die Einrichtung ab.
Absender beim Stellvertreter einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Die nun folgenden Schritte müssen am PC der Stellvertreter:in erfolgen. Bei ihm muss die Absenderadresse eingerichtet werden, für die die Stellvertretung übernommen werden soll.
- Mit einem Klick auf "Neue E-Mail" oben links öffnen Sie das Fenster für eine neue E-Mail.
- Mit einem Klick auf "Von" klappen Sie das Kontextmenü für die Absenderadressen auf.
- Hier werden alle E-Mail-Edressen angezeigt, von denen Sie senden können.
- Klicken Sie nun auf "Weitere E-Mail-Adresse..." um einen neuen Eintrag hinzuzufügen.
- Nun tragen Sie die E-Mail Adresse ein, von der Sie stellvertretend versenden wollen.
- Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Ist die Adresse bekannt, können Sie diese direkt in das weiße Feld eintippen.
- Alternativ können Sie auch auf "Von..." klicken und eine Person aus der globalen Adressliste suchen, die wir schon im ersten Abschnitt benutzt haben.
- Haben Sie auf eine der beiden Varianten die Adresse eingegeben, bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf "OK".
- Nun wird neben dem Feld "Von" die neue Absenderadresse angezeigt.
- Die E-Mail, die Sie nun schreiben, würde nun Stellvertretend für die Adresse gesendet werden, die gerade ausgewählt ist.
- Outlook merkt sich die Adressen, von denen Sie versenden können.
- Ab jetzt können sie für jede neue E-Mail die sie versenden, auf das Feld "Von" klicken und auswählen, von welcher Adresse sie versenden wollen.
- Der Empfänger der E-Mail kann erkennen, dass eine E-Mail von einem Stellvertreter versendet wurde.
- In der Absender-Kopfzeile erscheint der Name des Stellvertreters mit dem Zusatz "im Auftrag von", gefolgt vom Namen der Person in dessen Auftrag die E-Mail gesendet wurde.
