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1. Die lokale Archivierung Ihrer E-Mails mit Hilfe der automatischen Archivierungsfunktion von Outlook. Der Vorteil bei dieser Methode liegt darin, dass Sie sich nicht um die Archivierung kümmern müssen; das erledigt Outlook automatisch für Sie. Der Nachteil an dieser Methode ist, dass Ihr Archiv nur lokal auf dem jeweiligen Rechner verfügbar ist und Sie Ihre „archive.pst“-Datei von Hand extern sichern müssen. | 1. Die lokale Archivierung Ihrer E-Mails mit Hilfe der automatischen Archivierungsfunktion von Outlook. Der Vorteil bei dieser Methode liegt darin, dass Sie sich nicht um die Archivierung kümmern müssen; das erledigt Outlook automatisch für Sie. Der Nachteil an dieser Methode ist, dass Ihr Archiv nur lokal auf dem jeweiligen Rechner verfügbar ist und Sie Ihre „archive.pst“-Datei von Hand extern sichern müssen. | ||
| − | 2. Die manuelle Archivierung mittels IMAP-Ordner(n). Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass Ihre archivierten E-Mails von überall aus verfügbar sind und automatisch vom | + | 2. Die manuelle Archivierung mittels IMAP-Ordner(n). Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass Ihre archivierten E-Mails von überall aus verfügbar sind und automatisch vom ZIM täglich eine Sicherungskopie erstellt wird. Der Nachteil ist, dass Sie Ihre E-Mails manuell in das Archiv verschieben müssen. |
Sollten Sie nur an einem Rechner arbeiten (und/oder ein geringes E-Mail-Aufkommen haben), lohnt sich für Sie wahrscheinlich der Einsatz der ersten Methode. Arbeiten Sie an mehreren Rechnern und benötigen Sie auf jedem Rechner Zugriff auf alle Ihre E-Mails, dann empfehlen wir Ihnen, die zweite Methode zu nutzen. | Sollten Sie nur an einem Rechner arbeiten (und/oder ein geringes E-Mail-Aufkommen haben), lohnt sich für Sie wahrscheinlich der Einsatz der ersten Methode. Arbeiten Sie an mehreren Rechnern und benötigen Sie auf jedem Rechner Zugriff auf alle Ihre E-Mails, dann empfehlen wir Ihnen, die zweite Methode zu nutzen. | ||
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| + | Beachten Sie bitte die Datenminimierung und Speicherbegrenzung nach [https://dsgvo-gesetz.de/art-5-dsgvo/ DSGVO]. E-Mails mit personenbezogenen Daten dürfen nur langfristig gespeichert werden, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht. | ||
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== Siehe auch == | == Siehe auch == | ||
* [[E-Mail Archivierung]] | * [[E-Mail Archivierung]] | ||
* [[Mail]] | * [[Mail]] | ||
Aktuelle Version vom 7. Mai 2026, 09:28 Uhr
Allgemeine Informationen
| Information | |
|---|---|
| Informationen | |
| Betriebssystem | Alle |
| Service | Exchange und Mail |
| Interessant für | Gäste, Angestellte, Bereiche, Besucher und Studierende |
| HilfeWiki des ZIM der Uni Paderborn | |
Um Ihre Daten bei Outlook regelmäßig zu sichern und damit Ihre Mailbox nicht zu groß wird, empfehlen wir Ihnen, Ihre E-Mails zu archivieren. Hierfür stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:
1. Die lokale Archivierung Ihrer E-Mails mit Hilfe der automatischen Archivierungsfunktion von Outlook. Der Vorteil bei dieser Methode liegt darin, dass Sie sich nicht um die Archivierung kümmern müssen; das erledigt Outlook automatisch für Sie. Der Nachteil an dieser Methode ist, dass Ihr Archiv nur lokal auf dem jeweiligen Rechner verfügbar ist und Sie Ihre „archive.pst“-Datei von Hand extern sichern müssen.
2. Die manuelle Archivierung mittels IMAP-Ordner(n). Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass Ihre archivierten E-Mails von überall aus verfügbar sind und automatisch vom ZIM täglich eine Sicherungskopie erstellt wird. Der Nachteil ist, dass Sie Ihre E-Mails manuell in das Archiv verschieben müssen.
Sollten Sie nur an einem Rechner arbeiten (und/oder ein geringes E-Mail-Aufkommen haben), lohnt sich für Sie wahrscheinlich der Einsatz der ersten Methode. Arbeiten Sie an mehreren Rechnern und benötigen Sie auf jedem Rechner Zugriff auf alle Ihre E-Mails, dann empfehlen wir Ihnen, die zweite Methode zu nutzen.
🛈 Hinweis
Beachten Sie bitte die Datenminimierung und Speicherbegrenzung nach DSGVO. E-Mails mit personenbezogenen Daten dürfen nur langfristig gespeichert werden, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht.