AutoArchivierung mit Outlook

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Mit der AutoArchivierung von Outlook können E-Mails automatisch gelöscht oder in ein lokales Archiv sortiert werden. Diese Funktion ist seit Outlook 2010 standardmäßig deaktiviert und kann bei Bedarf aktiviert werden. Es können keine E-Mails im Archiv-IMT-IMAP-Ordner abgelegt werden. Das aktivieren der AutoArchivierung ist keine hinreichende Sicherung des E-Mail Postfachs. Dafür sind zusätzliche regelmäßige Backups auf einem externen Datenträger nötig!

Windows[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Öffnen Sie Microsoft Outlook.

Menü


  • Klicken Sie in Outlook auf "Datei".


Optionen


  • Klicken Sie am linken Rand auf "Optionen".


Erweiterte Optionen


  • Klicken Sie auf "Erweitert".
  • Wählen Sie anschließend "Einstellungen für AutoArchivierung...".


Lokales Archiv[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Lokale Archivierung


  • Wählen Sie die gewünschten Archivierungseinstellungen.
  • Wählen Sie ein kurzes Intervall, wenn Sie viele E-Mails bekommen.
  • Wenn Sie wenige E-Mails erhalten, können Sie ein längeres Intervall wählen.
  • Standardmäßig wird eine Archivdatei unter C:\Users\Benutzer\Documents\Outlook-Dateien\archive.pst angelegt.
  • Sie können auch einen anderen Ablageort wählen. Stellen Sie jedoch sicher, dass er immer erreichbar ist. Sonst kommt es zu Fehlermeldungen beim Start von Outlook.
  • Klicken Sie zum Abschluss auf "Einstellungen auf alle Ordner anwenden".
  • Klicken Sie erst danach auf "OK".


  • Wichtiger Hinweis: Sie können mit AutoArchivierung keine verschlüsselten E-Mails archivieren!
  • Backup erstellen: Kopieren Sie die "archive.pst" Datei regelmäßig auf einen externen Speicher, um Sie zu sichern. Möglichkeiten sind:
    • USB-Stick
    • Externe Festplatte
    • Netzwerkspeicher der Universität


Lokaler Archivordner


  • Ihre Archivierten E-Mails finden Sie im Ordner "Archiv".
  • Dieser Ordner kann auch durchsucht werden.


Sie werden von Outlook informiert, wenn die AutoArchivierung startet. Sie haben dabei die Option, das aktuelle Intervall auszusetzen.

Archiv im Netzwerkspeicher[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Alternativ können Sie das Archiv im Netzwerkspeicher der Universität ablegen. Dazu müssen vorher den Netzwerkspeicher einrichten.

Archivierung im Netzwerkspeicher


  • Das Archiv wird hier beispielhaft unter Z:\data\archive.pst abgelegt.
  • Der Laufwerksbuchstabe Z kann bei Ihnen abweichen.


Hinweis: Diese Variante ist nur für Rechner zu empfehlen, die konstant eine zuverlässige Verbindung zum Netzwerkspeicher der Universität haben.

macOS[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]

Die Funktion AutoArchivierung steht in Outlook für macOS nicht zur Verfügung. Microsoft empfiehlt die Nutzung der Sicherungsfunktion Time Machine, die in macOS enthalten ist.

Siehe auch[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 E-Mail: imt@uni-paderborn.de

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