Senden im Auftrag von mit Outlook 2019 (Windows 10)
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− | Wenn sie als Stellvertreter E-Mails für eine andere Person beantworten sollen, brauchen sie nicht unbedingt Zugriff auf das komplette E-Mail Konto der entsprechenden Person. Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails "im Auftrag von" einer anderen Person zu beantworten. | + | Wenn sie als Stellvertreter:in E-Mails für eine andere Person beantworten sollen, brauchen sie nicht unbedingt Zugriff auf das komplette E-Mail-Konto der entsprechenden Person. Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails ''"im Auftrag von"'' einer anderen Person zu beantworten. |
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== Schritt-für-Schritt Anleitung == | == Schritt-für-Schritt Anleitung == | ||
− | Im Folgenden gehen wir davon aus, dass eine Person namens Max Mustermann die Stellvertretung für Erica Musterfrau übernehmen soll | + | Im Folgenden gehen wir davon aus, dass eine Person namens Max Mustermann die Stellvertretung für Erica Musterfrau übernehmen soll. |
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=== Rechte für Stellvertreter einrichten === | === Rechte für Stellvertreter einrichten === | ||
Die folgenden Schritte müssen am PC der Person erfolgen, die eine Vertretung haben möchte. | Die folgenden Schritte müssen am PC der Person erfolgen, die eine Vertretung haben möchte. | ||
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− | * Mit einem Klick auf "Datei" oben links rufen | + | * Mit einem Klick auf "Datei" oben links rufen Sie das Menü auf. |
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− | + | # Mit einem Klick klappen Sie die '''"Kontoeinstellungen"''' auf. | |
− | + | # Danach klicken Sie auf "Zugriffsrechte für Stellvertretung". | |
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− | * | + | * Das Menü für die Stellvertretungen ist aktuell noch leer. |
− | * Mit "Hinzufügen" fahren | + | * Mit '''"Hinzufügen"''' fahren Sie fort. |
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− | * | + | * Sie sehen nun die globale Adressliste. |
− | * | + | * Suchen Sie die Person heraus, die als Stellvertreter:in tätig werden soll. |
− | * Im Feld oben rechts können | + | * Im Feld oben rechts können Sie eine Vorauswahl zum Filtern treffen. (1) |
− | * Suchen | + | * Suchen Sie die Person aus der Liste heraus und wählen Sie sie aus. (2) |
− | * Klicken | + | * Klicken Sie auf '''"Hinzufügen"'''. (3) |
− | * Erscheint die Person im Feld neben "Hinzufügen", können wir mit "OK" | + | * Erscheint die Person im Feld neben '''"Hinzufügen"''', können wir mit '''"OK"''' fortfahren. (4) |
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− | * | + | * Wählen Sie nun aus, welche Rechte die Stellvertretung haben soll. |
− | * Soll die Stellvertretung lediglich Besprechungsanfragen beantworten, sind die hier gezeigten Standardeinstellungen ausreichend | + | * Soll die Stellvertretung lediglich Besprechungsanfragen beantworten, sind die hier gezeigten Standardeinstellungen ausreichend. |
− | * Mit einem Klick auf das markierte Kästchen, können | + | * Mit einem Klick auf das markierte Kästchen, können Sie der Stellvertretung automatisch eine Zusammenfassung der Änderungen zukommen lassen. |
− | * Mit der hier gewählten Einstellung, gehen Besprechungsanfragen und Antworten automatisch an die Stellvertretung. | + | * Mit der hier gewählten Einstellung, gehen Besprechungsanfragen und Antworten automatisch an die Stellvertretung. |
− | * Antwortet die Stellvertretung für | + | * Antwortet die Stellvertretung für Sie auf eine Besprechungsanfrage, wird diese automatisch ihrem Kalender hinzugefügt. |
− | * Sie können optional auch die privaten Elemente freigeben. Dies gilt dann jedoch global für alle Exchange Ordner einschließlich E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal. | + | * Sie können optional auch die privaten Elemente freigeben. Dies gilt dann jedoch global für alle Exchange-Ordner einschließlich E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal. |
− | * Mit einem Klick auf "OK" fahren wir fort | + | * Mit einem Klick auf '''"OK"''' fahren wir fort. |
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− | [[Datei:Screenshot Outlook19 Menü Stellvertretungen mitStellv.png|links|mini| | + | [[Datei:Screenshot Outlook19 Menü Stellvertretungen mitStellv.png|links|mini|ohne|450px]] |
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− | * Nun haben | + | * Nun haben Sie einen Stellvertreter für Ihr Konto eingerichtet. |
− | * Mit einem Klick auf "OK" schließen | + | * Mit einem Klick auf '''"OK"''' schließen Sie die Einrichtung ab. |
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=== Absender beim Stellvertreter einrichten === | === Absender beim Stellvertreter einrichten === | ||
− | Die nun folgenden Schritte müssen am PC | + | Die nun folgenden Schritte müssen am PC der Stellvertreter:in erfolgen. Bei ihm muss die Absenderadresse eingerichtet werden, für die die Stellvertretung übernommen werden soll. |
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− | * Mit einem Klick auf "Neue E-Mail" oben links öffnen | + | * Mit einem Klick auf '''"Neue E-Mail"''' oben links öffnen Sie das Fenster für eine neue E-Mail. |
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− | * Mit einem Klick auf "Von" klappen | + | * Mit einem Klick auf '''"Von"''' klappen Sie das Kontextmenü für die Absenderadressen auf. |
− | * Hier werden | + | * Hier werden alle E-Mail-Edressen angezeigt, von denen Sie senden können. |
− | * | + | * Klicken Sie nun auf '''"Weitere E-Mail-Adresse..."''' um einen neuen Eintrag hinzuzufügen. |
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− | * Nun tragen | + | * Nun tragen Sie die E-Mail Adresse ein, von der Sie stellvertretend versenden wollen. |
− | * Dafür haben | + | * Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten: |
− | * Ist | + | ** Ist die Adresse bekannt, können Sie diese direkt in das weiße Feld eintippen. |
− | * Alternativ können | + | ** Alternativ können Sie auch auf '''"Von..."''' klicken und eine Person aus der globalen Adressliste suchen, die wir schon im ersten Abschnitt benutzt haben. |
− | * Haben | + | * Haben Sie auf eine der beiden Varianten die Adresse eingegeben, bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf '''"OK"'''. |
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+ | [[Datei:Screenshot Outlook19 SendenVonMusterfrau.png|links|links|mini|ohne|450px]] | ||
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− | * Nun wird | + | * Nun wird neben dem Feld '''"Von"''' die neue Absenderadresse angezeigt. |
− | * Die E-Mail, die | + | * Die E-Mail, die Sie nun schreiben, würde nun Stellvertretend für die Adresse gesendet werden, die gerade ausgewählt ist. |
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+ | [[Datei:Screenshot Outlook19 SendenAuswahl.png|links|mini|ohne|450px]] | ||
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− | * Outlook merkt sich die Adressen, von denen | + | * Outlook merkt sich die Adressen, von denen Sie versenden können. |
− | * Ab jetzt können sie für jede neue E-Mail die sie versenden, auf das Feld "Von" klicken und auswählen, von welcher Adresse sie versenden wollen | + | * Ab jetzt können sie für jede neue E-Mail die sie versenden, auf das Feld '''"Von"''' klicken und auswählen, von welcher Adresse sie versenden wollen. |
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− | Der Empfänger der E-Mail kann erkennen, dass eine E-Mail von einem Stellvertreter versendet wurde. | + | * Der Empfänger der E-Mail kann erkennen, dass eine E-Mail von einem Stellvertreter versendet wurde. |
− | In der Absender-Kopfzeile erscheint der Name des Stellvertreters mit dem Zusatz "im Auftrag von", gefolgt vom Namen der Person in dessen Auftrag die E-Mail gesendet wurde. | + | * In der Absender-Kopfzeile erscheint der Name des Stellvertreters mit dem Zusatz "im Auftrag von", gefolgt vom Namen der Person in dessen Auftrag die E-Mail gesendet wurde. |
+ | |||
+ | ==Siehe auch== | ||
+ | * [[Exchange]] |
Aktuelle Version vom 6. März 2024, 09:55 Uhr
Anleitung | |
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Microsoft Windows | |
Informationen | |
Betriebssystem | Windows 10 und Windows 11 |
Service | Exchange |
Interessant für | Gäste, Angestellte und Studierende |
Windows Portalseite |
Wenn sie als Stellvertreter:in E-Mails für eine andere Person beantworten sollen, brauchen sie nicht unbedingt Zugriff auf das komplette E-Mail-Konto der entsprechenden Person. Microsoft Outlook bietet die Möglichkeit, E-Mails "im Auftrag von" einer anderen Person zu beantworten.
Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Zugriffsrechte für die Stellvertretung einrichten
- Beim Stellvertreter eine zusätzliche Absenderadresse eintragen, die er vertreten soll
Schritt-für-Schritt Anleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Im Folgenden gehen wir davon aus, dass eine Person namens Max Mustermann die Stellvertretung für Erica Musterfrau übernehmen soll.
Rechte für Stellvertreter einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Die folgenden Schritte müssen am PC der Person erfolgen, die eine Vertretung haben möchte.
- Mit einem Klick auf "Datei" oben links rufen Sie das Menü auf.
- Mit einem Klick klappen Sie die "Kontoeinstellungen" auf.
- Danach klicken Sie auf "Zugriffsrechte für Stellvertretung".
- Das Menü für die Stellvertretungen ist aktuell noch leer.
- Mit "Hinzufügen" fahren Sie fort.
- Sie sehen nun die globale Adressliste.
- Suchen Sie die Person heraus, die als Stellvertreter:in tätig werden soll.
- Im Feld oben rechts können Sie eine Vorauswahl zum Filtern treffen. (1)
- Suchen Sie die Person aus der Liste heraus und wählen Sie sie aus. (2)
- Klicken Sie auf "Hinzufügen". (3)
- Erscheint die Person im Feld neben "Hinzufügen", können wir mit "OK" fortfahren. (4)
- Wählen Sie nun aus, welche Rechte die Stellvertretung haben soll.
- Soll die Stellvertretung lediglich Besprechungsanfragen beantworten, sind die hier gezeigten Standardeinstellungen ausreichend.
- Mit einem Klick auf das markierte Kästchen, können Sie der Stellvertretung automatisch eine Zusammenfassung der Änderungen zukommen lassen.
- Mit der hier gewählten Einstellung, gehen Besprechungsanfragen und Antworten automatisch an die Stellvertretung.
- Antwortet die Stellvertretung für Sie auf eine Besprechungsanfrage, wird diese automatisch ihrem Kalender hinzugefügt.
- Sie können optional auch die privaten Elemente freigeben. Dies gilt dann jedoch global für alle Exchange-Ordner einschließlich E-Mail, Kontakte, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal.
- Mit einem Klick auf "OK" fahren wir fort.
- Nun haben Sie einen Stellvertreter für Ihr Konto eingerichtet.
- Mit einem Klick auf "OK" schließen Sie die Einrichtung ab.
Absender beim Stellvertreter einrichten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Die nun folgenden Schritte müssen am PC der Stellvertreter:in erfolgen. Bei ihm muss die Absenderadresse eingerichtet werden, für die die Stellvertretung übernommen werden soll.
- Mit einem Klick auf "Neue E-Mail" oben links öffnen Sie das Fenster für eine neue E-Mail.
- Mit einem Klick auf "Von" klappen Sie das Kontextmenü für die Absenderadressen auf.
- Hier werden alle E-Mail-Edressen angezeigt, von denen Sie senden können.
- Klicken Sie nun auf "Weitere E-Mail-Adresse..." um einen neuen Eintrag hinzuzufügen.
- Nun tragen Sie die E-Mail Adresse ein, von der Sie stellvertretend versenden wollen.
- Dafür haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Ist die Adresse bekannt, können Sie diese direkt in das weiße Feld eintippen.
- Alternativ können Sie auch auf "Von..." klicken und eine Person aus der globalen Adressliste suchen, die wir schon im ersten Abschnitt benutzt haben.
- Haben Sie auf eine der beiden Varianten die Adresse eingegeben, bestätigen Sie die Eingabe mit einem Klick auf "OK".
- Nun wird neben dem Feld "Von" die neue Absenderadresse angezeigt.
- Die E-Mail, die Sie nun schreiben, würde nun Stellvertretend für die Adresse gesendet werden, die gerade ausgewählt ist.
- Outlook merkt sich die Adressen, von denen Sie versenden können.
- Ab jetzt können sie für jede neue E-Mail die sie versenden, auf das Feld "Von" klicken und auswählen, von welcher Adresse sie versenden wollen.
- Der Empfänger der E-Mail kann erkennen, dass eine E-Mail von einem Stellvertreter versendet wurde.
- In der Absender-Kopfzeile erscheint der Name des Stellvertreters mit dem Zusatz "im Auftrag von", gefolgt vom Namen der Person in dessen Auftrag die E-Mail gesendet wurde.