Videokonferenz-Tools für Gremien
| Allgemeine Informationen | |
|---|---|
| Informationen | |
| Betriebssystem | Alle |
| Service | Medientechnische Veranstaltungsunterstützung |
| Interessant für | Angestellte und Studierende |
| HilfeWiki des IMT der Uni Paderborn | |
Die Universität Paderborn bietet unterschiedliche Video- und Webkonferenzsysteme an, die sich hinsichtlich der Funktionalität und der möglichen Gruppengröße unterscheiden.
Einen Überblick der für Gremien zulässigen Systme gibt die folgende Tabelle.
Bei allen Videokonferenztools im Zusammenhang mit Personalvorgängen haben die jeweilige Stelle bzw. die Kommissionsvorsitzenden die Hinweise des Dezernats für Personalangelegenheiten zur Nutzung von Videokonfrenzen zu berücksichtigen.
Zusätzlich sind die Corona-Epidemie-Regelung der Universität Paderborn : vom 11. Mai 2020 zu beachten .
§ 1 Verfahrensgrundsätze und Beschlüsse
(1) Die Durchführung von Gremiensitzungen richtet sich nach den jeweiligen Bedingungen der Epidemie und den darauf bezogenen gesetzlichen und behördlichen Vorgaben.
(2) Gremiensitzungen sollen, wenn die jeweilige aktuelle Corona-Situation dies gebietet, ohne physische Präsenz der Gremiumsmitglieder als virtuelle Sitzung in elektronischer Kommunikation stattfinden. Beschlüsse sollen in elektronischer Kommunikation oder im Umlaufverfahren gefasst werden.
(3) Im Rahmen der Einladung zur jeweiligen Sitzung legt die/der Vorsitzende des Gremiums fest, welche Verfahrensregularien für die Gremiensitzung gelten.
(4) Gremien sind, sollten doch Präsenzsitzungen stattfinden, auch beschlussfähig, wenn die Sitzung ordnungsgemäß einberufen wurde und die anwesenden Mitglieder weniger als die Hälfte der Stimmen des Gremiums auf sich vereinen.
(5) Durch geeignete Maßnahmen wird bei öffentlichen Sitzungen, die als virtuelle Sitzung in elektronischer Kommunikation stattfinden, der Öffentlichkeitsgrundsatz sichergestellt.
(6) Für die Gremien der Studierendenschaft gelten die Absätze 1 bis 5 entsprechend.
(7) Absätze 1 bis 5 gelten nicht für die Durchführung von Bewerbungsgesprächen.
Datenschutzhinweise
Bei der Nutzung digitaler Tools im Rahmen von Gremiensitzungen sind wie immer aber auch in besonderem Maße die Grundlagen des Datenschutzes zu beachten.
Datenschutzrechtlich ist das an der Universität Paderborn betriebene System BigBlueButton sowie DFNconf des DFN-Vereins vorzuziehen.
Sollte es wg. der Anzahl der Teilnehmer*innen erforderlich sein, externe Systeme zu nutzen, so sollten vornehmlich die über das IMT beschafften Instanzen Zoom (C4V) sowie Webex (Telekom) eingesetzt werden, für die die Universität Verträge zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen hat. Dennoch sollten über Zoom und Webex keine vertraulichen oder sensiblen personenbezogenen Daten übermittelt werden. Vor Nutzung eines digitalen Dienstes ist von allen Nutzer*innen die Datenschutzerklärung zum jeweiligen Dienst zu beachten; diese ist bei dem jeweiligen Dienst hinterlegt.
Alle Nutzer*innen sind aufgefordert, datenschutzrechtskonform zu agieren und Beratung zur Bestimmung individueller datenschutzrechtlicher Risiken in Anspruch zu nehmen