Allgemeine Informationen
| Anleitung | |
|---|---|
| Informationen | |
| Betriebssystem | Alle |
| Service | Webanwendungen |
| Interessant für | Gäste, Angestellte und Studierende |
| HilfeWiki des ZIM der Uni Paderborn | |
Limesurvey ist ein Umfragetool auf OpenSource-Basis, dass vom ZIM betrieben und angeboten wird, um wissenschaftliche Auswertungen durchzuführen.
Um den Dienst nutzen zu können, muss dieser zunächst im Serviceportal beantragt werden.
Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- LimeSurvey einmalig im Serviceportal beantragen.
- Anmeldung
- Umfrage erstellen
- Einstellungen bearbeiten
Anmeldung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Loggen Sie sich zunächst mit Ihren Zugangsdaten unter https://umfragen.uni-paderborn.de/admin ein.
Wenn Sie noch keine Zugangsdaten besitzen, müssen Sie den Dienst zunächst im Serviceportal [1] der Universität Paderborn beantragen. Nachdem Sie sich mit Ihren Uni-Zugangsdaten angemeldet haben, klicken Sie auf „Weitere Dienste einsehen und beantragen“. Eine genauere Anleitung finden Sie hier.
Umfrage erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Nachdem Sie sich eingeloggt haben, können Sie Ihre Umfrage erstellen. Klicken Sie dazu links auf „Umfrage erstellen“.
Anschließend können Sie den Titel der neuen Umfrage festlegen. Bei Administrator wählen Sie bitte "Aktueller Benutzer", damit Sie selbst als Administrator der Umfrage hinterlegt sind. Dies ist wichtig für E-Mail Vorlagen, wie Einladungen, die Sie für die Umfrage verschicken können.
Wenn Sie eine Umfrage neu erstellen, werden Sie direkt zu "Struktur" weitergeleitet, wo Sie direkt mit dem Erstellen von Fragegruppen und Fragen beginnen können. Um weitere Einstellungen an der Umfrage vorzunehmen, wechseln Sie zum Reiter "Einstellungen" (siehe unten).
Alternativ können Sie eine bestehende Umfrage-Strukturdatei (*.lss, *.txt) oder ein Umfrage-Archiv (*.lsa) in eine neue Umfrage importieren. Das Kopieren einer Ihrer bereits existierenden Umfragen ist an dieser Stelle auch möglich. Einer kopierten Umfrage müssen Sie allerdings einen neuen Titel geben.
Einstellungsmöglichkeiten für Umfragen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Im Folgenden werden die zentralen Einstellungen vorgestellt und erklärt.
Allgemeine Einstellungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Hier können Sie Einstellungen vornehmen. Außerdem werden Ihnen Ihre Daten angezeigt.
Format (1): Sie haben drei verschiedene Möglichkeiten, Ihre Umfrage zu erstellen.
- 1.) Frage für Frage: Pro Seite wird den Teilnehmer/innen eine Frage angezeigt.
- 2.) Gruppe für Gruppe: Hier können Sie die Fragen nach Themen-Gruppen sortieren.
- 3.) Alles auf einer Seite: Alle Fragen befinden sich auf einer Endlos-Seite.
- Vorlage (2): Derzeit steht Ihnen hier nur die „fruity-Vorlage“ zur Verfügung.
Klicken Sie, nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, oben rechts auf "Speichern".
Textelemente[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Unter diesem Punkt können Sie verschiedenste Textelemente bearbeiten:
- Umfragetitel (1): Geben Sie Ihrer Umfrage einen aussagekräftigen Titel.
- Beschreibung (2): Beschreiben Sie Ihre Umfrage. Worum geht es?
- Willkommensnachricht (3): Begrüßen Sie Ihre Teilnehmer/innen mit einer Nachricht.
- Endnachricht (4): Wie möchten Sie Ihre Teilnehmer/innen verabschieden?
Klicken Sie, nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, oben rechts auf "Speichern".
Datenschutzerklärung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Sofern personenbezogene Daten verarbeitet werden oder Daten weiterer Personen betroffen sind, liegt die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei den jeweiligen Umfrageersteller/innen. Dies umfasst insbesondere die Information der Teilnehmenden über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung sowie die rechtmäßige Grundlage der Datenverarbeitung.
Das ZIM stellt ausschließlich die technische Plattform zur Verfügung und übernimmt keine rechtliche Verantwortung für Inhalte einzelner Umfragen oder die datenschutzkonforme Gestaltung dieser. Die Umfrageersteller*innen sind daher verpflichtet, einen geeigneten Datenschutzhinweis bereit zu stellen und ggf. eine Einwilligung einzuholen.
Datenschutzhinweis in LimeSurvey einbinden[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
LimeSurvey verfügt über eine integrierte Funktion zur Anzeige eines Datenschutzhinweises, der vor Beginn der Umfrage angezeigt und von Teilnehmenden akzeptiert werden muss. Diese Einstellungen finden Sie in den Umfrage-Einstellungen unter „Datenschutzerklärung“.
So richten Sie den Datenschutzhinweis ein:
1. Öffnen Sie die entsprechende Umfrage. 2. Gehen Sie in den Reiter „Einstellungen“ → „Datenschutzerklärung“.
3. Passen Sie folgende Optionen an: a) Umfrage-Datenschutzerklärung mit Pflicht-Kontrollkästchen anzeigen Wählen Sie, wie der Hinweis angezeigt werden soll:
- Nicht zeigen – kein Hinweis (nicht empfohlen).
- Inline-Text – der vollständige Text wird direkt sichtbar.
- Zusammenklappbarer Text – die Teilnehmenden sehen zunächst nur den Checkbox-Text und können den vollständigen Hinweis bei Bedarf aufklappen. b) Beschriftung des Kontrollkästchens für Datenschutzerklärung Tragen Sie den Text ein, der neben dem Pflicht-Kontrollkästchen erscheinen soll. Ohne Eingabe wird ein Standardtext verwendet („Um die Umfrage zu öffnen, akzeptieren Sie bitte unsere Datenschutzerklärung.“). c) Datenschutzerklärung Text Hier geben Sie den vollständigen Datenschutzhinweis ein – z. B. Art und Zweck der Datenverarbeitung, Speicherdauer etc. d) Fehlermeldung bei fehlender Checkbox-Bestätigung Legen Sie den Text fest, der angezeigt wird, wenn Teilnehmende das Kontrollkästchen nicht aktiviert haben, aber fortfahren möchten.
4. Speichern Sie die Einstellungen.
Muster-Datenschutzhinweis (Textbaustein)[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Der folgende Text kann als Vorlage im Feld „Datenschutzerklärung Text“ verwendet werden und muss je nach Umfrage angepasst werden. Die rechtliche Verantwortung für die inhaltliche Richtigkeit liegt bei den Umfrageersteller/innen.
Muster Datenschutzhinweis für Umfragen
Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von [Umfragebezeichnung] gemäß Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) [Versionsnummer und Datum der aktuellen Version] Anmerkung: Bitte passen Sie die in Rot formatierter Schrift zu findenden Hervorhebungen individuell an. Achten Sie darauf, dass Sie alle in diesem Muster farbig markierten Anmerkungen, Klammerzusätze und Hervorhebungen entfernen und formatieren. Bitte übernehmen Sie die Texte nicht unreflektiert! Diese Datenschutzinformationen beschreiben die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von […]. Damit kommt die Universität Paderborn ihren Informationspflichten gemäß Art. 13 der EU-Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden: DS-GVO) nach. Hinsichtlich der im Folgenden verwendeten Begriffe, bspw. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“ etc., wird auf die Definitionen in Art. 4 der DS-GVO verwiesen. 1. Namen und Kontaktdaten Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von […] ist die Universität Paderborn, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die*den Präsident*in vertreten. 1.1 Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen Universität Paderborn Warburger Str. 100 33098 Paderborn Tel.: 05251 / 60 – 0 Web: https://www.uni-paderborn.de 1.2 Ansprechpartner*in [Name] [Telefon] [E-Mail] [ggf. Web] 1.3 Kontaktdaten der*des Datenschutzbeauftragten Die*den behördliche*n Datenschutzbeauftragte*n der Universität Paderborn erreichen Sie postalisch unter der oben angegebenen Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt: E-Mail: datenschutz@uni-paderborn.de Tel.: 05251 / 60 – 4444 Web: https://www.uni-paderborn.de/datenschutz/
2. Datenkategorie/n, Zweck/e und Rechtsgrundlage/n der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Im Rahmen dieser Umfrage verarbeitet die Universität Paderborn grundsätzlich keine direkt personenbezogenen Daten. In Einzelfällen kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass durch die Kombination bestimmter Antworten (z. B. Alter, Geschlecht, Arbeitsbereich) eine Identifizierbarkeit von Personen möglich ist. In Fällen, in denen es z. B. durch Kombination von Daten zu einem Personenbezug kommen kann, gelten die vorliegenden Datenschutzinformationen. In diesen Fällen werden von der Universität Paderborn folgende Ihrer personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken und Rechtsgrundlagen verarbeitet: Anmerkung: Hier bitte alle zu verarbeitenden Daten auflisten sowie den Zweck und die Rechtsgrundlage benennen; dabei ist gemäß Art. 4 Nr. 1 DS-GVO – soweit wie möglich – nach den einzelnen Verarbeitungsschritten und -stufen (Erheben, Ordnen, Offenlegen, Bereitstellen, Speichern usw.) zu unterscheiden. • Beispiel: Umfragedaten o Datum 1: Beispiel: Erheben von Personenstammdaten, pseudonymisierte Auswertung und anonyme Veröffentlichung Vorname, Name, … o Datum 2: Beispiel: Erheben der Kleidergröße pseudonymisierte Auswertung und anonyme Veröffentlichung o Datum 3: Beispiel: Erheben von Essgewohnheiten, pseudonymisierte Auswertung und anonyme Veröffentlichung • [Zweck/e]
Die technische Bereitstellung der Umfrage erfolgt über eine lokal gehostete Instanz der LimeSurvey GmbH (Deutschland) auf Servern der Universität Paderborn. Die Daten werden ausschließlich von [Namen von bspw. Mitarbeitende des Projekts] bearbeitet. Diese Personen sind zum Datenschutz verpflichtet. Rechtsgrundlage Sofern es zu einer Reidentifizierung von Personen kommt, ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine von Ihnen erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DS-GVO. Anmerkung: Es sind außerdem Angaben zu einer etwaigen Pseudonymisierung/Anonymisierung zu beschreiben. 3. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten Sofern es zu einer Reidentifizierung von Personen kommt, werden Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen von […] von der Universität Paderborn verarbeitet werden, grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt. In Einzelfällen kann eine Übermittlung auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis erfolgen, zum Beispiel eine Übermittlung an Strafverfolgungsbehörden zur Aufklärung von Straftaten im Rahmen der Regelungen der Strafprozessordnung (StPO) oder zwecks Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen bei Urheberrechtsverletzungen. Sofern (technische) Dienstleister Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten, geschieht dies im Bedarfsfall auf Grundlage eines Vertrags gemäß Art. 28 DS-GVO. Für Datenverarbeitungen die mit anderen Verantwortlichen stattfinden, geschieht dies im Bedarfsfall auf Grundlage einer Vereinbarung gemäß Art. 26 DS-GVO. Innerhalb der Universität Paderborn erhalten nur diejenigen Stellen und Beschäftigten Ihre personenbezogenen Daten, wenn diese befugt sind und sie diese zur Erfüllung der/s o. g. Zwecke/s benötigen. Anmerkung: Es sind sämtliche Empfänger oder Kategorien von Empfänger im Rahmen der Datenverarbeitung zu beschreiben; gibt es keine, ist dies ebenfalls erkenntlich zu machen. Bei bereits bestehenden gesetzlichen Verpflichtungen oder vertraglichen Verhältnissen, sind diese zu beschreiben. Ist eine vertragliche Beziehung bloß potenziell möglich, ist zumindest klarzustellen, dass (ggf.) Drittdienstleister eingeschaltet werden oder eine gemeinsame Datenverarbeitung i. S. d. Art. 26 DS-GVO stattfinden kann (s. o.). 4. Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der EU Es werden grundsätzlich keine personenbezogenen Daten in Länder außerhalb des europäischen Wirtschaftsraums und assoziierter Länder übermittelt (kein „Drittlandtransfer“). Sofern dies erforderlich sein sollte, informiert die Universität Paderborn Sie gesondert. 5. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten Sofern es zu einer Reidentifizierung von Personen kommt, werden Ihre personenbezogenen Daten, die im Rahmen von […] von der Universität Paderborn, wie oben beschrieben, verarbeitet werden, grundsätzlich gelöscht, sobald sie nicht mehr für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, benötigt werden. Anmerkung: Eine Speicherung darf nur solange stattfinden, wie die Daten erforderlich sind, d. h., der Löschzeitpunkt oder Kriterien zur Löschung sind hier zu konkretisieren; die anerkannte Speicherdauer für IP-Adressen beträgt bspw. 7 Tage; darüber hinaus sind gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Regelungen zur Archivierung zu beachten; zudem gelten für die Forschung besondere Regelungen. Wenn und soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, werden Ihre Daten nur solange gespeichert, bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen, es sei denn, es besteht auch eine andere Rechtsgrundlage für die Verarbeitung (Art. 17 Abs. 1 lit. b) DS-GVO). 6. Betroffenenrechte Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen; diese sind: • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO, § 12 DSG NRW; • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO; • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO, § 10 DSG NRW; • das Recht einer Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO; • das Recht auf Datenübertragung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO 7. Widerruflichkeit Ihrer Einwilligung Eine etwa erteilte Einwilligung kann jederzeit ohne Angabe von Gründen ganz oder teilweise widerrufen werden. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO). Dies hat zur Folge, dass die Universität Paderborn die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruht, für die Zukunft nicht mehr fortführen darf. Möchten Sie Ihre Einwilligung ganz oder teilweise widerrufen, wenden Sie sich an die Ansprechperson unter 1.2) oder senden eine E-Mail an datenschutz@uni-paderborn.de. Bitte beachten Sie, dass eine Reidentifizierung nur in Einzelfällen möglich ist und nur unter dieser Voraussetzung der Widerruf wirksam umgesetzt werden kann. 8. Recht auf Beschwerde Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DS-GVO), wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die datenschutzrechtlichen Anforderungen verstößt; zum Beispiel bei der für die Hochschule zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Telefon: 0211/38424-0, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
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Hier können Sie einstellen, wie Ihre Umfrage den Teilnehmer/innen angezeigt werden soll.
- Zeige keine Antwort (1): Erlaubt die Antwortoption "Keine Antwort".
- „Diese Umfrage hat X Fragen“ anzeigen (2): wenn aktiviert, können die Teilnehmer/innen sehen, wie viele Fragen die Umfrage insgesamt hat.
- Zeige Gruppennamen und/oder -beschreibung (3): Hier können Sie einstellen, ob die Teilnehmer/innen die Fragengruppennamen oder -beschreibungen sehen können oder nicht. Dies ist aber für Teilnehmer/innen nicht nötig.
- Begrüßungsbildschirm anzeigen (4): wenn aktiviert, sehen die Teilnehmer/innen die von Ihnen erstellte Willkommensseite.
- Zeige Fortschrittsanzeige (5): wenn aktiviert, sehen die Teilnehmer/innen Ihren Fortschritt durch einen Balken.
- Zeige Frageindex/ erlaube Springen (6): wenn aktiviert, erlaubt es den Teilnehmer/innen, die Fragen nicht in chronologischer Reihenfolge beantworten zu müssen.
- Rückwärtsnavigation zulassen (7): wenn aktiviert, können die Teilnehmer/innen auch rückwärts die Fragen beantworten.
Klicken Sie, nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, oben rechts auf "Speichern".
Benachrichtigung und Datenverwaltung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- IP Adresse speichern (1): Diese Einstellung muss deaktiviert sein!
- Zeitrahmen speichern (2): zeigt an, wie lange der/ die Teilnehmer/in für die Umfrage gebraucht hat.
- Teilnehmer kann speichern und später fortfahren (3): Wenn aktiviert, können Teilnehmer/innen die Umfrage jederzeit speichern und später fortsetzen.
- Normale Bestätigung per E-Mail senden an (4): Sie erhalten für jede Umfrage, die abgesendet wurde, eine Bestätigungsmail.
- Ausführliche Bestätigung per E-Mail senden an (5): Sie erhalten eine Bestätigungsmail, die anzeigt, welche Teilnehmer/innen was angekreuzt haben.
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Veröffentlichung und Zugriff[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Hier können Sie einstellen, wann und wie Ihre Umfrage angezeigt werden soll.
- Start-/End-Datum/Zeit (1): WICHTIG: Umfragen dürfen maximal 6 Monate online sein! Wenn die Umfrage trotzdem noch weiterlaufen soll, bzw. die Umfrage für z.B. einen anderen Kurs bereitstehen soll, MUSS die Umfrage zunächst deaktiviert werden und kann danach wieder aktiviert werden. Die Daten sollten vorher unbedingt gespeichert sein!
- Umfrage auf öffentlicher Indexseite verlinken: (2): wenn aktiviert, hat jeder Zugriff auf die Umfrage. Hier den Datenschutz beachten!
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Teilnehmereinstellungen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Hier können Sie Einstellungen vornehmen, die Ihre Teilnehmer/innen betreffen.
- Anonymisierte Antworten (1): ist wichtig, wenn Sie wollen, dass Ihre Teilnehmer/innen anonym bleiben. Die Teilnehmer/innentabelle und die Antworttabelle sind getrennt voneinander, sodass Sie nicht sehen können, wer was angeklickt hat.
- Mehrere Antworten mit demselben Zugangscode zulassen (2): Wenn diese Option aktiviert ist, können Teilnehmer/innen durch Klicken auf den Einladungslink zu der Umfrage zurückkehren, auch wenn die Umfrage bereits abgesendet wurde. So können Teilnehmer/innen Antworten nachträglich ändern.
Klicken Sie, nachdem Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, oben rechts auf "Speichern".
