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Version vom 27. Juli 2022, 16:13 Uhr
| Anleitung | |
|---|---|
 Apple MacOS | |
| Informationen | |
| Betriebssystem | MacOS X 10.15 (Catalina) |
| Service | Exchange und Mail |
| Interessant für | Angestellte, Gäste und Studierende |
| MacOS Portalseite | |
 | This article is out of date and will not be maintained anymore! Please handle with care. |
Mit Hilfe von Regeln können Sie in Microsoft Outlook E-Mails automatisch sortieren und verarbeiten lassen. Sie können beispielsweise festlegen, dass E-Mails mit einem bestimmten Betreff oder Absender automatisch in einen gewünschten Ordner verschoben werden.
Regelarten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Microsoft Outlook unterscheidet zwischen Serverregeln und Clientregeln. Wir empfehlen die Nutzung von Serverregeln. Hier werden die Unterschied erklärt:
Serverregeln
Serverregeln werden direkt auf dem E-Mail-Server durchgeführt und sofort umgesetzt. Dies gilt für alle Endgeräte. Wenn Sie Ihr E-Mail-Programm starten sind Ihre E-Mails also bereits sortiert. Wenn Sie ein Exchange-Konto haben, können Sie die Regeln in Microsoft Outlook einrichten. Falls Sie ein IMAP-Konto haben, funktioniert dies nicht. Serverregeln für IMAP-Konten müssen in Webmal eingerichtet werden. Mehr dazu unter Webmail - Serverseitiges Filtern.
Clientregeln
Clientregeln werden lokal auf Ihrem Gerät ausgeführt. Dies funkioniert natürlich nur, wenn Ihr Gerät eingeschaltet und mit dem Internet verbunden ist. Wir raten von der Verwendung von lokalen Clientregeln ab, da in den meisten Fällen die Vorteile von Serverregeln überwiegen. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie mit selbstlernenden Filtern E-Mails als SPAM markieren. Sie können dabei auch seriöse E-Mails als SPAM markieren, die dann in Zukunft automatisch herausgefiltert werden.
Regel erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Im folgenden Beispiel erstellen wir uns eine Regel, die alle E-Mails mit dem Betreff "Rechnung" in den Ordner "Rechnungen" sortiert.
Windows
Anleitung folgt
macOS
Öffnen Sie Microsoft Outlook.
- Klicken Sie im oberen Band auf "Regeln".
- Im ersten Abschnitt finden Sie Vorschläge für die aktuell geöffnete E-Mail.
- Hier können Sie beispielsweise festlegen, alle eingehenden E-Mails von "IMT Benutzerberatung" zu verschieben.
- Wir klicken jedoch auf "Regel erstellen..." und beginnen ohne Vorlage.
- Geben Sie der Regel einen eindeutigen Namen.
- Als Bedingung wählen wir "Betreff" und als Kriterium "enthält" den Begriff "Rechnung".
- Als Aktion wählen wir "In Ordner verschieben" und als Ziel den Ordner "Rechnungen".
- Zum Abschluss speichern wir die Regel mit "OK".
- Über "Regeln bearbeiten..." können wir uns die vorhandenen Regeln anzeigen lassen
- Auf der linken Seite werden die Kategorien für Regeln angezeigt.
- Auf der rechten Seite sehen wir unsere eben angelegte Regel für Rechnungen.
- Da in unserem Beispiel ein Exchange-Konto genutzt wird, wurde eine Serverregel erstellt.
Als Einrichtungsbeispiel einer lokalen Filteregel soll ein Spamfilter dienen.
Was ist zu tun?[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
- Öffnen Sie den Outlook-Dialog, um neue Regeln anzulegen.
- Wählen Sie das Ereignis, welches die Regel auslöst.
- Wählen Sie die Aktion, die nach Auslösung ausgeführt wird.
- Der Dialog lässt Sie hier neue Ordner anlegen/auswählen etc.
- Speichern Sie die Regel ab.
Schritt-für-Schritt-Anleitung[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Neue Regel anlegen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Um einen Spam-Filter in MS Outlook 2010 anzulegen, gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie zuerst den Menüpunkt "Extras" aus, danach den Unterpunkt "Regeln und Benachrichtigungen...".
Nun öffnet sich das Regelfenster. Klicken Sie zunächst auf "Neue Regel".
Es erscheint der Regel-Assistent. Hier wählen Sie den Punkt "Nachrichten bei Ankunft prüfen" unter der Überschrift "Regel ohne Vorlage erstellen" und klicken anschließend auf "Weiter".
Auslöseregel festlegen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Wählen Sie den Punkt "mit bestimmten Wörtern im Betreff", indem Sie das Kontrollkästchen markieren.
Klicken Sie nun im selben Fenster unter der Überschrift "2. Schritt: Regelbeschreibung bearbeiten" auf den Link "bestimmten Wörtern". Es öffnet sich das Fenster "Text suchen".
Um Spam-E-Mails zu finden und zu filtern, geben Sie als Suchbegriff (SPAM) ein und klicken danach auf "Hinzufügen". Als zweiten Suchbegriff fügen Sie {SPAM!} hinzu. Bestätigen Sie mit "OK". Anschließend klicken Sie auf "Weiter".
Anwendungsregeln auswählen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Jetzt müssen Sie entscheiden, was mit der Nachricht passieren soll. Sie können die Spam-E-Mails z. B. in einen eigenen Ordner verschieben. Dazu wählen Sie den Punkt "diese in den Ordner Zielordner verschieben" aus. Klicken Sie nun auf den Link "Zielordner".
Neuen Ordner anlegen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
In dem sich öffnenden Fenster klicken Sie auf "Neu...". Sie können jetzt einen neuen Ordner namens SPAM anlegen. Bestätigen Sie den Namen bitte mit "OK". Der Ordner wird nun im vorherigen Fenster angezeigt. Schließen Sie dieses ebenfalls mit "OK".
Regel speichern[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Nun steht im unteren Fenster die von Ihnen erstellte Nachrichtenregel. Klicken Sie auf "Weiter". Im nächsten Fenster, das sich öffnet, klicken Sie bitte ebenfalls auf "Weiter".
Klicken Sie nun auf "Fertig stellen": Der Spam-Filter wird aktiviert.
Durch einen Klick auf "Übernehmen" speichern Sie die Einstellungen.