SharePoint Bearbeiten von Dokumenten

IMT:HilfeWiki - das Wiki
Wechseln zu:Navigation, Suche
Anleitung
Allgemeine Informationen
Informationen
Betriebssystem Alle
Service SharePoint
Interessant für Angestellte und Bereiche
HilfeWiki des IMT der Uni Paderborn


Was ist zu tun?

  • lernen wie man gemeinsam an Dokumenten in SharePoint arbeiten kann
  • Weitere Eigenschaften kennen lernen

Schritt für Schritt Anleitung

Gemeinsam in Echtzeit an Dokumenten arbeiten

SharePoint dient in erster Linie dem gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten. Dies können Sie in SharePoint in Echzeit realisieren, d. h., dass mehrere Nutzer gleichzeitig an Dokumente arbeiten können.

Sie können aber auch offline an Dokumenten aus Ihrer SharePoint-Teamsite arbeiten. Mehr dazu erfahren Sie hier.

Gleichzeitiges Bearbeiten von Microsoft Office-Dateien nur möglich, wenn die beteiligten Benutzer, Microsoft Office in der Version 2010 oder Web Apps nutzen. Wenn ein Benutzer mit einer älteren Office-Version eine Datei bearbeitet, wird diese Datei über die Dauer des Zugriffs für die anderen Benutzer gesperrt.

Um an Dokumenten gemeinsam und gleichzeitig zu arbeiten, muss das Dokument auf der SharePoint-Teamsite zur Verfügung gestellt werden (siehe Dokumentverwaltung). Wenn an Dateien die gleichen Zellen/Absätze/Folien geändert wurden, gewinnt die Änderung die zuletzt erfolgte. Die Änderungen können vom Autor der Datei rückgängig gemacht werden. Außerdem kann sich der Autor zwischen einzelnen Dateiversionen entscheiden. Vorherige Versionen sind wiederherstellbar oder mit der aktuellen kombinierbar (über die Schaltfläche "Vergleichen").

Auschecken

Wenn Sie eine Datei bearbeiten und die gleichzeitige Bearbeitung für andere Benutzer sperren möchten, können Sie die Datei in ihrer Microsoft Office-Anwendung unter "Datei > Informationen > Versionen verwalten: Auschecken" auf ihre persönliche Bearbeitung einschränken.

Sie können die Datei auch über ihren SharePoint-Teamsite auschecken, wählen Sie dies entsprechend in der Dropdown-Box neben dem Dateinamen aus. Wenn die Datei ausgecheckt ist, wird dies mit einem kleinen grünen Pfeil an dem Dateisymbol signalisiert. Der Mouseover zeigt an, wer die Datei ausgecheckt hat.

Berechtigungen einschränken

Sie können außerdem Autoren blockieren oder die Bearbeitung einschränken, d. h. zum Beispiel nur das Erstellen von Kommentaren, das Ausfüllen von Formularen eines Dokuments gestatten oder die Verwendung von Formatierungen einschränken. Dies können Sie über die Office-Anwendung heraus tun. Diese Settings sind zu finden unter: "Datei > Informationen > Dokument schützen oder > Überprüfen > Vergleichen / Autoren Blockieren / Bearbeitung einschr."

Web Apps

Web Apps ist eine Onlineergänzung für Microsoft Word, Excel, PowerPoint und OneNote, welche eine einfache Möglichkeit bieten, um direkt vom Webbrowser aus auf Dokumente zuzugreifen, diese anzuzeigen und zu bearbeiten.

Wenn Sie ein Dokument auf Ihrer SharePoint-Teamsite auswählen, können Sie entscheiden, ob Sie es in ihrer Office-Anwendung oder direkt im Browser mit Web Apps bearbeiten/öffnen möchten.

Sie können auf die Web Apps zugreifen, wenn Sie über die SharePoint Teamsite ein Dokument öffnen. Die Office Web Apps reichen aus, um Dateien zu betrachten und grundlegende Aufgaben zu erledigen.

Web Apps Word: Es können Texte formatiert werden, Bilder/ Cliparts/ Tabellen/ Hyperlinks eingefügt werden und reiner Text geschrieben werden. Erweiterte Funktionen stehen nicht zur Verfügung. Wenn das Dokument solche Elemente enthält, kann die Datei nicht im Browser bearbeitet werden, es besteht dann nur die Möglichkeit auf die lokale Office-Anwendung auszuweichen.

Web Apps Excel: Grundlegende Aufgaben stehen auch hier zur Verfügung, Formatierung von Zellen und Einfügen von Hyperlinks ist kein Problem. Funktionen können manuell eingegeben werden. Mehrere Tabellenblätter sind auch möglich. Für alle weiteren Funktionen sollte die lokale Office Anwendung genutzt werden.

Detaillierte Informationen zu Web Apps finden Sie auf den Seiten von Microsoft.


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte an die Benutzerberatung des IMT

IMT:Notebook-Café I0.401 IMT:ServicePoint N5.344 Tel.: +49 (5251) 60-5544 E-Mail: imt@uni-paderborn.de