Allgemeine Informationen
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Informationen | |
Betriebssystem | MacOS X 10.15 (Catalina), Windows 10 und Windows 11 |
Service | Exchange und Mail |
Interessant für | Angestellte, Studierende und Gäste |
HilfeWiki des IMT der Uni Paderborn |
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Mit Hilfe von Regeln können Sie in Microsoft Outlook E-Mails automatisch sortieren und verarbeiten lassen. Sie können beispielsweise festlegen, dass E-Mails mit einem bestimmten Betreff oder Absender automatisch in einen gewünschten Ordner verschoben werden.
Regelarten[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Microsoft Outlook unterscheidet zwischen Serverregeln und Clientregeln. Wir empfehlen die Nutzung von Serverregeln. Hier werden die Unterschied erklärt:
Serverregeln
Serverregeln werden direkt auf dem E-Mail-Server durchgeführt und sofort umgesetzt. Dies gilt für alle Endgeräte. Wenn Sie Ihr E-Mail-Programm starten sind Ihre E-Mails also bereits sortiert. Wenn Sie ein Exchange-Konto haben, können Sie die Regeln in Microsoft Outlook einrichten. Falls Sie ein IMAP-Konto haben, funktioniert dies nicht. Serverregeln für IMAP-Konten müssen in Webmal eingerichtet werden. Mehr dazu unter Webmail - Serverseitiges Filtern.
Clientregeln
Clientregeln werden lokal auf Ihrem Gerät ausgeführt. Dies funkioniert natürlich nur, wenn Ihr Gerät eingeschaltet und mit dem Internet verbunden ist. Wir raten von der Verwendung von lokalen Clientregeln ab, da in den meisten Fällen die Vorteile von Serverregeln überwiegen. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie mit selbstlernenden Filtern E-Mails als SPAM markieren. Sie können dabei auch seriöse E-Mails als SPAM markieren, die dann in Zukunft automatisch herausgefiltert werden.
Regel erstellen[Bearbeiten | Quelltext bearbeiten]
Im folgenden Beispiel erstellen wir uns eine Regel, die alle E-Mails mit dem Betreff "Rechnung" in den Ordner "Rechnungen" sortiert.
Windows
Anleitung folgt
macOS
Öffnen Sie Microsoft Outlook.
- Klicken Sie im oberen Band auf "Regeln".
- Im ersten Abschnitt finden Sie Vorschläge für die aktuell geöffnete E-Mail.
- Hier können Sie beispielsweise festlegen, alle eingehenden E-Mails von "IMT Benutzerberatung" zu verschieben.
- Wir klicken jedoch auf "Regel erstellen..." und beginnen ohne Vorlage.
- Geben Sie der Regel einen eindeutigen Namen.
- Als Bedingung wählen wir "Betreff" und als Kriterium "enthält" den Begriff "Rechnung".
- Als Aktion wählen wir "In Ordner verschieben" und als Ziel den Ordner "Rechnungen".
- Zum Abschluss speichern wir die Regel mit "OK".
- Über "Regeln bearbeiten..." können wir uns die vorhandenen Regeln anzeigen lassen
- Auf der linken Seite werden die Kategorien für Regeln angezeigt.
- Auf der rechten Seite sehen wir unsere eben angelegte Regel für Rechnungen.
- Da in unserem Beispiel ein Exchange-Konto genutzt wird, wurde eine Serverregel erstellt.