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Filterregeln festlegen in Microsoft Outlook

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Mit Hilfe von Regeln können Sie in Microsoft Outlook E-Mails automatisch sortieren und verarbeiten lassen. Sie können beispielsweise festlegen, dass E-Mails mit einem bestimmten Betreff oder Absender automatisch in einen gewünschten Ordner verschoben werden.

Regelarten

Microsoft Outlook unterscheidet zwischen Serverregeln und Clientregeln. Wir empfehlen die Nutzung von Serverregeln. Hier werden die Unterschied erklärt:

Serverregeln

Serverregeln werden direkt auf dem E-Mail-Server durchgeführt und sofort umgesetzt. Dies gilt für alle Endgeräte. Wenn Sie Ihr E-Mail-Programm starten sind Ihre E-Mails also bereits sortiert. Wenn Sie ein Exchange-Konto haben, können Sie die Regeln in Microsoft Outlook einrichten. Falls Sie ein IMAP-Konto haben, funktioniert dies nicht. Serverregeln für IMAP-Konten müssen in Webmal eingerichtet werden. Mehr dazu unter Webmail - Serverseitiges Filtern.

Clientregeln

Clientregeln werden lokal auf Ihrem Gerät ausgeführt. Dies funkioniert natürlich nur, wenn Ihr Gerät eingeschaltet und mit dem Internet verbunden ist. Wir raten von der Verwendung von lokalen Clientregeln ab, da in den meisten Fällen die Vorteile von Serverregeln überwiegen. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie mit selbstlernenden Filtern E-Mails als SPAMUnerwünschte Nachrichten oder E-Mails die Massenhaft versendet werden mit Werbung oder störenden Inhalt. markieren. Sie können dabei auch seriöse E-Mails als SPAMUnerwünschte Nachrichten oder E-Mails die Massenhaft versendet werden mit Werbung oder störenden Inhalt. markieren, die dann in Zukunft automatisch herausgefiltert werden.

Regel erstellen

Im folgenden Beispiel erstellen wir uns eine Regel, die alle E-Mails mit dem Betreff "Rechnung" in den Ordner "Rechnungen" sortiert.

Windows


Symbol Regeln


  • Klicken Sie im oberen Band auf "Regeln".

Menü Regeln


  • Im ersten Abschnitt finden Sie fertige Sortiervorschläge für die aktuell geöffnete E-Mail.
  • Mit "Regel erstellen..." werden Ihnen weitere Regeln vorgeschlagen, die auf der aktuell geöffneten E-Mail basieren.
  • Wir klicken auf "Regeln und Benachrichtigungen verwalten..." um eine neue Regel zu erstellen.

Menü Regeln und Benachrichtigungen


  • Im Menü für Regeln und Benachrichtigungen werden alle existierenden Regeln aufgelistet.
  • Klicken Sie auf "Neue Regel".

Regel-Assistent


  • Hier können wir aus einer großen Auswahl Sortiervorschläge wählen.
  • Für unseren Fall wählen wir "Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben".
  • Anschließende Klicken wir auf "bestimmten Wörtern" um Diese zu definieren.

Suchbegriff eingeben


  • Geben Sie den Suchbegriff "Rechnung" in das Feld ein.
  • Klicken Sie auf "Hinzufügen".
  • Klicken Sie zum Abschluss auf "OK".

Regel-Assistent


  • Wir sehen nun wieder den Regel-Assistent.
  • Klicken Sie auf "Zielordner" um diesen zu definieren.

Ordner wählen


  • Wählen Sie den Ordner "Rechnungen" aus.
  • In unserem Beispiel wurde dieser bereits angelegt.

Menü Regeln


  • Mit "Weiter" können Sie weitere Bedingungen für die Regel hinzufügen.
  • Für unser Beispiel ist die Regel komplett.
  • Wir klicken zum Abschluss auf "Fertigstellen"

Menü Regeln


  • In den "Regeln und Benachrichtigungen" sehen Sie nun die Regel die E-Mails mit dem Betreff Rechnungen sortiert.
  • Wir schließen das Menü über "OK".

macOS

Öffnen Sie Microsoft Outlook.

Symbol Regeln


  • Klicken Sie im oberen Band auf "Regeln".

Menü Regeln


  • Im ersten Abschnitt finden Sie Vorschläge für die aktuell geöffnete E-Mail.
  • Hier können Sie beispielsweise festlegen, alle eingehenden E-Mails von "IMT Benutzerberatung" zu verschieben.
  • Wir klicken jedoch auf "Regel erstellen..." und beginnen ohne Vorlage.

Neue Regel erstellen


  1. Geben Sie der Regel einen eindeutigen Namen.
  2. Als Bedingung wählen wir "Betreff" und als Kriterium "enthält" den Begriff "Rechnung".
  3. Als Aktion wählen wir "In Ordner verschieben" und als Ziel den Ordner "Rechnungen".
  4. Zum Abschluss speichern wir die Regel mit "OK".

Regeln Menü


  • Über "Regeln bearbeiten..." können wir uns die vorhandenen Regeln anzeigen lassen

Regeln bearbeiten


  • Auf der linken Seite werden die Kategorien für Regeln angezeigt.
  • Auf der rechten Seite sehen wir unsere eben angelegte Regel für Rechnungen.
  • Da in unserem Beispiel ein Exchange-Konto genutzt wird, wurde eine Serverregel erstellt.

Siehe auch


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 E-Mail: imt@uni-paderborn.de

Der Servicepoint ist aktuell im Notebook-Café zu finden

Das IMT:Notebook-Café (Raum I0.401) bietet in der vorlesungsfreien Zeit nur eingeschränkten Support und hat von Montag bis Donnerstag von 08:30 - 16:00 Uhr und Freitags von 8:30 Uhr bis 14 Uhr für Sie geöffnet geöffnet. Telefon- und E-Mailsupport erfolgt Montag bis Donnerstag von 8:30 Uhr bis 16 Uhr und Freitag von 8:30 Uhr bis 14 Uhr.


Das IMT:Servicecenter Medien auf H1 hat aktuell von Montag bis Donnerstag von 8:00 - 16:00 Uhr und am Freitag von 8:00 - 14:30 Uhr geöffnet.