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Zoom - Veranstaltung planen und anlegen

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HilfeWiki des IMT der Uni Paderborn

Kurzanleitung

Innerhalb dieser Kurzanleitung erfahren Sie, wie Sie Meetings in Zoom planen und anlegen. Außerdem erhalten Sie Informationen zu den einzelnen Schaltflächen, die Sie während eines Meetings nutzen können. Unten finden Sie weiterführende Informationen und Links zu Zoom-Handbüchern.

Bei größeren Veranstaltungen sollte sich eine zweite Person um die Pflege des Chats kümmern und dort aufkommende Fragen beantworten, während der oder die Hauptmoderator*in sich um das MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. selbst kümmert.

Vorbereitung

  • Für die Nutzung von Zoom müssen Sie sich bei Zoom registrieren. Dazu müssen Sie sich auf der Zoom-Landingpage der Universität https://uni-paderborn-de.zoom.us über den unterer Button "Sign in" (Configure your Account) anmelden.
  • Sie gelangen dazu auf die DFN-AAI-Anmeldeseite und melden sich mit Uni-Kennung und Passwort an. Lesen Sie bitte die Datenschutzerklärung und bestätigen Sie die Übertragung Ihrer Daten (Name und E-Mail) an Zoom. Dann sind Sie bei Zoom mit dem Uni-AccountDer nach der erfolgreichen Immatrikulation (Studierende) oder Anstellung (Angestellte) beim IMT erstellte Zugang. und der eigenen E-Mailadresse registriert. Wenn die E-Mailadresse mit einer E-Mailadresse eines bestehenden ZOOM-Accounts übereinstimmt wird der Account zusammengeführt, ansonsten wird ein neuer ZOOM-Account angelegt.
  • Nach der Registrierung ist Zoom direkt nutzbar, entweder aus der Zoom-Verwaltungsmaske heraus oder über den Button "Host" (Start a meeting) auf der Seite https://uni-paderborn-de.zoom.us.

Ein MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. anlegen (im Browser)

  • Gehen Sie in der Browser-Variante nach dem Login auf den Bereich „Meetings“ und dort auf die Schaltfläche „Planen Neue Sitzung“.
Screenshot Zoom MeetingPlanen.png


  • Alternativ können Sie auf die Schaltfläche „Ein MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. Planen“ am oberen Bildschirmrand klicken.
  • Sie können auf der neuen Oberfläche verschiedene Einstellungen Ihres Meetings vornehmen.
  • Es ist empfehlenswert, die Einstellung „Teilnehmer beim Beitritt stummschalten“ zu aktivieren. Teilnehmer*innen können jederzeit selbst ihre Stummschaltung aufheben.
  • Sie können auch alternative Moderator*innen benennen, indem Sie die jeweiligen E-Mailadressen in dem entsprechenden Bereich am Ende des Formulars eintragen. So erstellen Sie Meetings für andere Personen.

Screenshot Zoom CoModerator.png
  • Alternative Moderator*innen benötigen ebenfalls eine Zoom-Lizenz aus dem Universitäts-Pool, um Meetings aufzusetzen oder zu eröffnen. Wenn ein MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. eröffnet ist, lassen sich die Rechte auch an Personen weitergeben, die keine Lizenz besitzen. Das bedeutet, dass Ihr Lizenzinhaber für Sie ggf. den MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.-Raum zunächst öffnen und Ihnen dann die Rechte übertragen muss.


  • Ein geplantes MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. wird Ihnen in dem Bereich „Meetings“ angezeigt. Dort können Sie auch die Sitzungen starten oder löschen.

Ein MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. anlegen (Desktop-App)

  • In der Desktop-App lassen sich Meetings wie im Browser planen. Starten Sie dazu die App. Sie können entweder direkt ein MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. starten mit der Schaltfläche „Neues MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.“ oder Sie planen ein MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. mit der Schaltfläche „Planen“.
Screenshot Zoom MeetingAnlegen.png


  • Sie kommen auf eine Oberfläche, die Ihnen die gleichen Einstellungsmöglichkeiten bietet, wie die Browser-Variante.

Screenshot Zoom MeetingPlanenApp.png


  • Um hier weitere oder alternative Moderator*innen zu bestimmen, müssen sie auf „Erweiterte Optionen“ klicken. Neben den alternativen Moderator*innen lässt sich hier auch eine Warteraumfreigabe erstellen.
  • Alternative Moderator*innen benötigen ebenfalls eine Zoom-Lizenz aus dem Universitäts-Pool, um Meetings aufzusetzen oder zu eröffnen. Wenn ein MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. eröffnet ist, lassen sich die Rechte auch an Personen weitergeben, die keine Lizenz besitzen. Das bedeutet, dass Ihr Lizenzinhaber für Sie ggf. den MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.-Raum zunächst öffnen und Ihnen dann die Rechte übertragen muss.
  • Ein geplantes MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. finden Sie unter dem Reiter „Meetings“ am oberen Bildschirmrand. Dort finden sich auch die Links, die an Ihre Teilnehmer*innen zum Beitreten verschickt werden können („Einladung kopieren“).

MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.-Oberfläche

  • Die Oberfläche während eines Meetings teilt sich in drei Bereiche ein:
Screenshot Zoom MeetingOberfläche.png


  1. In der Mitte des Bildschirms sehen Sie sich selbst oder Ihre Teilnehmer*innen, die sich mit Video zugeschaltet haben.
  2. Die untere Leiste gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Interaktions- und Einstellungsmöglichkeiten. Dort aktivieren/deaktivieren Sie auch den ChatTextbasierte Kommunikation zwischen zwei oder mehreren Nutzern in Echtzeit. und die Teilnehmerübersicht („Teilnehmer verwalten“).
  3. Die rechte Leiste ist nur dann aktiv, wenn Sie diese aktiviert haben (die entsprechenden Schaltflächen befinden sich auf der unteren Leiste).


  • Über die Taste „Bildschirm freigeben“ haben Sie die Möglichkeit, Ihren Teilnehmer*innen Inhalte zu zeigen, wie bspw. bereits geöffnete Präsentationen.
  • Über die Schaltfläche „Einladen“ auf der rechten Leiste können Sie spontan weitere Teilnehmer*innen zu Ihrem MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. einladen.
  • Die drei Punkte auf der rechten Leiste geben Ihnen die Möglichkeit, Einstellungen Ihrer Teilnehmer*innen zu ändern. Sie können bspw. alle Teilnehmer*innen stumm schalten.
  • Die Schaltfläche mit dem Pfeil nach oben neben der Taste „Video Starten“ ermöglicht Ihnen in die Videoeinstellungen zu gelangen. Alternativ können Windowsnutzer*innen mit der rechten Maustaste auf das Zoom Symbol in der Windows Task-Leiste klicken, um zu den Einstellungen zu gelangen.
Screenshot Zoom Geräte verwalten.png


  • In den Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, Ein- und Ausgabegeräte zu verwalten. Darüber hinaus lässt sich auch ein virtueller Hintergrund einfügen („Virtueller Hintergrund“).

Moderationsrechte weitergeben & Co-Moderator*innen

  • In Zoom gibt es die Möglichkeit entweder alternative Moderator*innen zu ernennen oder die Moderationsrechte innerhalb eines Meetings auf eine andere Person zu erweitern (Co-Host / Co-Moderator).
  • Um einen neuen Moderator zu ernennen, benötigt die zu ernennende Person eine gültige Zoom-Lizenz. Die Rechte übergeben Sie, indem Sie in der Teilnehmendenübersicht auf den Namen der entsprechenden Person klicken -> „Mehr“ -> „Moderator ernennen“. Diese Person kann dann das MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. vollumfänglich steuern.
  • Alternativ kann auch beim Anlegen des Meetings ein alternativer Moderator ernannt werden (s.o. „Ein MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. anlegen“).
  • Die Co-Moderationsfunktion ermöglicht es Moderator*innen, die Moderationsprivilegien mit anderen Personen zu teilen, so dass die neuen Co-Moderator*innen den administrativen Teil des Meetings verwalten können. Die Rechte müssen aktiv während eines Meetings zugewiesen werden. Die Anzahl der Co-Moderator*innen, die an einem MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. oder Web-SeminarDer Begriff setzt sich aus den Begriffen "Web" und "Seminar" zusammen und bezeichnet in der Regel eine Online-Veranstaltung, die mit Hilfe eines Konferenzsystems live übertragen wird und Rückkanalmöglichkeiten zulässt. teilnehmen können, ist nicht begrenzt.
  • Co-Moderator*innen können ein MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. nicht selbstständig starten. Dies können nur Personen mit Moderationsrechten.

Verschlüsselte Konferenzen (E2E)

  • Standardmäßig ist für Zoom-Konferenzen nur die Transportverschlüsselung aktiv, d.h. fremde Personen können zwar nicht unbefugt mitlesen, aber die Betreiber von Zoom und deren Server haben Zugriff auf die KonferenzBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.. Damit hat Zoom als US Firma theoretisch Zugriff auf den Inhalt der KonferenzBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird..
  • Sie können für Ihre Zoom-KonferenzBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. optional die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2E) aktivieren um die Vertraulichkeit der Unterhaltung zu gewähren.

Vorassetzungen

  • Die Teilnehmer müssen den Zoom-Client in der Version 5.4.0 oder neuer installiert haben.

Einschränkungen

Das Aktivieren der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung bringt einige Einschränkungen mit sich. Sie müssen aktuell auf folgende Funktionen verzichten.
(Stand: 27.11.20)

  • MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.-Reaktionen (Auch „Handheben“ nicht verfügbar).
  • Cloudaufzeichnung
  • Telefoneinwahl
  • Eintritt vor dem Gastgeber
  • StreamingEntfernte Wiedergabe von Film oder Musik auf einem Endgerät via des Internets. Live-Streaming bezeichnet eine Echtzeitübertragung.
  • Live-Transkription
  • Breakout-Rooms
  • Abstimmungen
  • 1:1-Privatchat

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktivieren

Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu verwenden.

Klicken Sie in der Zoom-App auf Kalender, um ein neues MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. zu planen.
Aktivieren Sie die "Durchgehende Verschlüsselung".


Innerhalb des Meetings können Sie am Symbol oben links erkennen, welche Verschlüsselung aktiv ist.

Zoom-E2EE-06.png
Haken auf grünem Schild. Nur Transportverschlüssellung aktiv. Für nicht vertrauliche Konfernenzen.
Zoom-E2EE-03.png
Schloss auf grünem Schild. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aktiv. Für vertrauliche Konferenzen.

Vergleichen Sie die Sicherheitscodes, um zu prüfen, ob das MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. sicher ist. Klicken Sie dazu auf das grüne Symbol.

Klicken Sie auf "Verifizieren".
Die Sicherheitscodes sollten bei allen Teilnehmern übereinstimmen.

Ende-zu-Ende-Verschlüsselung permanent einschalten

Sie wollen nicht für jede KonferenzBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. erneut die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einschalten? Sie können dies als Standardeinstellung definieren.
Öffnen Sie Ihr Zoom-Konto im Browser.

Klicken Sie auf "Einstellungen".
Setzen Sie "End-to-end encryption" als default.


Bedenken Sie, dass die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung einige Einschränkungen mit sich bringt.

Weitere Informationen

Information zum Zoom-Management für Bereiche

Die von der Universität beschafften Zoom-Lizenzen (Connect4Video / easymeet24), die in Europa gehostet werden und für die eine datenschutzrechtliche Vereinbarung besteht, unterscheiden sich auch hinsichtlich der Nutzung von frei nutzbaren Zoom Lizenzen:

  • Die freien Lizenzen sind persönliche Lizenzen und können auch nur persönlich genutzt werden.
  • Die Uni-Lizenzen erlauben ein verteiltes Management der Veranstaltung, d. h. man kann das MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. für sich und andere vorab planen, den Link vorher verschicken und eine regelmäßige Wiederkehr eintragen (also nur einmal anlegen und den gleichen Link / die gleiche MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.-ID immer wieder benutzen). Direkt vor dem MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. muss man aber auch bei der Uni-Lizenz das MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. für die Teilnahme eröffnen.

Informationen zum Zoom-Update 5.0

  • Ab dem 30. Mai 2020 müssen alle Zoom-Clients mit älteren Versionen als 5.0 vor dem Beitritt an einem MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. aktualisiert werden.
  • Das neue Update schließt Sicherheitslücken, die bisher in Zoom vorhanden waren:
    AES 256-Bit-GCM-Verschlüsselung
    Einen Benutzer melden: Hosts können Benutzer dem Vertrauens- und Sicherheits-Team von Zoom melden, das überprüft, ob die Plattform missbraucht wird.
    Warteraum aktivieren: Alle Hosts können nun den Warteraum aktivieren, selbst wenn ihr MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. bereits begonnen hat.
    MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. sperren: Sperren Sie Ihr MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird., sobald alle Teilnehmer erschienen sind, um unerwünschte Unterbrechungen zu verhindern.
    Teilnehmer entfernen: Der Host kann einen Teilnehmer entfernen. Dieser kann daraufhin nicht mehr an dem MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. teilnehmen.
    MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.-Authentifizierung: Aktivieren Sie voreingestellte MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.-Profile, die nur authentifizierte Benutzer oder bestimmte E-Mail-Domänen zulassen.

Siehe auch


Bei Fragen oder Problemen wenden Sie sich bitte telefonisch oder per E-Mail an uns:

Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 E-Mail: imt@uni-paderborn.de

Der Servicepoint auf N5 bleibt geschlossen.

Das IMT:Notebook-Café (Raum I0.401) hat Mo-Do von 10-15 Uhr geöffnet,
das IMT:Servicecenter Medien auf H1 Montag bis Donnerstag 8.00 - 14.00 Uhr, Freitag 8.00 - 12.00 Uhr.