Zoom - Veranstaltung planen und anlegen
| Allgemeine Informationen | |
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| Informationen | |
| Betriebssystem | Alle |
| Service | Software, Videokonferenz und Zoom |
| Interessant für | Angestellte, Gäste und Studierende |
| HilfeWiki des IMT der Uni Paderborn | |
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Sehr geehrte Damen und Herren,
zur Nutzung des Tools „ZOOM“ in den Gremiensitzungen und bei Bewerbungsgesprächen an unserer Universität hat das Präsidium in der Sitzung am 20. Januar 2021 folgendes beschlossen: „Das Präsidium ermöglicht zur Sicherstellung der Aufgabenerfüllung der Universität grundsätzlich die Nutzung von Z00M für vertrauliche/nichtöffentliche Gremiensitzungen und Bewerbungsgespräche für die Dauer der Coronaepidemie längstens jedoch bis zum 30.9.2021. Der*die jeweilige Sitzungsleiter*in wird im Einzelfall die entsprechende Abwägungsentscheidung zwischen Datenschutz und Aufgabenerfüllung treffen. Dabei hat er*sie sorgfältig die verbleibenden datenschutzrechtlichen Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bzgl. der Übermittlung ihrer personenbezogenen anfallenden Metadaten mit dem hohen Gut der technisch störungsfreien Diskussion unter gleichzeitiger, demokratischer und freier Beteiligung aller Sitzungsteilnehmer*innen auch in vertraulichen/nichtöffentlichen Angelegenheiten (vergleichbar in Präsenzsitzungen) abzuwägen.“ Diese Regelung gilt ab sofort. IMT (Aktueller Hinweis): Hervorzuheben ist hier die "Abwägungsentscheidung" - für mehr Informationen lesen Sie bitte die Zoom-Artikel zu Sicherheit und Datenschutz sowie zur Nutzung von VerschlüsselungVerfahren, um Daten so umzuwandeln, dass Sie für Unbefugte nicht mehr lesbar sind. Nach wie vor empfehlen wir für die Diskussion vertraulicher und kritischer Inhalte in kleinen oder mittleren Gruppen bis 30 Teilnehmern die Nutzung von Jitsi bzw. BBB. |
Kurzanleitung
Um Zoom-Meetings anzulegen, sollten Sie eine registrierte Zoom-Campuslizenz nutzen und sich bereits in Zoom angemeldet haben.Sie haben noch keine Zoom-Campuslizenz? Dann geht es hier zur „Zoom – Registrierung“. Hinweise zur Anmeldung finden Sie hier Zoom – Anmeldung.
Im Browser
- Nach der Anmeldung klicken Sie in der Navigation links auf den Punkt „Meetings“
- Dort wählen Sie entweder direkt „Planen Neue Sitzung“ oder klicken alternativ auf die Schaltfläche „Ein MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. Planen“ am oberen Bildschirmrand.
- Sie können nun verschiedene Einstellungen Ihres Meetings vornehmen, Empfehlungen dazu finden sich in diesem Artikel unter dem Punkt „Weitere Einstellungen“.
- Ein geplantes MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. wird Ihnen im Bereich „Meetings“ angezeigt. Hier können Sie die Sitzungen auch direkt starten oder löschen.
- An dieser Stelle finden sich auch die Einladungslinks, die an Ihre Teilnehmer*innen zum Beitreten verschickt werden können („Einladung kopieren“).
In der App
- Nach der Anmeldung können Sie in der Desktop-App Ihre Zoom-Meetings ähnlich wie im Browser verwalten. Mit Hilfe der Schaltflächen können Sie ein „Neues MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.“ direkt starten oder zukünftige Meetings „Planen“.
- Sie können nun verschiedene Einstellungen Ihres Meetings vornehmen, Empfehlungen dazu finden sich in diesem Artikel unter dem Punkt „Weitere Einstellungen“.
- Ein geplantes MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. finden Sie unter dem Reiter „Meetings“ am oberen Bildschirmrand. Hier können Sie die Sitzungen auch direkt starten oder löschen.
- An dieser Stelle finden sich auch die Einladungslinks, die an Ihre Teilnehmer*innen zum Beitreten verschickt werden können („Einladung kopieren“).
Weitere Einstellungen
Hier können Sie verschiedene Einstellungen Ihres Meetings vornehmen.
- MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. wiederholen: Falls es sich um ein „Wiederkehrendes MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.“ handelt, wählen Sie „Keine bestimmte Zeit“ aus, um dieses MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. jederzeit verwenden zu können.
- MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.-ID: Wählen Sie hier bevorzugt die automatisch erzeugte MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.-ID.
- Sicherheit: Sie sollten immer zwei dieser drei Sicherheitsfunktionen aktivieren.
- Kenncode: Aus Sicherheitsgründen nutzen Sie bitte einen Kenncode. Teilnehmer folgen entweder direkt einem Einladungslink oder benötigen alternativ die MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.-ID sowie den hier eingetragenen Kenncode.
- Warteraum: Aktivieren Sie den Warteraum, damit Personen erst nach Zulassung durch Host / Moderator*in / Co-Moderator*in der Sitzung beitreten können.
- Nur „berechtigte Benutzer“ können nach Zoom-Anmeldung teilnehmen: Nutzen Sie diese Option nur dann, wenn Sie sicher wissen, dass alle eingeladenen Teilnehmer*innen selbst über eine Zoom-Lizenz verfügen.
- VerschlüsselungVerfahren, um Daten so umzuwandeln, dass Sie für Unbefugte nicht mehr lesbar sind:
- Erweiterte VerschlüsselungVerfahren, um Daten so umzuwandeln, dass Sie für Unbefugte nicht mehr lesbar sind: Standardmäßig ist eine Transportverschlüsselung aktiv, d.h. fremde Personen können zwar nicht unbefugt mitlesen, aber die US-Firma Zoom hat theoretisch Zugriff auf den Inhalt der KonferenzBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird..
- Ende-zu-Ende-VerschlüsselungVerfahren, um Daten so umzuwandeln, dass Sie für Unbefugte nicht mehr lesbar sind: Aktivieren Sie diese „E2E“-VerschlüsselungVerfahren, um Daten so umzuwandeln, dass Sie für Unbefugte nicht mehr lesbar sind, um die Vertraulichkeit der Unterhaltung zu gewähren. Die Aktivierung bringt einige Einschränkungen mit sich; mehr Informationen zur Ende-zu-Ende-VerschlüsselungVerfahren, um Daten so umzuwandeln, dass Sie für Unbefugte nicht mehr lesbar sind finden Sie im Artikel „Zoom – Verschüsselung (Ende-zu-Ende) aktivieren“.
- Video: Kameras der Hosts oder Teilnehmer*innen bei Beitritt bereits einschalten
- Audio: Bei durchgängiger Ende-zu-Ende-VerschlüsselungVerfahren, um Daten so umzuwandeln, dass Sie für Unbefugte nicht mehr lesbar sind ist lediglich das obligatorische Computer-Audio vorausgewählt. Bei normaler, erweiterter VerschlüsselungVerfahren, um Daten so umzuwandeln, dass Sie für Unbefugte nicht mehr lesbar sind können Sie zusätzlich eine Einwahl per Telefon zulassen.
- Kalender: Optionale Einbettung erstellter Meetings in installierte/genutzte Software. (Details: Link Zoom-Anleitung)
- Erweitert Optionen: Hier empfiehlt sich lediglich, Teilnehmer beim Beitritt auf Stummschaltung zu stellen und ggf. Alternative Moderatoren einzustellen.
- Teilnehmer beim Beitritt auf Stummschaltung stellen: Besonders bei Meetings mit vielen Personen sollten möglichst alle Mikrofone ausgeschaltet sein. Teilnehmer*innen können jederzeit selbst ihre Stummschaltung aufheben.
- Alternative Moderatoren: Hier können bereits bei der Planung von Sitzungen Co-Moderator*innen eingetragen werden, wenn diese nicht erst während der laufenden Sitzung berechtigt werden sollen.
Teilnehmer einladen
Sie können von Zoom generierte Einladungslinks an Ihre Teilnehmer*innen verschicken, mit deren Hilfe man direkt an einer KonferenzBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. teilnehmen kann. Alternativ kann man immer unter Angabe von MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.-ID und Kenncode an einer Zoom-KonferenzBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. teilnehmen.
- Gehen Sie zunächst auf den Reiter „Meetings“ am oberen Bildschirmrand.
- Hier können Sie den Einladungslink kopieren und an Teilnehmer (z.B. per E-Mail) verteilen
- Alternativ können Sie auch eine Textvorlage als „Einladung kopieren“
Moderationsrechte
- In Zoom gibt es die Möglichkeit entweder bereits bei Anlage eines Meetings alternative Moderator*innen zu ernennen oder die Moderationsrechte während eines Meetings auf eine andere Person zu erweitern (Co-Host / Co-Moderator).
- Alternative Moderator*innen benötigen ebenfalls eine gültige Zoom-Campuslizenz, um Meetings aufzusetzen, zu eröffnen und vollumfänglich zu steuern.
- Wenn ein MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. eröffnet ist, lassen sich diese Rechte auch an Personen weitergeben, die keine Lizenz besitzen. Das bedeutet, dass Ihr Lizenzinhaber für Sie ggf. den MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird.-Raum zunächst öffnen und Ihnen dann die Rechte übertragen muss (Klick in Teilnehmerübersicht auf Person -> „Mehr“ -> „Moderator ernennen“.
- Die Co-Moderationsfunktion ermöglicht es, die Moderationsprivilegien mit anderen Personen zu teilen, so dass diese bspw. den administrativen Teil des Meetings verwalten können. Die Rechte müssen aktiv während eines Meetings zugewiesen werden. Die Anzahl der Co-Moderator*innen, die an einem MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. oder Web-SeminarDer Begriff setzt sich aus den Begriffen "Web" und "Seminar" zusammen und bezeichnet in der Regel eine Online-Veranstaltung, die mit Hilfe eines Konferenzsystems live übertragen wird und Rückkanalmöglichkeiten zulässt. teilnehmen können, ist nicht begrenzt.
- Co-Moderator*innen können ein MeetingBesprechung mehrerer Personen über fachliche, organisatorische o. ä. Fragen. Zusatz: live wird verwendet, wenn diese über das Internet veranstaltet wird. nicht selbstständig starten. Dies können nur Personen mit Moderationsrechten.
Sicherheit und Datenschutz
Wählen Sie bitte alle Ihre Zoom-Einstellungen mit Bedacht! Wichtige Hinweise dazu finden Sie hier Zoom - Sicherheit und Datenschutz.
Siehe auch
- Zoom - Allgemeine Informationen
- Zoom – Registrierung
- Zoom - Übersicht aller Artikel zu Zoom