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Dateiverschlüsselung einsetzen

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Service Informationssicherheit, Netzwerkspeicher und Sciebo
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HilfeWiki des IMT der Uni Paderborn
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In diesem Artikel wird erklärt, welche Programme es zur Datenverschlüsselung gibt und wie sie in der Praxis eingesetzt werden können.

Hintergrund

Warum sollte ich Datenverschlüsselung einsetzen?

Die Verschlüsselung von Daten ist eine wichtige Maßnahme, um Inhalte in Ihren Dateien vor unerlaubtem Lesen oder Manipulieren zu schützen. Für den Umgang mit personenbezogenen Daten auf lokalen Endgeräten oder gemeinsam genutzten Speicherbereichen (Netzwerkspeicher oder Cloud-Speicher) ist sie verpflichtend. Weitere und ausführlichere Informationen finden Sie in dem Artikel Daten sicher aufbewahren sowie in der Richtlinie zu sciebo und der Übersicht zu Datenklassen und ihrem Schutzbedarf.

Was muss ich bei Datenverschlüsselung beachten?

  • Daten zu verschlüsseln ist grundsätzlich ein Mehraufwand, der Ressourcen (Ihre Zeit, Systemressourcen, evtl. zusätzliche Software und Finanzressourcen) kostet. Überlegen Sie im Vorfeld, ob Sie nur gelegentlich mit vertraulichen Daten arbeiten und Verschlüsselung nur gelegentlich benötigen oder oft bis sehr oft mit vertraulichen Daten arbeiten.
  • Zur Verschlüsselung von Daten benötigt man elektronische Schlüssel, die zum Ver- und Entschlüsseln genutzt werden. Das sind meist Passwörter oder auch Zertifikate. Einmal verschlüsselte Daten lassen sich nur mit dem dazugehörigen Passwort oder Zertifikat entschlüsseln. Der Verlust des Schlüssels bedeutet den Verlust der Daten, denn sie können i.d.R. ohne Schlüssel nicht wiederhergestellt werden. Sie müssen daher Ihre Schlüssel sehr gut aufbewahren.
  • Wenn andere Personen berechtigterweise auch auf die von Ihnen verschlüsselten Daten zugreifen sollen, benötigen diese Ihren Schlüssel. Überlegen Sie im Vorfeld, ob Sie nur Ihre eigenen Daten verschlüsseln möchten oder ob in einer Gruppe mit verschlüsselten Daten und entsprechenden Schlüsseln gearbeitet werden soll. Von den hier vorgestellten Programmen unterstützt nur das kostenpflichtige Boxcryptor Enterprise eine gemeinsame Schlüsselverwaltung für Gruppen.

Anwendungsbereiche von Datenverschlüsselung

Grundsätzlich lassen sich die folgenden Anwendungsbereiche unterscheiden

  • Sie wollen einzelne Dateien oder Dateiordner einmalig oder gelegentlich verschlüsseln, um sie bspw. per Email zu verschicken, in der Cloud zu lagern, den Inhalt vor Admins zu schützen. Die klassischen Office-Programme Word, Excel, Acrobat bieten die Möglichkeiten, Dateien verschlüsselt abzuspeichern. Eine Linksammlung zu Anleitungen, wie Sie dies tun können, finden Sie unter Externe Hilfeseiten. Dies ist geeignet, wenn man gelegentlich eine Datei aus diesem Anwendungsfeld verschlüsseln will. Alternativ kann man ein spezielles Verschlüsselungs-Programm einsetzen. Dies empfiehlt sich, wenn man auch Dateien eines anderen Typs oder auch ganze Ordner verschlüsseln will. Das Informationssicherheitsteam empfiehlt für Windows die Open-Source-Lösung 7.zip. Eine Anleitung finden Sie in der Liste weiter unten.
  • Sie wollen mehrere Dateien oder einen Ordner gelegentlich verschlüsseln und diesen Stand für Sie selbst oder andere sichern: Auch hier gibt es verschiedene Optionen, mit denen man manuell mehrere Dateien oder einen Ordner verschlüsseln kann. Das Informationssicherheitsteam empfiehlt unter Windows 7.zip, um ein verschlüsseltes Archiv anzulegen. Eine Anleitung finden Sie in der Liste weiter unten.
  • Eine ganze Partition bzw. Festplatte verschlüsseln: Der Vorteil einer Verschlüsselung einer ganzen Partition oder Festplatte liegt darin, dass die dort gespeicherten Daten bei jedem Zugriff automatisch ver- bzw. entschlüsselt werden. Dies empfiehlt sich insbesondere bei der Nutzung von vertraulichen Daten auf mobilen Geräten, in gemeinsam genutzten Speicherbereichen wie dem Netzwerkspeicher und in Cloud-Umgebungen. Für mobile Endgeräte bieten die Betriebssysteme Android, Windows und MacOS Systemprogramme. Aktuelle Smartphones und Tablets legen bereits alle Daten verschlüsselt auf den internen Platten ab, daher besteht dort kein Handlungsbedarf.


Im Unterpunkt Programme finden Sie eine kurze Übersicht verschiedener Programme, die Ihnen bei der Wahl der für Sie und Ihr Team am besten geeigneten Verschlüsselungssoftware helfen soll.

Verschlüsselungsprogramme einsetzen

Vorbereitungen

Sciebo
Um Verschlüsselung in Sciebo bequem einsetzen zu können, sollten Sie auf jeden Fall den Synchronisationsclient von Sciebo (https://www.sciebo.de/de/download/index.html) installieren. Dieser ermöglicht ein Arbeiten mit Sciebo wie auf der eigenen Festplatte und stellt sicher, dass Ihre Daten immer auf dem neusten Stand gehalten werden. Eine Anleitung zur Beantragung und zur Installation resp. Zur Nutzung finden Sie unter Sciebo und auf den offiziellen Sciebo Hilfeseiten: https://www.sciebo.de/anleitung/desktop.html
Netzwerkspeicher
Damit Sie mit dem Netzwerkspeicher und verschlüsselten Dateien arbeiten können, sollten Sie vorab den Netzwerkspeicher einbinden. Eine Anleitung finden Sie hier im Hilfewiki: Netzlaufwerk einbinden
OneDrive
Damit Sie bequem mit verschlüsselten Dateien in OneDrive arbeiten können, sollten Sie vorab OneDrive über die Uni beziehen (zB über Office 365: https://hilfe.uni-paderborn.de/Office_365_Education_registrieren) und den Client installieren.
Bitte beachten Sie bei der Nutzung von Office 365 die entsprechenden Datenschutzhinweise: https://hilfe.uni-paderborn.de/Datenschutzhinweise_zu_MSOPB

Programme

Nachfolgend finden Sie die Hinweise auf die Systemprogramme von Windows und MacOS zur Festplattenverschlüsselung sowie eine Auswahl an Programmen, mit denen sich eine Verschlüsselung von Dateien im Netzwerk umsetzen lässt.

Windows
Unter Windows 10 bietet Microsoft die Geräteverschlüsselung und die Standard-BitLocker-Verschlüsselung an. Die Verschlüsselung eignet sich für lokale Festplatten. Microsofts eigene Anleitung hierzu finden Sie unter: https://support.microsoft.com/de-de/help/4028713/windows-10-turn-on-device-encryption

MacOS
Apple bietet für MacOS mit FileVault eine Möglichkeit die lokale Festplatte zu schützen. Eine Anleitung zur Nutzung finden Sie unter FileVault unter MacOS Mojave.

7.zip
7.zip ist ein Open-Source Softwareprogramm, das aus Dateien und Verzeichnissen ein verschlüsseltes Archiv erstellt. Dieses kann geteilt, per Email versendet oder auch einfach bei Ihnen zur Sicherung aufgehoben werden. Eine Anleitung zur Nutzung finden Sie unter Datenverschlüsselung mit 7.zip.

Cryptomator
Cryptomator ist ein Open-Source Tool zur Verschlüsselung von Dateiordnern – sogenannten Tresoren. Alle Daten in diesen Tresoren werden von Cryptomator automatisch beim Zugriff ver- bzw. entschlüsselt. Das Tool eignet sich daher für die Verschlüsselung Ihrer Daten insbesondere auf mobilen Endgeräten, im Netzerkspeicher und in der Cloud. Cryptomator existiert für alle gängigen Betriebssysteme, erfordert keine Accounterstellung und ist, mit Ausnahme der Smartphone-Apps, kostenlos.
Eine Installationsanleitung für Cryptomator finden Sie unter Cryptomator.

Veracrypt
Veracrypt ist eine Open-Source Software, mit welcher sich verschiedene Arten der Verschlüsselung umsetzen lassen, besonders von Wechseldatenträgern und Festplatten.
Veracrypt lässt sich aber auch zur Verschlüsselung von Containerdateien und damit mit Cloudspeicher-Services nutzen.
Die Nutzung von Veracrypt richtet sich an erfahrene Nutzer, da es sehr viele Einstellungsmöglichkeiten bietet, die für den Standardnutzer nicht relevant sind. Veracrypt existiert für Windows, MacOS und Linux.
Eine Installationsanleitung für Veracrypt finden Sie unter VeraCrypt.

Boxcryptor
Boxcryptor ist eine kommerzielle Software zur Dateiverschlüsselung, welche besonders mit Cloudspeichern Verwendung findet und von einer deutschen Firma entwickelt wird. Es gibt eine freie Version für den individuellen Gebrauch.
Die Nutzung von Boxcryptor findet über einen herunterladbaren Client statt. Dieser existiert für Windows und MacOS, in abgespeckter Version für Linux und als App für iOS und Android.
Eine Installationsanleitung für Boxcryptor finden Sie unter Boxcryptor.

Wichtig

Übermitteln Sie Passwörter niemals im Klartext per E-Mails, wenn Sie anderen Personen Zugriff auf verschlüsselte Daten geben wollen. Übermitteln Sie die Passwörter auf einem anderen Weg oder nutzen Sie verschlüsselte Kommunikation.
Für Sciebo gilt zudem, dass darauf geachtet werden muss, dass zu keiner Zeit die unverschlüsselten Dateien im Synchronisationsordner abgelegt werden, da diese sofort synchronisiert und theoretisch selbst nach Löschung noch wiederhergestellt werden können.
Bitte überprüfen Sie (anhand einer unproblematischen Test-Datei) ob die Verschlüsselung korrekt funktioniert, indem Sie die verschlüsselten Dateien z.B. über die Sciebo Webseite herunterladen und öffnen. Sollte der korrekte Dateiinhalt ohne Entschlüsselungsvorgang angezeigt werden, liegt ein Konfigurationsfehler vor.

Externe Hilfeseiten

Die folgenden Seiten enthalten eine generelle Hilfestellung für die einzelnen Programme.
Diese Seiten werden nicht auf Aktualität geprüft und sollten nur ein erster Anlaufpunkt bei weiterführenden Problemen sein.
Informationen zur Sciebo Verschlüsselung der Uni Duisburg Essen
Veracrypt Beginner's Tutorial
Ein PDF mit Acrobat durch ein Kennwort schützen
Kennwort-Schutz eines Microsoft Office Dokumentes auf Mac
Eine Excel-Datei via Kennwort schützen

Siehe auch


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Tel. IT: +49 (5251) 60-5544 Tel. Medien: +49 (5251) 60-2821 E-Mail: imt@uni-paderborn.de

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